Tout savoir sur le logiciel de signature électronique Universign

Qu’est-ce qu’un logiciel de signature électronique ?

De nos jours, la dématérialisation est l’un des enjeux majeurs d’une entreprise. Avec les transformations qu’elle entraîne dans les organisations, elle permet de simplifier et fluidifier les processus et de rendre plus agiles et performantes ces dernières. Les atouts de la dématérialisation pour une entreprise sont nombreux : réduction des coûts, gain de temps, diminution de l’impact écologique, amélioration des relations clients, meilleure traçabilité…

La signature électronique est une solution clé dans la dématérialisation des processus. Mais concrètement, qu’est-ce qu’un logiciel de signature électronique ?

Très encadrée par le règlement européen eIDAS de 2016, c’est avant tout un gage de sécurité. Le service de signature doit garantir l’intégrité du document signé (certitude que son contenu ne peut être modifié) ainsi que l’identification des signataires pour avoir la même valeur probante qu’une signature manuscrite.

Par ailleurs, en France la signature électronique a la même force probante que la manuscrite depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. L’article 1367 du Code Civil prévoit en effet que la signature électronique constitue une preuve au même titre qu’une signature manuscrite. Elle dispose ainsi d’une valeur légale et doit être admise en cour de justice lorsque sa fiabilité est reconnue. En tant que PSCo qualifié selon le règlement européen eIDAS, notre service de signature électronique est sûr et reconnu en France et en Europe.

Il ne s’agit absolument pas d’un “scan” de document n’ayant aucune valeur légale.

Un logiciel de signature électronique est donc une solution fiable et essentielle à la digitalisation des procédés de contractualisation qu’ils soient réalisés à distance, en ligne ou en face-à-face.

Les multiples usages de la signature électronique

N’importe quel document peut aujourd’hui être signé grâce à un logiciel de signature électronique. En ce sens, l’utilisation de la signature électronique est applicable et déclinable à tous les secteurs d’activité. Quel que soit votre secteur d’activité, nous vous accompagnons pour utiliser pleinement le potentiel d’un logiciel de signature :

L’assurance

Le secteur de l’assurance, avec ses implications contractuelles et réglementaires, est l’un des secteurs utilisant le plus la signature électronique. Contrats de souscription, d’adhésion ou encore documents de désignation de bénéficiaires pourront ainsi être signés via le logiciel de signature électronique Universign. Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc : « Signature électronique : un gage de sécurité pour le secteur de l’assurance. ».

La banque

Le secteur bancaire implique parfois des procédures chronophages liés à la sensibilité des opérations. L’usage de la signature électronique dans le secteur bancaire permet ainsi de bénéficier de gains de temps considérables et de sécuriser le processus de contractualisation pour les entreprises comme pour leurs clients professionnels et particuliers. Avec notre logiciel de signature électronique, vous pourrez ouvrir des comptes, signer des contrats de prêts, ou encore des conventions bancaires en quelques clics !

L’immobilier

Le secteur immobilier offre d’innombrables opportunités d’utiliser la signature électronique : caution, état des lieux, signature d’un bail, compromis de vente… Téléchargez notre livre blanc : « La signature électronique sécurise l’immobilier 2.0. » pour en savoir plus sur les applications de notre logiciel de signature électronique dans le secteur de l’immobilier.

L’industrie

Acteurs de l’industrie, simplifiez vos processus métier grâce à la signature électronique. Présente à chaque étape des cycles industriels  (conception, production, vente ou maintenance), la signature électronique sécurise vos processus industriels et juridiques, simplifie les tâches administratives et améliore le service client. Pour en savoir plus consultez notre article de blog : « Comment la signature électronique transforme-t-elle le quotidien des acteurs de l’industrie ? »

Mais aussi…

L’enseignement, les professions réglementées, le tourisme, la santé… l’utilisation de la signature électronique est déclinable à tous les pans de l’entreprise (RH, juridique, achats, commerce), mais aussi à tous les secteurs d’entreprises qui nécessitent de signer des documents.

