La dématérialisation des documents, enjeu fondamental pour votre entreprise

La dématérialisation des documents est aujourd’hui un incontournable de la transformation digitale des entreprises. Dématérialiser, c’est utiliser la voie électronique pour mettre fin aux documents papier et gagner du temps dans la gestion des documents administratifs, financiers ou juridiques. Mais qui dit numérisation des documents dit aussi nécessité de sécuriser les documents sous forme électronique. Ainsi, nos services de confiance de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage sont indissociables d’un projet de digitalisation des processus d’entreprise. Faciles à intégrer via API ou dans un logiciel métier (CRM, ERP, SIRH, contrathèque…), ils facilitent et fluidifient les processus métier en entreprise.
 Nos services de confiance vous permettront de signer, cacheter et horodater vos documents simplement et dans le respect du cadre réglementaire. Pour cela, ils doivent être délivrés par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS tel que nous.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Dans un contexte de transformation numérique des entreprises, la dématérialisation regroupe aujourd’hui des réalités très différentes.

Dématérialiser, c’est numériser un support papier pour faire du format électronique la norme de la gestion documentaire en entreprise. On distingue ainsi la dématérialisation “native” de la dématérialisation “duplicative”. Le premier procédé consiste à recevoir les documents directement sous format numérique, tandis que le second consiste à copier sous format numérique les documents déjà existants en format papier.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents pour une entreprise ?

La dématérialisation est un enjeu économique majeur pour votre entreprise.

La gestion et l’archivage du format papier sont chronophages et nécessitent à la fois du temps et de l’espace. La dématérialisation met fin à ces problématiques !

Par exemple, la signature d’un devis peut très vite s’avérer fastidieuse : imprimer, signer, scanner, réimprimer… Cette tâche anodine réalisée des centaines de fois peut être très chronophage ! En deux clics, la signature électronique procure un gain de temps considérable pour tous les salariés de votre entreprise, qui pourront ainsi se concentrer sur leur cœur de métier, au profit de vos clients.

De même, imprimer, signer une note de frais et scanner les justificatifs associés est un acte redondant au quotidien. Avec la numérisation des documents, un salarié peut saisir sa note de frais et dématérialiser les justificatifs associés via un procédé simple : le cachet électronique.

La dématérialisation des documents permet donc de faire des économies ! Dites au revoir aux frais d’impression et à l’archivage des documents papier, aux dépenses de trieurs et de classeurs ou encore aux frais postaux.

Enfin, elle permet à votre entreprise de se positionner en tant qu’acteur engagé dans la réduction de l’empreinte écologique.

Les services de confiance : la clé pour dématérialiser vos documents en toute sécurité

dematerialisation des documents factures
Tout savoir sur la dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents n’est rien sans une solution efficace pour signer ou cacheter un document électronique, lui procurant ainsi une valeur juridique. Mais concrètement, quelles solutions existent pour sécuriser un document numérique ?

La signature électronique

Conformément au règlement européen eIDAS, les signatures électroniques Universign respectent le cadre réglementaire et confèrent une valeur légale à tous vos documents signés (contrats, devis, factures….). Elles assurent à la fois l’intégrité du document et l’identification des signataires.

Le cachet électronique

Conformément au règlement eIDAS, les entreprises peuvent sceller leurs documents grâce au cachet électronique. Il s’agit d’une version numérique du tampon d’entreprise et est donc dédié aux personnes morales, garantissant l’origine et l’intégrité d’un document signé, tel une facture.

L’horodatage

L’horodatage qualifié s’intègre automatiquement à une signature ou un cachet électronique. Il assure l’intégrité du document en fournissant une date et une heure de référence universelle à tous vos documents électroniques. Toutes les signatures et cachets électroniques Universign intègrent un horodatage qualifié.

Le service de conservation à valeur probante 

Dès lors qu’un document électronique est signé, ce service permet de le conserver de manière sécurisée et confère dans le temps une valeur probatoire au document signé.

Comment intégrer des services de confiance dans votre projet de dématérialisation des documents ?

Qu’il s’agisse d’intégration à des solutions SaaS ou On-premise ou de projets de développement d’applications spécifiques, nos services de confiance répondent à une multitude de cas d’usages :

  • ERP : vos transactions dématérialisées sont cachetées et horodatées pour garantir l’intégrité de vos documents et automatiser vos workflows en toute sécurité ; 
  • CRM :  la signature électronique de vos devis et propositions commerciales peut s’effectuer directement via l’interface de gestion client ; 
  • SIRH :  vous pouvez signer électroniquement vos contrats de travail, attestations, notes de frais…. ; 
  • Contrathèque : la dématérialisation permet de centraliser la gestion et les signatures de tous vos contrats au sein d’une même plateforme ; 
  • GED : vous pouvez cacheter et horodater tous vos documents entrants et sortants, signer vos contrats en intégrant nos services de confiance dans vos processus de gestion documentaire.

