La signature électronique dématérialise les activités des agences immobilières

Le secteur de l’immobilier est l’un des premiers en France à avoir adoubé la signature électronique. Grâce à elle, la dématérialisation des processus s’est généralisée au profit des professionnels et des particuliers. Qu’il s’agisse par exemple de contractualisation ou encore de la signature de mandats, ce service de confiance permet de réaliser des opérations rapidement, simplement et dans des conditions de sécurité optimale. En tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, notre solution répond aux normes les plus exigeantes en matière légale et de sécurité. La signature électronique est bel et bien en train de prendre le pas sur la manuscrite dans l’univers immobilier avec des bénéfices incontestables : suppression des contraintes géographiques, gain de temps, baisse des coûts… Alors comment les agences immobilières utilisent-elles concrètement la signature électronique au quotidien ? Eléments de réponse.

En premier lieu, rappelons que la signature électronique prouve aussi bien l’intégrité du document signé, garantie pour l’entreprise comme pour le signataire que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié, que l’identification du signataire, c’est-à-dire la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être. Toutes nos signatures intègrent par ailleurs un horodatage qualifié, garantissant l’intégrité du document, et l’authentification par SMS.

Notre signature électronique, encadrée par le règlement européen eIDAS, est utilisée depuis longtemps dans le secteur immobilier, plébiscitée notamment pour la simplification des usages qu’elle engendre et sa capacité à dématérialiser toute une activité.

La signature électronique s’adapte aux besoins des agences immobilières

La signature électronique est devenue l’outil clé de la contractualisation en face-à-face ou à distance pour les professionnels de l’immobilier et les particuliers faisant appel à eux. Elle est employée de bien des façons dans le quotidien des agences immobilières.

Elle peut être utilisée lors d’un compromis de vente dans le cadre d’une transaction immobilière entre le client d’une agence et un acquéreur. Il est également possible grâce à elle de signer un mandat de vente ou de gestion locative, gagnant ainsi en réactivité dans l’opération. La signature sur tablette ou mobile d’un état des lieux d’entrée ou de sortie, ou d’un bail est également désormais chose courante dans le secteur. En outre, elle peut être utile pour signer une caution et bénéficier ainsi d’un gain de temps précieux dans le processus de transaction immobilière, en s’affranchissant totalement des distances. Enfin, la signature électronique est fréquemment utilisée pour des avenants, des contrats ou dans le cadre d’une VEFA dans la construction, permettant ainsi de proposer un parcours client entièrement digitalisé et sécurisé.

De nombreuse agences immobilières comme l’agence des Murs Paris, les agences indépendantes Century 21, les agences Keller Williams ou encore Laforêt utilisent la signature Universign. D’autres acteurs du secteur sont également adeptes de notre solution, citons notamment Leboncoin, DigitRE, IAD ou encore la FNAIM… tous utilisent notre signature électronique pour mener à bien leurs projets de digitalisation.

Les usages sont donc très nombreux et c’est notamment cette capacité à répondre aux différents besoins de la chaîne de valeur des agences immobilières qui explique l’adoption à grande échelle de la signature électronique.

˃˃ La signature électronique est réalisée directement sur la base d’informations personnelles (nom, prénom, numéro de téléphone, email) renseignées par la personne souhaitant faire signer le document. Notre processus de signature est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’ajout d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par les signataires, et à l’horodatage de la transaction garantissant la date et l’heure de la signature, ainsi que l’intégrité du document.

La signature électronique améliore les performances du secteur immobilier

Comme nous venons de le constater, la signature électronique bénéficie largement aux professionnels de l’immobilier. Innovante, rapide à mettre en place et simple à utiliser, elle permet également de réaliser de véritables économies de papier, dossier, armoire et d’espace d’archivage. Elle est par ailleurs à l’origine une bien meilleure traçabilité des documents conservés numériquement et de manière sécurisée.

Plus largement, la signature électronique présente un gage de sécurité puisqu’elle est très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016 qui a créé le statut de PSCo offrant des services reconnus dans toute la zone euro. Universign, en tant que PSCo qualifié selon ce même règlement, garantit des transactions numériques conformes, sécurisées et équitables.

Quelles tendances pour demain ?

Compte tenu du contexte sanitaire actuel et des mesures de distanciation sociale, la signature électronique en face-à-face en agence, encore très fréquente, va peu à peu laisser davantage de place à la signature à distance. Par ailleurs, ce procédé correspond également aux objectifs business des professionnels du secteur désirant proposer à leurs clients un large éventail de services dématérialisés.

Si la signature électronique est aujourd’hui utilisée pour des documents courants au sein des agences, elle va continuer à s’étendre à des documents exigeants des niveaux de sécurité plus élevés (baux de vente, états des lieux d’entrée et de sortie…). Par ailleurs, la loi Elan facilite grandement la digitalisation du secteur, autorisant par exemple la signature des actes de caution. D’autres évolutions de ce type vont très certainement voir le jour, ouvrant ainsi encore davantage la voie à l’utilisation massive de la signature électronique pour permettre aux agences d’avoir un parcours digitalisé de A à Z.

Enfin, dès 2023 la dématérialisation des factures va être obligatoire et s’imposer à tous. Les agences immobilières vont donc devoir adopter le cachet électronique pour la dématérialisation de leurs factures… nous serons, là encore, à leur côté pour les accompagner !

→ Découvrez notre article consacré à la dématérialisation des factures.