Optimisez vos coûts opérationnels avec la signature électronique

La digitalisation présente de nombreux avantages pour les entreprises cherchant à rationaliser leurs dépenses. Premièrement, la réduction du temps de signature d’un contrat permet aux chargés de vente d’accélérer la clôture d’un dossier, multipliant ainsi les opportunités commerciales. Mais ce n’est pas le seul argument à faveur de la digitalisation de vos transactions. Il existe plusieurs avantages directs et indirects à l’utilisation de la signature électronique qui produisent des gains financiers considérables. Les voici.  

Réduction des coûts de gestion documentaire

Économies sur les fournitures de bureau

Les frais de fournitures de bureau, notamment le papier, les stylos et les classeurs, peuvent paraître négligeables à l’échelle individuelle. Cependant, pour une entreprise, ces coûts s’accumulent rapidement et deviennent une part significative du budget. En passant à la signature électronique, l’économie de ces fournitures est directe et s’accompagne d’une réduction de l’impact environnemental. 

Minimisation des espaces de stockage

Les documents papier nécessitent un espace de stockage qui peut devenir considérable au fil du temps. Les armoires et les salles d’archives engendrent des coûts non seulement en termes de location ou d’achat d’espace supplémentaire, mais aussi de gestion et de maintenance. Avec la signature électronique, les documents sont stockés numériquement, libérant ainsi de l’espace et diminuant les dépenses associées. 

Optimisation des processus d’affaires

Accélération des cycles de signature

Les processus de signature manuscrite impliquent des étapes chronophages : impression, envoi, attente de retour, etc. Ces délais peuvent considérablement ralentir les cycles de travail, affectant la réactivité de l’entreprise. La signature électronique, quant à elle, permet de réduire ces cycles à quelques heures voire minutes, boostant ainsi la productivité et engendrant des économies de temps considérables. 

Simplification des démarches administratives

La complexité des démarches administratives peut être une source de frustration et de dépenses inattendues. La signature électronique simplifie ces processus en permettant aux utilisateurs de signer à distance leurs documents via un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette accessibilité permet de dématérialiser les démarches et de réduire les coûts administratifs liés. 

Avantages financiers directs et indirects

Réduction des frais d’envoi et de communication 

L’envoi de documents par voie postale ou par coursier est une dépense récurrente pour les entreprises. La signature électronique supprime le besoin d’envoi physique, permettant ainsi de réaliser des économies significatives sur les frais de courrier, d’affranchissement et de suivi. 

Impact sur le chiffre d’affaires 

En plus des économies directes, la signature électronique peut avoir un impact positif sur le chiffre d’affaires de l’entreprise. La réduction des délais de traitement et l’amélioration de l’expérience client favorisent la conclusion rapide des affaires et le renouvellement des contrats, contribuant ainsi à une meilleure performance financière. 

La signature électronique représente donc une opportunité d’économie à ne pas négliger pour toute entreprise moderne. Universign, grâce à son expertise et sa plateforme conviviale, offre la possibilité de franchir le pas vers la digitalisation des signatures, tout en garantissant sécurité et conformité légale. Pour découvrir comment Universign peut vous aider à réaliser des économies, n’hésitez pas à visiter notre portail web et profiter de nos 5 signatures gratuites pour débuter votre transformation numérique.