Notre logiciel de signature électronique est sécurisé et juridiquement fiable

La réglementation européenne eIDAS harmonise les différentes législations des États membres en matière de signature électronique, garantit une relation de confiance entre les signataires et consolide le cadre juridique avec la création du statut de Prestataire de Services de Confiance (PSCo), offrant des services reconnus dans toute la zone euro, tel Universign.

Parmi les garanties fournies par Universign dans le cadre de l’utilisation de son logiciel de signature électronique, découvrez l’horodatage qualifié selon la norme EN 319 421. Ce dernier, inclus dans toutes les signatures, permet d’avoir la garantie de l’intégrité du document de même que la date et de l’heure de la signature.

Le signataire est également systématiquement authentifié lors de la signature électronique d’un document. L’envoi d’un mot de passe à usage unique OTP (one time password) par SMS permet une authentification sécurisée et fiable. Cette dernière est simple et rapide pour faire bénéficier le signataire utilisant le logiciel de signature électronique Universign d’une expérience utilisateur optimale.

Enfin, la conservation à valeur probante des documents est garantie par Universign dès lors que vous signez un document électroniquement. Terminé les problèmes d’archivage et de perte de documents ! Le logiciel de signature électronique  vous assure sécurité et fiabilité quant à la conservation de vos documents.

Les différents types de signatures électroniques

Outre les garanties présentées ci-dessus, Universign propose différents types de signatures électroniques et un service d’accompagnement à la carte permettant une approche personnalisée et adaptée à chaque projet :

La signature électronique simple

La signature électronique simple est émise sans certificat personnel au nom du signataire et sur la base d’informations personnelles (numéro de téléphone, email) renseignées par la personne souhaitant lui faire signer le document. Notre solution est renforcée et acquiert une valeur légale plus forte avec l’ajout d’une étape d’authentification grâce à un code SMS reçu par les signataires.

La signature électronique avancée

La signature avancée nécessite quant à elle des procédés d’identification plus fiables. La création d’un certificat émis au nom du signataire, intégrant des informations recueillies grâce à l’envoi de sa pièce d’identité, est ainsi indispensable. Le justificatif d’identité est contrôlé par un PSCo et le niveau d’identification est plus élevé. L’authentification à l’aide d’un code SMS est également indispensable à ce type de signature.

La signature électronique avancée avec certificat qualifié

La signature avancée avec certificat qualifié est réalisée avec un certificat nécessitant l’envoi d’une pièce d’identité et un face-à-face entre le futur titulaire du certificat et l’opérateur d’enregistrement. Celui-ci procédera au contrôle physique de l’identité du signataire en plus de sa pièce d’identité, afin de s’assurer de la conformité des informations s’y trouvant. Le certificat émis est alors « qualifié ». Là encore, l’authentification avec un code SMS au moment de la signature  est indispensable.

Signez vos documents PDF simplement grâce à notre logiciel !

Sécurité, fiabilité, conformité et simplicité : le logiciel de signature électronique Universign offre à ses clients la meilleure expérience utilisateur. Avec plus de 9 000 clients, plus de 24 millions de signatures électroniques par an et 720 000 identités numériques, la solution Universign est utilisée dans plus de 190 pays.

Universign propose des services de confiance de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage, mais aussi des services d’accompagnement à la carte.

Deux options s’offrent à vous pour utiliser la signature électronique d’Universign : depuis le portail web ou via l’API Universign. Cette dernière peut être intégrée à n’importe quel site web ou logiciel métier. Vous avez ainsi la possibilité de dématérialiser de bout en bout l’ensemble de vos processus en toute sécurité.

Et si vous choisissiez un logiciel de signature électronique ?

Vous êtes réticent à l’idée d’utiliser la signature électronique ?  Pourtant, la signature électronique est aujourd’hui plébiscitée par de très nombreuses entreprises et particuliers. Gage de qualité et de sécurité, elle devient la norme pour contractualiser. À l’heure de la dématérialisation massive des entreprises, la signature électronique offre une meilleure agilité et plus d’efficacité.