Créer une signature électronique avec Universign 

Universign vous permet de créer une signature électronique facilement, rapidement et en toute sécurité. Découvrez le fonctionnement de notre solution. 

Pourquoi créer une signature électronique ? 

Grâce à Universign, la signature électronique de vos documents dispose de la même valeur juridique que la signature manuscrite. Vos signataires peuvent prouver leur consentement sur le contenu du document. De votre côté, vous avez la preuve de l’identité de chaque signataire, grâce à l’étape d’authentification pas SMS nécessaire à chaque signature et que le document n’a pas été altéré depuis sa signature. En effet, toutes nos signatures intègrent un horodatage qualifié, garantissant l’intégrité du document, ainsi que la date et l’heure de signature du document. Tous les types de documents sont concernés : 

  • Devis, contrats de vente, conditions générales de ventes… 
  • Contrats de travail, avenants, notes de frais… 
  • Factures, bons de commande, accords de confidentialité… 

Ces documents peuvent être signés à distance et vous simplifiez ainsi les échanges entre signataires multiples situés à différents endroits, au même moment. Il est également possible de signer en face-à-face avec un PC, une tablette ou un smartphone et simplifier ainsi le quotidien des équipes mobiles et des points de vente physiques qui peuvent conclure des opérations directement lors d’un RDV, sans avoir à recueillir de signatures à posteriori, tout en améliorant la qualité de vos procédures administratives.. 

Vous avez la possibilité de créer une signature électronique et de l’utiliser depuis notre portail web ou via l’API Universign en l’intégrant directement à votre site web ou logiciel métier pour signez automatiquement tous vos documents. 

Les principales étapes pour créer une signature électronique 

Pour créer une signature électronique, vous devrez passer par trois étapes principales : la création d’un compte puis le chargement de vos documents, la saisie des signataires, et enfin l’envoi du document. 

Création de compte et chargement des documents 

Créez votre compte Universign en remplissant le formulaire d’inscription  et en indiquant vos coordonnées (e-mail, nom, prénom), votre mot de passe, votre numéro de téléphone (facultatif) ainsi que la dénomination de votre société.  

creer une signature electronique creation de compte
Création de compte

Pour faire signer vos PDF, cliquez sur le bouton « Nouvelle Collecte » : vous aurez ainsi l’opportunité de définir les documents à signer, les destinataires et le type de signature à utiliser. Pour charger vos documents, vous pouvez les glisser-déposer ou les sélectionner dans vos répertoires en cliquant sur le bouton « Choisir un fichier ». 

creer une signature electronique chargement des fichiers
Chargement des fichiers

Saisie des signataires 

Au cours de cette étape, vous ajouterez l’ensemble des signataires nécessaires, sans limites. Il vous suffit pour cela de saisir leur prénom, nom, email et numéro de téléphone. Si vous commettez une erreur, vous pouvez cliquer sur le symbole « corbeille » afin de supprimer le signataire concerné.

creer une signature electronique saisie des signataires
Saisie des signataires

Placement des cartouches et envoi pour signatures 

Les cartouches de signatures doivent être positionnées manuellement sur votre fichier avant que celui-ci soit envoyé. Ces cartouches afficheront la retranscription graphique des signatures. Pour ce faire, sélectionnez la page concernée à l’aide des boutons de navigation, puis déplacez chaque cartouche à l’aide de la souris. Elles doivent être positionnées intégralement à l’intérieur de la page sélectionnée. 

Avant l’envoi, vous pouvez vérifier vos informations de collecte et revenir aux étapes précédentes si vous repérez des erreurs. Il vous suffit ensuite de cliquer sur « Envoyer ». Félicitations, vous venez de créer une signature électronique ! 

creer une signature electronique envoi du fichier
Envoi du fichier

  

Quelle est la valeur juridique de ce procédé ? 

Pour bénéficier d’un cadre légal reconnu, une signature électronique doit répondre aux exigences du règlement européen eIDAS. Nous sommes un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon ce même règlement. Laa valeur juridique d’une signature électronique s’inscrit donc dans un cadre européen en matière d’identification électronique et de services de confiance. Les signatures électroniques ont la même valeur probatoire que les signatures manuscrites.  

Par ailleurs, pour démontrer la valeur juridique de la signature électronique, il faut identifier de manière fiable le signataire et garantir l’intégrité du document signé. Il s’agit d’une opération à caractère légal. En France, l’article 1367 du Code civil définit la signature électronique comme une preuve aussi efficiente que la signature manuscrite. La signature électronique est donc admise en cour de justice dès lors que sa fiabilité est reconnue. 

Avec Universign, vous garantissez l’intégrité de vos documents, car si ces derniers se retrouvent altérés, ils peuvent ainsi être disqualifiés en cas de contentieux juridique. Au moment de signer électroniquement votre fichier, nous utilisons une fonction de hachage (suite de chiffres et de lettres unique). En comparant le hash du fichier au moment où il a été signé et à celui de sa vérification, nous sommes donc en mesure de constater son intégrité. 

L’horodatage permet d’attester de l’existence d’un document à une date donnée et de s’assurer qu’il n’a pas été modifié depuis lors. Créer une signature électronique avec Universign vous permet de bénéficier d’un service d’horodatage qualifié selon le règlement européen eIDAS et vous permet de démontrer à la fois : 

  • La non-altération du fichier 
  • Son opposabilité 
  • La traçabilité des actions réalisées 

En résumé, nous vous permettons de créer une signature électronique avec différents niveaux de sécurité: simple, avancé, et avancé avec un certificat qualifié. Notre rôle est d’apporter toutes les garanties de sécurité afin de vous offrir une solution conférant une valeur probante à tous vos documents signés, conformément à la règlementation européenne eIDAS. 

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