La signature électronique Word en toute simplicité avec Universign

Peut-on signer électroniquement un document Word ? Un document Word est par définition un support de travail sujet à de nombreuses modifications. Comme document de travail, il n’est donc pas sécurisé, car il a vocation à être modifié. À l’inverse, les documents PDF garantissent par leur format que deux exemplaires d’un même document soient bien identiques. Le format PDF est ainsi reconnu pour son caractère sécurisé. Applicable aux documents PDF uniquement, la signature électronique Universign permet de garantir l’identification des signataires et l’intégrité de vos documents PDF signés en quelques clics. Convertissez vos documents Word en PDF et signez en toute simplicité grâce à notre solution !

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique se différencie du simple scan de signature qui n’apporte aucune garantie en matière de sécurité et de valeur juridique. Opter pour la signature électronique, c’est donc s’assurer de l’identification des signataires et de l’intégrité du document signé. Concrètement, la signature manuscrite et la signature électronique possèdent la même valeur légale.

Vous souhaitez en savoir plus sur la signature électronique Universign ? Téléchargez notre livre blanc : « La signature électronique : le nouveau must have des professionnels et des particuliers ».

Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?

Universign est un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS. Signer un document Word avec Universign, c’est donc utiliser une solution reconnue et sécurisée en France , mais aussi à l’échelle internationale.

L’identification du signataire  ainsi que la garantie de l’intégrité du document signé sont deux conditions sine qua non d’une signature électronique fiable au sens juridique. Ces deux conditions sont garanties avec la solution de signature électronique Universign.

De plus, la signature électronique possède la même valeur juridique que la signature manuscrite, comme le prévoit le Code civil en France. La fiabilité d’une signature électronique étant reconnue, elle peut tout à fait être admise en cour de justice. Après conversion en PDF, la signature électronique Word apporte donc des garanties aux signataires en cas de contentieux.

Grâce à la signature électronique Universign, signer un document Word de manière sécurisée est possible une fois ce dernier converti au format PDF. Universign étant un PSCo qualifié selon le règlement eIDAS, toutes les conditions sont remplies pour signer électroniquement des documents de manière simple et sécurisée. Testez gratuitement la signature électronique Word : inscrivez-vous sur notre portail web et bénéficiez de 5 signatures électroniques gratuites!

Afin d’apporter une valeur juridique à la signature électronique Word, Universign inclus un horodatage qualifié à chaque signature électronique permettant de certifier à la fois que le document PDF a été signé à une date et une heure certaines, mais aussi qu’aucune modification n’a été effectuée depuis. Après la conversion au format PDF, signer un document Word électroniquement avec Universign vous permet ainsi de profiter de l’authentification par SMS des signataires et de l’horodatage qualifié de la transaction, conformément au règlement eIDAS. Ce service d’horodatage vous permet de démontrer la traçabilité des actions réalisées et la non-altération du document, ainsi que son opposabilité.

Les différents niveaux de signature Universign

Trois niveaux de signature découlent du règlement européen eIDAS : simple, avancée et qualifié. Universign propose différents niveaux de signature permettant de maîtriser les risques d’usurpation d’identité. Chaque niveau de signature requiert différents processus d’identification électronique.

Toutefois une signature électronique Word n’est  pas uniquement une opération technique : la dimension légale est également centrale. L’expérience utilisateur reste par ailleurs au cœur de la solution d’Universign pour offrir aux signataires, quel que soit leur profil, la meilleure expérience de signature possible.