Dématérialisation des documents et services de confiance, quelles applications en entreprise ?

Signez à distance vos devis et bons de commande

La fluidité du processus de vente est déterminante dans une décision d’achat !

La signature électronique s’avère très utile aux équipes commerciales pour envoyer notamment un devis depuis le CRM. Ainsi, les actes de vente seront conclus plus rapidement et le client pourra bénéficier instantanément du service souscrit. Plus besoin de face-à-face, quelques clics suffisent.

La signature électronique s’intègre tout aussi simplement dans un site Web pour offrir des services de souscription en ligne et d’abonnement facilités. De façon autonome, les clients signent rapidement leurs contrats !

Simplifiez la gestion RH de votre entreprise

La signature électronique Universign s’intègre dans les Systèmes de Gestion des Ressources Humaines en permettant aux directions des ressources humaines de gagner en efficacité. Les futurs salariés peuvent ainsi signer promesses d’embauche et contrats de travail sans déplacements chronophages. Le processus de recrutement est nettement accéléré.

Le cachet électronique permet quant à lui de sceller des chartes de bonne conduite ou encore de cacheter des bulletins de paie, autant d’exemples de la dématérialisation des documents en entreprise.

Le cachet électronique permet également aux salariés de jeter leurs justificatifs papiers de notes de frais. La numérisation des documents offre ainsi les avantages d’un traitement accéléré, d’une diminution des erreurs et des fraudes, ainsi qu’une totale accessibilité à distance.

Sécurisez les comptes de votre entreprise

Une solution de cachet électronique performante sera déterminante dans le scellement de vos documents financiers : rapports financiers, publication des comptes…

Digitalisez vos factures

Le cachet électronique scelle vos factures émises ou reçues et assure leur intégrité depuis une date donnée. Il garantit enfin aux entreprises l’origine des documents et qu’une facture est bien un document original.

Fiabilisez les contrats des équipes juridiques

La certification des contrats est au cœur des préoccupations des juristes d’entreprise. Dans ce contexte, le cachet électronique permet aux directions juridiques de certifier que les contrats et leurs contenus sont bien issus de leur entreprise dans le but de les faire signer ensuite à une personne précise, qu’il s’agisse d’un candidat, d’un salarié, un client ou encore d’un fournisseur.

Protégez vos brevets

Dans le cadre de la protection de la propriété intellectuelle, le cachet électronique joue un rôle clé. Garantissant aussi bien l’origine que l’intégrité de documents sensibles (brevets, dépôts de brevets, documents de conformité ou techniques dans le cadre de cycles de production industriel), le cachet est un élément de preuve visant à vérifier à n’importe quel moment qu’un document précis provient bien de l’entreprise depuis une date donnée.

Luttez contre la diffamation

Le cachet électronique protège efficacement un document en permettant de lutter contre des modifications malveillantes à des fins diffamatoires.

Copie fiable : dématérialiser un document papier en toute conformité juridique

Les entreprises ont l’obligation légale de conserver certains documents pour des raisons juridiques pendant les durées de prescription légale et doivent donc mettre en place un dispositif pour créer des copies fiables. Il s’agit de la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions de l’article 1379 du Code civil et du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Une fois la copie fiable réalisée sous forme numérique, les entreprises peuvent jeter les originaux au format papier. Une copie fiable peut être réalisée avec une signature électronique, un cachet électronique ou un horodatage.

Services de Confiance et conformité juridique

Le règlement européen eIDAS définit les exigences relatives aux Prestataires de Services de Confiance qualifiés (PSCo), et les conditions à respecter pour chaque service de confiance : signature électronique, cachet électronique et horodatage. Les PSCo doivent en outre respecter diverses exigences en matière de sécurité ainsi qu’un processus de qualification attestant qu’ils sont conformes au règlement eIDAS.

En contrepartie, les utilisateurs ont la garantie que s’ils utilisent les services d’un PSCo qualifié comme Universign, celui-ci respecte les exigences du règlement européen eIDAS. Les utilisateurs bénéficient donc d’un service audité qui applique scrupuleusement les normes techniques et règlementaires européennes en matière de sécurité, de qualité, de continuité de services et de protection de la vie privée. 

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