La firma electrónica para las pymes

Recordemos: ¿en qué consiste la firma digital?

Resulta sensato plantear qué puede aportar la firma electrónica a las pymes. En concreto, esta tecnología ofrece el mismo valor legal que una firma manuscrita. Permite firmar documentos de forma remota mediante certificados digitales y puede hacer uso de otras herramientas que refuerzan la seguridad de las transacciones, como el sellado de tiempo. 

Las firmas electrónicas están compuestas por cadenas de caracteres encriptados que no aparecen en los contenidos que son objeto de firma. Por tanto, no se trata de una copia escaneada del formato manuscrito en papel. Su función es autenticar a los firmantes y a los autores de los archivos.  

Para una empresa, esto supone la posibilidad de firmar a distancia pedidos de compra, nóminas, contratos laborales o incluso presupuestos. Así, un arrendatario y un arrendador pueden firmar un contrato de arrendamiento sin tener que reunirse en el mismo lugar y en el mismo momento (esto resulta muy útil cuando el domicilio del arrendador y del futuro arrendatario se encuentran a grandes distancias). 

¿Por qué es beneficioso para las pymes optar por la firma electrónica?

El ahorro de tiempo no es la única ventaja que la firma electrónica puede proporcionar a las pymes. La empresa, además, gana en agilidad, reduce sus costes, aumenta su volumen de negocios con mayor rapidez y facilita sus procesos internos. 

Una gestión más ágil supone una fuente de crecimiento

Como gerente de una pyme, usted está, sin duda, altamente implicado en todas las operaciones comerciales de su actividad. Tendrá que gestionar su empresa a distancia con frecuencia, ya que se encontrará fuera de su oficina a manudo. La mayor parte del tiempo, estará fuera de viaje de negocios. 

La movilidad es el núcleo de la transformación del mundo laboral. No solo se producen desplazamientos frecuentes en el modelo de una pequeña o mediana empresa. El conjunto de los colaboradores y, principalmente, los comerciales, tienen que asistir a almuerzos de negocios o viajar por trabajo. 

En este contexto, es importante evitar que la actividad se ralentice como consecuencia de su ausencia: las transacciones deben llevarse a cabo a pesar de todo. El hecho de que usted no esté presente no debe impedirle firmar documentos esenciales para la conclusión de las transacciones.  

Por este motivo, resulta esencial que las pymes adopten la firma electrónica. A la hora de firmar contratos y otros documentos comerciales, es posible realizar el trabajo previo por adelantado por videoconferencia. Independientemente de que los firmantes estén presentes o a miles de kilómetros de distancia, podrán firmar sus documentos sin problema.

Reducción de los costes

Emplear la firma electrónica en su pyme le permitirá ahorrar en papel, tinta y gastos de envío. Un solo colaborador de su empresa puede utilizar varios miles de hojas de papel cada año. Por tanto, las cifras son importantes. 

Además, se necesita espacio para poder almacenar los documentos en papel, lo cual implica costes adicionales en materia de instalaciones. Gestionar la documentación también consume un tiempo que podría dedicarle a otras actividades principales propias de su actividad. Todo ello resulta en una bajada en la productividad.  

La digitalización permite resolver todos esos problemas. Además, viene acompañada de métodos de autenticación y de encriptado que mejoran la seguridad de los datos de la empresa. Esto resulta indispensable en un momento en el que la ciberseguridad es un desafío internacional de gran envergadura. 

La aceleración en la firma de los contratos comerciales 

Los firmantes pueden recibir los contratos comerciales digitalizados con mayor rapidez, ya que ya no es necesario enviarlos por correo postal. Como consecuencia, la firma es más rápida y los contratos pueden ser reenviados con mayor rapidez a los centros comerciales de las pequeñas y medianas empresas. 

Además, es posible garantizar el seguimiento de los documentos y enviar recordatorios a los destinatarios que todavía no los hayan firmado. Por tanto, se acelerarán todos los procesos comerciales, lo que hará aumentar su cifra de negocios de forma más rápida. 

En conclusión, adoptar la firma electrónica en las pymes supone una fuente innegable de oportunidades. Mejora la eficiencia de los colaboradores, de los servicios y de los procesos a todos los niveles.