Les trois niveaux de signature proposer par Universign pour signer un document Word après l’avoir converti au format PDF sont les suivants :

  • La signature électronique simple : renforcée par une authentification grâce à un code OTP (One Time Password) envoyé par SMS au signataire, la signature électronique simple garde donc une valeur légale. Signer un document Word par ce biais se fait sans l’émission d’un certificat personnel au nom du signataire. L’authentification du signataire se fait donc sur le numéro de téléphone et  l’adresse email.
  • La signature électronique avancée : pour signer un document Word avec cette solution, il est nécessaire de créer un certificat. Celui-ci est émis au nom de la personne signant le document, et ce grâce au control de sa pièce d’identité permettant de vérifier l’identité du signataire. À l’instar de la signature électronique simple, en plus de l’authentification du signataire par SMS, la signature électronique avancée apporte un premier niveau d’identification des signataires. .
  • La signature électronique avancée avec certificat qualifié : en plus du control de la pièce d’identité, l’identité de la personne à l’origine du certificat est vérifiée lors d’un face-à-face. Cette étape vise à garantir que les informations fournies concordent avec la réalité. Si toutes ces conditions sont remplies, le certificat est considéré comme qualifié. Là encore, l’authentification par SMS via l’envoi d’un code OTP est nécessaire lors de la signature.

Quelles sont les différentes étapes pour signer en ligne un document Word ?

La signature électronique word en quelques clics

Signez vos documents Word en quelques clics

Comment signer un document Word ? Les étapes ci-dessous vont permettront de mieux appréhender la solution simple et sécurisée de signature électronique Universign :

  • Étape 1 : Convertir son fichier Word au format PDF. Le document à signer sera ainsi inaltérable.
  • Étape 2 : Télécharger son document sur le portail web d’Universign. Après avoir créé votre compte et complété vos informations personnelles, il vous faudra cliquer sur « nouvelle collecte » pour préciser votre démarche. Par la suite, glissez-le ou les documents concerné(s) vers le champ approprié.
  • Étape 3 : Indiquer les signataires et signer. Après avoir renseigné les informations requises pour l’ensemble des signataires, ces derniers seront invités à signer grâce à un code OTP reçu par SMS.
  • Étape 4 : Conservation à valeur probante des documents. Universign s’engage à conserver l’intégralité de vos documents signés de manière sécurisée afin de leur garantir une valeur probante.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

À l’heure de la digitalisation des entreprises, de nombreuses organisations dématérialisent les processus de tous leurs services. Dans ce cadre, la signature électronique Word concerne toutes les fonctions administratives et supports au sein de l’entreprise.

Parmi ces  fonctions utilisant la signature électronique pour un document Word, citons notamment :

  • Le service commercial : signature de devis, de propositions commerciales, de CGV…
  • Le service des ressources humaines : signature de contrats de travail , d’avenants…
  • Les service juridiques et achats : signature de contrats, NDA, de bons de commande…

Toutes les fonctions de l’entreprise étant amenées à signer leurs documents Word électroniquement, l’utilisation de la signature électronique Universign offre de multiples avantages :

  • Des coûts largement réduits : suppression des frais d’impression et de conservation des documents papier. Outre les économies réalisées, la signature électronique offre également des gains de temps pour les collaborateurs grâce à la suppression de tâches chronophages.
  • Meilleure fluidité dans les échanges commerciaux : si les économies de temps et d’argent sont conséquentes pour une entreprise, elles le sont aussi pour ses clients. Ainsi, offrir à ses clients la possibilité de signer électroniquement un bon de commande, c’est améliorer la relation client/fournisseur.
  • Amélioration de la traçabilité : en limitant le risque d’erreur humaine ou l’intervention de facteurs externes, la signature électronique offre une meilleure traçabilité.
  • Une empreinte écologique diminuée :  opter pour la signature électronique Word, c’est également choisir une alternative verte. Adieu le gâchis de papier !

Testez gratuitement notre solution de signature électronique

Vous savez désormais tout sur la signature électronique Word ! Si vous souhaitez mettre la théorie en pratique pour signer un document Word, convertissez votre fichier au format PDF et rendez-vous sur le portail web d’Universign. Le logiciel de signature électronique Universign est une solution simple, rapide et efficace pour signer en ligne vos documents Word.

Signature électronique Word gratuite : lors de votre inscription sur le portail web d’Universign, bénéficiez de cinq signatures électroniques gratuites. Cliquez ici pour en savoir plus.

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