Comment faire une signature électronique ?
La simplicité à portée de main : créez une signature électronique de manière rapide et en toute sécurité.
Découvrez le fonctionnement de Universign.
Créer une signature électronique
Apprendre comment faire une signature électronique est essentiel pour les entreprises modernes qui souhaitent optimiser leurs processus administratifs tout en renforçant la sécurité de leurs échanges. Avec Universign, créer une signature électronique devient un processus simple, accessible et sécurisé, répondant aux besoins de tous les profils d’utilisateurs.
Étape 1 : Choisir la solution de signature électronique
Une fois que vous avez bien compris ce que c’est que la signature électronique, la première étape pour savoir comment faire une signature électronique consiste à choisir une solution qui combine simplicité, sécurité et conformité légale. Universign se distingue par sa conformité aux normes européennes, notamment le règlement eIDAS, garantissant ainsi la reconnaissance légale de vos signatures électroniques dans l’ensemble de l’Union Européenne. Cette conformité est essentielle pour assurer la validité juridique des documents signés électroniquement.
Étape 2 : Création de compte
La création d’une signature électronique commence par la création de votre compte Universign. Remplissez le formulaire d’inscription avec vos coordonnées (e-mail, nom, prénom), votre mot de passe, votre numéro de téléphone (facultatif) ainsi que la dénomination de votre société. Une fois votre compte créé, vous êtes prêt à signer électroniquement tous vos documents.
Et voilà : vous avez créé une signature électronique que vous pouvez utiliser. Maintenant, vous pouvez signer électroniquement tous les documents dont vous avez besoin.
Signer électroniquement
Comment signer un document électroniquement ? Une fois le compte créé et la configuration effectuée, il est possible de lancer le processus de signature. Plusieurs options s’offrent à vous. La première consiste à signer un document pour donner votre accord de manière légale, dans le but de le télécharger ou de le soumettre à un destinataire. La seconde option est de signer un document qui devra également être complété et signé par d’autres signataires.
Comment signer électroniquement un contrat ? Vous pouvez également utiliser Universign pour faire signer un document par un tiers, sans avoir à signer vous-même en premier lieu.
Quel que soit le cas de figure, tous les processus commencent de la même manière, par le téléchargement du document. Ensuite, les étapes à suivre varient en fonction de la ou les personnes devant signer le document.
Étape 1 : Télécharger le document
Avec votre session ouverte sur Universign, faire une signature électronique sur un document devient simple. Cliquez sur le bouton « Nouvelle Collecte » pour faire signer vos PDF. Vous pourrez définir les documents à signer, les destinataires et le type de signature à utiliser. Comment effectuer une signature électronique ? Pour charger vos documents, glissez et déposez-les ou sélectionnez-les depuis vos répertoires.
Étape 2 : Saisie des signataires
Comment signer électroniquement lorsque plusieurs signataires sont impliqués ? Ajoutez tous les signataires nécessaires, en indiquant leur prénom, nom, email et numéro de téléphone. Si vous faites une erreur, vous pouvez supprimer le signataire concerné.
Étape 3 : Placement des cartouches et envoi pour signature
Les cartouches de signatures doivent être positionnées manuellement sur le document avant l’envoi. Ces cartouches affichent la représentation graphique des signatures. Avant l’envoi, vous pouvez vérifier les informations de collecte et revenir aux étapes précédentes si vous repérez des erreurs.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur « Envoyer ». Félicitations, vous venez de créer et d’envoyer une signature électronique !
Quel type de signature électronique utiliser ?
Il existe différents types de signatures électroniques, chacune offrant un niveau de sécurité et de reconnaissance juridique différent. Universign propose une gamme complète de signatures adaptées à divers besoins. Ces types de signatures électroniques sont reconnus par le règlement eIDAS et classés en fonction de leur niveau de garantie :
La signature électronique simple
La signature électronique simple est le niveau de base. Elle est facile à mettre en œuvre et convient à des transactions à faible risque.
Cette signature peut être utilisée pour signer des contrats internes, des bons de commande ou des documents sans exigence légale stricte. Bien qu’elle offre un niveau de sécurité basique, il est important de noter qu’elle n’offre pas le même degré de protection et de validation juridique que les signatures plus avancées.
