Comment signer un pdf sans avoir à l’imprimer ?

Quels sont les avantages de la signature électronique d’un pdf ?

Universign est éditeur d’une plateforme SaaS de services de signature électronique de PDF, de cachet électronique et d’horodatage. Si vous souhaitez signer un PDF sans avoir à l’imprimer, nous vous proposons d’intégrer nos services de confiance directement dans vos logiciels métiers via notre API ou de les utiliser depuis notre portail web.

Sécurisez vos transactions

Les entreprises de tous les secteurs sont concernées par la digitalisation de leurs processus. Passer à la signature électronique de PDF peut toutefois apporter des interrogations : mes documents sont-ils sécurisés ? Mes données sont-elles protégées ? Les signataires sont-ils correctement identifiés ?

Universign a été l’un des premiers lauréats des Visas de Sécurité de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information). Prestataire de Services de Confiance, nos services répondent aux normes de sécurité et sont conformes au règlement européen eIDAS visant à uniformiser les transactions en Europe.

Notre plateforme SaaS vous permet de créer des certificats de personnes morales utilisés lors de la signature de documents PDF ou de personnes physiques pour apposer votre cachet électronique sur un document officiel. Nous proposons également un service de conservation à valeur probante des documents signés ou cachetés : vous êtes donc sûr que vos documents demeureront intacts. Identification des signataires et intégrité du document, tels sont les deux piliers garantis par Universign.

Simplifiez vos procédures

Pourquoi signer un PDF électroniquement peut-il vous aider à fluidifier l’ensemble de vos processus d’entreprise ? Tous vos documents sont concernés par nos services, que vous agissiez en tant que personne physique ou que vous soyez le représentant d’une entreprise :

• Factures, devis et bons de commande,
• Contrats de vente,
• Contrats fournisseurs,
• Documents de ressources humaines,
• Etc…

Vous pouvez formaliser vos accords et/ou vos transactions à la suite d’un échange de mails, d’un appel téléphonique ou encore d’une visioconférence. Il n’est plus nécessaire de programmer de rendez-vous en présentiel. En d’autres termes, ce sont toutes vos procédures qui se simplifient au quotidien : vous pouvez formaliser les transactions et les accords plus facilement que par le passé, sans vous soucier de problématiques de planning ou de distances géographiques.

Les décisions peuvent donc être prises plus rapidement, ce qui contribue au développement de votre activité et à l’amélioration de la productivité de vos collaborateurs. Il est également impossible de perdre les fichiers, stockés de manière sécurisée. La signature électronique est donc un vecteur de qualité et d’optimisation de vos processus.

Dernier point concernant la fluidification des processus, signer un PDF électroniquement permet aux contrats de prendre effet de manière immédiate.

Réduisez les délais

Il n’est plus nécessaire d’imprimer vos papiers ou de les scanner. Tous vos processus peuvent être dématérialisés dans leur intégralité. Lorsque vous devez conclure un accord avec un partenaire commercial, fournisseur ou client, cela peut se faire en quelques minutes, une simple connexion internet suffit.

Nos services vous assurent donc une véritable instantanéité dans vos échanges commerciaux. Et ce, quelle que soit la distance géographique entre les différents interlocuteurs. Idéal pour vos vendeurs en déplacement, ou pour gérer votre relation client à distance. Il s’agit également d’un avantage conséquent pour un dirigeant d’entreprise n’étant pas toujours physiquement à son bureau.

L’intégralité de la société devient plus agile au quotidien. Source de satisfaction client, la signature électronique vous permet d’améliorer vos taux de conversion et de fidéliser vos clients. 

Limitez les coûts

En choisissant de signer un PDF électroniquement, vous économisez du temps et réduisez vos dépenses. D’une part, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre activité.

D’autre part, vous économisez sur les frais d’impression, d’envois postaux. On considère généralement qu’un employé peut utiliser plusieurs milliers de feuilles de papier par an, il s’agit donc d’une économie non négligeable lorsque l’on étend ce chiffre à l’ensemble des salariés d’une entreprise. Il convient également de souligner que l’impact environnemental de la société est considérablement réduit.

Par ailleurs, vous limitez le loyer de vos locaux professionnels. En effet, la dématérialisation de vos papiers vous permet de réduire l’espace d’archivage de votre société. Vos collaborateurs gagnent également en efficacité, car ils n’ont plus à chercher leurs documents. Ils peuvent y accéder facilement en quelques clics, à tout moment et depuis n’importe quel terminal.

Enfin, le niveau de sécurité apporté par la signature électronique d’un PDF permet de mieux maîtriser les risques liés à la contractualisation en cas de litiges ou encore de fraude. 

Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique de PDF ?

Tout comme le règlement eIDAS sécurise vos transactions lorsque vous décidez de signer un PDF, il en certifie également la valeur juridique probatoire.

La signature électronique dispose de la même force probante que la signature manuscrite depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. L’article 1367 du Code Civil prévoit en effet que la signature électronique constitue une preuve au même titre qu’une signature manuscrite. Elle a donc une valeur légale et doit ainsi être admise en cour de justice dès lors que sa fiabilité est reconnue. En tant que PSCo qualifié selon le règlement européen eIDAS, nous fournissons un service de signature sûr et reconnu en France comme à l’échelle européenne.

