La signature électronique pour les PME

La transition digitale est en marche. Tous les secteurs sont concernés et contrairement à de nombreuses idées reçues, la dématérialisation et l’innovation technologique ne constituent pas le seul apanage des grands groupes. Les petites et moyennes entreprises peuvent également profiter de la transformation numérique pour fluidifier leurs processus.
Alors, quels sont les avantages de la signature électronique
pour les PME ?

Rappel : en quoi consistent les signatures électroniques ?

Il est judicieux de songer à la signature électronique pour les PME. Concrètement, cette technologie dispose de la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle permet de signer des documents à distance en se servant de certificats numériques et peut faire appel à d’autres outils renforçant la sécurité des transactions, tels que l’horodatage.

Les signatures électroniques se composent de suites de caractères cryptés qui n’apparaissent pas dans les contenus à signer. Il ne s’agit donc pas d’un scan du format manuscrit et papier. Leur fonction est d’authentifier les signataires et les auteurs des fichiers.

Pour une entreprise, c’est l’opportunité de signer des bons de commande, des fiches de paie, des contrats de travail ou encore des devis à distance. Pour un bailleur et un locataire, il est possible de signer un contrat de location sans avoir à se réunir au même endroit au même moment (utile lorsque le domicile du futur locataire se trouve à une longue distance).

Pourquoi est-il avantageux de choisir la signature électronique pour les PME ?

Le gain de temps n’est pas le seul atout de la signature électronique pour les PME. L’entreprise devient également plus agile, réduit ses coûts, augmente plus rapidement son chiffre d’affaires et fluidifie ses processus en interne.

Une gestion plus agile, source de croissance

En tant que dirigeant de PME, vous êtes sans doute fortement impliqué dans toutes les opérations commerciales de votre activité. La gestion de votre société doit bien souvent s’effectuer à distance car vous êtes rarement à votre bureau. La plupart du temps, vous êtes en déplacement professionnel.

La mobilité est au cœur des transformations du monde du travail. Le patron d’une petite ou moyenne entreprise n’est pas le seul à devoir se déplacer régulièrement. C’est l’ensemble de ses collaborateurs et notamment les commerciaux qui sont amenés à se rendre en déjeuners d’affaires ou en déplacements professionnels.

Dans ce contexte, il importe d’éviter de ralentir l’activité en raison de votre absence : les transactions doivent se poursuivre malgré tout. Le fait que vous ne soyez pas sur site ne doit donc pas vous empêcher de signer les documents essentiels à la conclusion des transactions.

C’est pourquoi il est essentiel d’adopter la signature électronique pour les PME. Pour signer des contrats et autres documents commerciaux, le travail préparatoire peut s’effectuer en amont via vidéoconférence. Que les signataires soient en présentiels ou séparés par des milliers de kilomètres, ils peuvent signer leurs documents sans aucune friction.

Une réduction des coûts

Déployer la signature électronique pour votre PME vous permettra d’économiser sur le papier, l’encre et les frais d’expédition. Un seul collaborateur de votre société peut utiliser plusieurs milliers de feuilles de papier par an, le calcul est donc favorable.

Par ailleurs, le stockage des documents papiers implique de l’espace et donc des coûts supplémentaires concernant vos locaux. Le traitement de ces documents prend également du temps, temps perdu pour d’autres activités constituant votre cœur de métier. Il en résulte une baisse de la productivité.

La dématérialisation permet de résoudre tous ces problèmes. Elle s’accompagne de méthodes d’authentification et de cryptage qui améliorent la sécurité des données de l’entreprise. Indispensable au moment où la cybersécurité devient un enjeu international d’envergure.

Une accélération des signatures de contrats commerciaux

Les contrats commerciaux dématérialisés sont reçus plus rapidement par les signataires, puisqu’il n’est plus nécessaire de les expédier par voie postale. Ils sont ainsi signés plus vite et sont renvoyés plus rapidement aux pôles commerciaux des petites et moyennes entreprises.

Il est également possible d’assurer un suivi des documents et d’envoyer des rappels aux destinataires n’ayant pas encore signé les documents. C’est donc l’ensemble de vos processus commerciaux qui s’accélèrent, faisant grimper votre chiffre d’affaires plus rapidement.

En conclusion, adopter la signature électronique pour les PME se présente comme une source d’opportunités non négligeable. Elle améliore l’efficacité des collaborateurs, des services et des processus à tous les niveaux.

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