Ordonnancement des signatures en mode parallèle, séquentiel ou mixte

Notre solution phare, appelée Universign Transaction Cloud (UTC), a été conçue en interne par nos équipes pour répondre aux besoins spécifiques de nos clients. Depuis plus de vingt ans, nous accompagnons les entreprises européennes à la recherche d’outils numériques pour améliorer leur performance opérationnelle. 

Parmi nos fonctionnalités les plus demandées, l’ordonnancement des signataires se trouve en haut de la liste. Garder le contrôle précis du parcours de signature est fondamental pour certains processus métier, comme la signature des contrats commerciaux, par exemple.      

L’un de nos atouts majeurs est la capacité de notre solution UTC à créer une hiérarchie dans le parcours de signature. Les utilisateurs peuvent basculer instantanément entre un ordonnancement de signatures en mode séquentielles, parallèles ou mixtes au sein d’un même document, offrant une flexibilité inégalée pour vos transactions. 

Signer un document en mode parallèle, séquentiel ou mixte avec UTC 

La plateforme UTC propose une approche flexible pour gérer vos parcours de signature. En mode séquentiel, chaque signataire reçoit une notification uniquement après la validation du précédent, garantissant un contrôle strict du processus. Le mode parallèle permet d’accélérer la finalisation en envoyant simultanément les demandes à tous les participants. 

La flexibilité de combiner différentes méthodes de signature s’harmonise parfaitement avec les procédures établies dans votre organisation. La fonctionnalité d’ordonnancement mixte permet de gérer des flux de travail complexes avec aisance. Tout au long du processus, l’initiateur de la demande de signature bénéficie d’un accompagnement personnalisé. Des notifications, alignées sur les protocoles spécifiques de l’entreprise, le guident à chaque étape, assurant ainsi une expérience fluide et conforme aux standards internes. 

Pour le créateur de la transaction, un tableau de bord centralisé permet de gérer plusieurs espaces de travail simultanément, facilitant l’administration des droits d’accès sans nécessiter de connexions multiples. La plateforme s’intègre naturellement à votre écosystème grâce à une API robuste, permettant une personnalisation poussée des parcours de signature selon vos besoins métiers. 

Les administrateurs peuvent basculer entre les trois modes de signature à tout moment, même en cours de processus, pour s’adapter aux contraintes opérationnelles. Cette flexibilité renforce l’efficacité de vos workflows tout en maintenant une traçabilité complète des actions. 

Ordonnancement des signatures en mode parallèle, séquentielle ou mixte ? 

Pour les entreprises gérant des documents nécessitant plusieurs signatures, la question de l’ordre des signataires devient primordiale. Un processus mal organisé peut ralentir considérablement la finalisation des contrats et créer des goulots d’étranglement administratifs. 

Quel est le meilleur ordre de signature pour vos documents ? Comment optimiser la séquence des signataires ? Quand privilégier une signature en mode parallèle plutôt qu’en séquentiel ? 

Découvrons ensemble les meilleures pratiques pour orchestrer efficacement vos processus de signature électronique. 

Cas d’usage d’un parcours de signature électronique en parallèle 

Le mode de signature en parallèle permet aux signataires de valider un document simultanément, sans ordre préétabli. Cette approche s’avère particulièrement adaptée pour les processus nécessitant l’approbation rapide de plusieurs parties prenantes. 

Les entreprises utilisent fréquemment ce parcours pour leurs documents RH, comme les notes de service ou les chartes internes. Le gain de temps est considérable : un document envoyé à 10 collaborateurs peut être signé en quelques heures au lieu de plusieurs jours avec une approche séquentielle. 

Notre solution offre une vision claire du statut des signatures via un tableau de bord centralisé. Les rappels automatiques et les notifications en temps réel permettent un suivi efficace du processus, réduisant les délais de finalisation des documents. 

Cas d’usage d’un parcours de signature électronique en séquentiel 

Le mode séquentiel permet aux entreprises d’établir un ordre précis des validations, particulièrement utile pour les contrats commerciaux ou les processus d’approbation budgétaire. 

Un directeur commercial peut par exemple exiger la validation du service juridique avant celle du directeur financier, garantissant ainsi la conformité du document. Notre solution facilite cette orchestration grâce à des règles personnalisables selon vos besoins métiers. 

Les rappels automatiques s’adaptent à la séquence définie, assurant une progression fluide du document entre les différents niveaux hiérarchiques. Cette approche structurée renforce la sécurité juridique de vos transactions tout en maintenant un processus agile. 

Cas d’usage d’un parcours de signature électronique mixte 

Les deux méthodes d’ordonnancement de signatures peuvent être combinés dans un mode mixte. Ceci est particulièrement utile lorsque vous avez des contrats commerciaux complexes, impliquant trois entreprises partenaires ou plus.  

Dans un parcours de signature avec ordonnancement mixte, les directeurs juridiques des trois entreprises commencent par examiner et approuver le contrat simultanément. Ensuite, UTC achemine automatiquement le document aux PDG pour une signature séquentielle. Enfin, les représentants financiers de chaque entreprise peuvent contresigner en parallèle.  

Cette flexibilité permet d’adapter UTC à tous vos cas d’usage, avec des ordonnancements de signataires différents pour chaque parcours de signature souhaité. De plus, UTC permet d’ajouter des documents ou des signataires de manière dynamique, pendant l’exécution de la transaction, sans devoir reprendre le processus dès le début.   

Conclusion 

En conclusion, Universign Transaction Cloud (UTC) offre une solution de signature électronique flexible et puissante, adaptée aux besoins variés des entreprises modernes. La capacité de basculer entre signatures parallèles et séquentielles au sein d’un même document représente un atout majeur, permettant d’optimiser les processus de validation selon les exigences spécifiques de chaque situation. 

Cette flexibilité, combinée à une interface intuitive et une API robuste, permet aux entreprises de personnaliser leurs parcours de signature pour maximiser l’efficacité opérationnelle. Que ce soit pour accélérer la validation de documents RH en parallèle ou pour assurer un contrôle strict des approbations en séquentiel dans les contrats commerciaux, UTC s’adapte à tous les scénarios. 

En offrant une traçabilité complète, des rappels automatiques et une gestion centralisée, Universign Transaction Cloud (UTC) se positionne comme un outil indispensable pour les organisations cherchant à digitaliser et optimiser leurs processus de signature, tout en garantissant la sécurité et la conformité légale de leurs transactions électroniques.