Le règlement eIDAS est à l’origine de trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Ces trois niveaux de signature sont mis en œuvre grâce à différents moyens d’identification électronique permettant de mieux maîtriser les risques d’usurpation d’identité. Cependant, la signature électronique ne se limite pas à une question technique. Il s’agit bel et bien d’une opération à caractère légal qui ne doit pas se faire au détriment de l’expérience utilisateur. C’est pourquoi le marché a vu naître un quatrième niveau, avancée avec certificat qualifié.

La signature électronique simple est émise sans certificat personnel au nom du signataire et sur la base d’informations personnelles (numéro de téléphone, email) qui sont renseignées par la personne souhaitant lui faire signer le document. Notre processus de signature simple est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’ajout d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par les signataires.

La signature avancée requiert des moyens d’identification plus fiables et nécessite la création d’un certificat émis au nom du signataire et contenant des informations collectées grâce à l’envoi de sa pièce d’identité. Le justificatif d’identité est contrôlé par un PSCo. Là encore l’étape d’authentification au moyen d’un code SMS est indispensable à la signature.

La signature avancée avec certificat qualifié s’effectue avec un certificat nécessitant l’envoi d’un document d’identité et un face-à-face entre le futur titulaire du certificat et l’opérateur d’enregistrement. Ce dernier procédera au contrôle physique de l’identité du signataire en plus de sa pièce d’identité, s’assurant ainsi de l’exactitude des informations s’y trouvant. Comme pour la signature simple et avancée, l’authentification avec un code SMS est également indispensable à la signature.

Pour garantir l’absence d’altérité d’un document, nous utilisons une fonction de hachage transformant le texte en une série de chiffres et de lettres : chaque hash est propre à chaque document. C’est l’une des conditions indispensables pour garantir la valeur juridique d’une signature électronique de PDF.

Par ailleurs, pour être reconnue sur le plan juridique, l’existence d’un fichier doit pouvoir être prouvée à une date et heure donnée. En choisissant de signer un PDF électroniquement, il faut donc savoir qu’il existe des méthodes d’horodatage non qualifiées qui mettent en péril l’utilisateur, puisqu’il ne sera pas en mesure de fournir cette preuve.

L’horodatage Universign est qualifié selon le règlement eIDAS et inclus dans chaque signature. Nous pouvons non seulement attester de l’intégrité du fichier, mais également de son antériorité. Nous vous offrons ainsi une véritable traçabilité des opérations réalisées.

Comment cette technologie garantit-elle l’intégrité d’un document ?

De manière générale, l’intégrité se définit comme l’état de quelque chose qui a conservé sans altération son état originel et qui n’a donc pas été modifié. Les signatures électroniques nécessitent de garantir l’intégrité des documents et si cette condition n’est pas respectée, cela risque de la disqualifier en cas de contentieux devant un juge.

Au moment de signer électroniquement un contrat ou une facture, le PSCo utilise une fonction de hachage qui va transformer un texte en une suite de chiffre et de lettre propre au fichier, c’est le hash. Chaque document possède un hash spécifique. 

Ce dernier point est important car il permet de s’assurer de l’intégrité des documents. Il s’agit d’une des conditions à réunir pour conférer une valeur légale à la signature électronique. En effet, si le fichier venait à être frauduleusement modifié, son hash serait alors lui aussi automatiquement modifié. Ainsi, une simple comparaison entre le hash du document au moment de sa signature et lors de la vérification permettra de constater son intégrité.

Comment signer un pdf électroniquement ?

Pour signer un PDF électroniquement, vous devez suivre un certain nombre d’étapes disponibles depuis notre portail web. Initialement, vous devrez bien sûr créer un compte client : une fois cette opération effectuée, vous pourrez signer un PDF n’importe où, depuis n’importe quel terminal et en quelques minutes seulement :

1. La première étape consiste à sélectionner et charger les documents sous format PDF qui sont concernés par la transaction. Ceci fait, vous pouvez nommer la collecte en question.
2. Renseignez ensuite l’identité des signataires (nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone).
3. Choisissez sur le fichier la zone visuelle où les signatures doivent être apposées.
4. Après avoir vérifié toutes les informations, il ne vous reste plus qu’à valider cette collecte et l‘envoyer à l’ensemble des signataires.

Vous pouvez ensuite assurer un suivi de chacune de vos collectes de signatures. Le tableau de bord de notre portail web vous montre en temps réel quelles sont celles déjà signées et celles encore en attente. Vous avez donc la possibilité d’envoyer des alertes ou des rappels aux destinataires qui tardent à se manifester.

Chacun d’entre eux est quoi qu’il arrive alerté par e-mail : ils peuvent dès lors accédez au document à signer en ligne, lire le fichier et consentir à l’ensemble de ses conditions. Afin de pouvoir signer un PDF, ils doivent également s’authentifier grâce à un code secret reçu par SMS.

Lorsqu’ils ont tous signé, vous recevez un e-mail de confirmation, contenant en pièce jointe le document finalisé. Toutes les parties impliquées reçoivent également ce mail avec le document signé.  Il est donc très simple de signer un PDF électroniquement en passant par Universign !