La signature électronique avancée
La signature électronique avancée offre un niveau de sécurité supérieur, grâce à des mesures d’authentification plus strictes. Elle garantit l’intégrité du document et associe de manière unique la signature à l’identité du signataire.
Ce type de signature est idéal pour des documents nécessitant un niveau de confiance accru, tels que les contrats commerciaux ou les accords confidentiels.
La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié
Ce type de signature combine les avantages de la signature avancée avec l’utilisation d’un certificat de signature qualifié délivré par une Autorité de Certification (CA) reconnue. Ce certificat garantit l’identité du signataire et confère une valeur juridique accrue à la signature.
C’est un choix idéal pour des transactions nécessitant une forte garantie de confiance, comme des contrats de travail, des accords bancaires, ou des documents d’entreprise soumis à une réglementation stricte.
La signature électronique qualifiée
La signature électronique qualifiée est le niveau le plus élevé de signature électronique, offrant le plus haut degré de sécurité et de reconnaissance juridique. Pour qu’une signature soit qualifiée, elle doit être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature qualifié et être basée sur un certificat qualifié.
Cette signature est juridiquement équivalente à une signature manuscrite dans toute l’Union Européenne et est idéale pour des transactions hautement sensibles, telles que des actes notariés, des transactions immobilières ou des contrats nécessitant une garantie absolue d’intégrité et de non-répudiation.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
La signature électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises et les particuliers. Elle n’est pas seulement une alternative pratique à la signature manuscrite, mais elle optimise également l’efficacité des processus tout en renforçant la sécurité des transactions pour la signature de documents tels que :
- Devis
- Contrats de vente
- Conditions générales de ventes
- Contrats de travail
- Avenants
- Notes de frais
- Factures
- Bons de commande
- Accords de confidentialité
Ces documents peuvent être signés à distance ce qui simplifie les échanges entre signataires multiples situés à différents endroits, au même moment. Il est également possible de signer en face-à-face avec un PC, une tablette ou un smartphone et simplifier ainsi le quotidien des équipes mobiles et des points de vente physiques qui peuvent conclure des opérations directement lors d’un RDV, sans avoir à recueillir de signatures à posteriori, tout en améliorant la qualité de vos procédures administratives.
Confiance et légalité
L’un des principaux avantages de la signature électronique est sa reconnaissance légale. Grâce à la réglementation européenne eIDAS, les signatures électroniques sont juridiquement valides dans l’ensemble de l’Union Européenne. Nous sommes un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon ce même règlement. La valeur juridique d’une signature électronique s’inscrit donc dans un cadre européen en matière d’identification électronique et de services de confiance. Les signatures électroniques ont la même valeur probatoire que les signatures manuscrites.
Fiabilité et sécurité
Avec Universign, vous garantissez l’intégrité de vos documents, car si ces derniers se retrouvent altérés, ils peuvent ainsi être invalidés en cas de contentieux juridique. Au moment de signer électroniquement votre fichier, nous utilisons une fonction de hachage (suite de chiffres et de lettres unique). En comparant le hash du fichier au moment où il a été signé et à celui de sa vérification, nous sommes donc en mesure de constater son intégrité. L’horodatage permet d’attester de l’existence d’un document à une date donnée et de s’assurer qu’il n’a pas été modifié depuis lors.
Suivi et gestion de l’état d’avancement
La solution Universign facilite le suivi des signatures et le rend transparent. La plateforme permet de suivre en temps réel l’avancement du processus de signature, d’identifier les documents en attente et de recevoir des notifications dès qu’un document est signé. Cette traçabilité améliore la gestion des flux de documents et permet de gagner du temps dans les processus administratifs.
En conclusion, Universign se présente comme la solution idéale pour simplifier et sécuriser vos processus de signature électronique. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, adopter Universign vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de renforcer la validité juridique de vos documents. N’attendez plus pour découvrir les avantages de la signature électronique avec Universign. Contactez-nous dès aujourd’hui pour obtenir une démonstration gratuite et commencer à signer vos documents en toute sécurité et conformité.
