Qu’est-ce que la signature électronique simple ?

Pour les entreprises, la possibilité de formaliser des contrats et des accords sans recourir au papier est devenue cruciale pour optimiser leurs opérations. Cela permet de gagner du temps, d’économiser des ressources et de faciliter les projets à distance. Cependant, toutes les signatures électroniques ne se valent pas. Chacune possède des caractéristiques et une validité juridique spécifiques. La signature électronique simple est une option intéressante pour des processus rapides et simples. Mais qu’est-ce qu’une signature électronique simple ? Quelles en sont les caractéristiques ? À quoi sert-elle ?

Définition de la signature électronique simple

La signature électronique simple est l’une des formes les plus élémentaires de signature électronique. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) prévoit des désignations spécifiques pour des types de signatures plus avancées, comme la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Toutefois, bien que le règlement eIDAS utilise le terme générique « signature électronique » pour celles qui ne répondent pas à des exigences plus strictes, il est courant dans le secteur d’utiliser l’appellation « signature électronique simple » pour désigner celles qui ne sont ni « avancées » ni « qualifiées ».

Qu’est-ce que la signature électronique ? Selon le règlement européen eIDAS, la signature électronique est définie comme un « ensemble de données en format électronique, jointes ou associées à d’autres données électroniques, que le signataire utilise pour signer ». En termes simples, il s’agit de tout processus permettant de lier un utilisateur à un document de manière électronique. La signature électronique simple correspond parfaitement à cette définition, sans qu’il soit nécessaire de remplir les critères spécifiques des solutions de signature électronique avancée ou qualifiée.

La signature électronique simple est-elle légale ?

Oui, absolument. L’utilisation d’une signature électronique simple est tout à fait légale. Bien qu’il s’agisse d’une signature « simple », elle peut s’avérer utile et efficace dans certains contextes où une grande validité juridique n’est pas requise.

Il est toutefois essentiel, lors du choix d’une solution de signature électronique, que celle-ci offre les garanties nécessaires en fonction de l’importance de ce qui est signé. La nature de ce que l’on signe déterminera le type de signature à utiliser.

Il convient de noter que certains processus, conformément à la réglementation, doivent être réalisés avec un type de signature électronique spécifique. Dans ces cas, certaines solutions pourraient ne pas répondre à toutes les exigences. Chez Universign, nous proposons à la fois des solutions de signature avancée et qualifiée ainsi que des solutions de signature électronique simple, et nous pouvons vous conseiller sur celle qui est la plus adaptée à vos besoins.

Dans quelles situations utiliser la signature électronique simple ?

Aujourd’hui, la signature électronique simple est utilisée dans diverses situations du quotidien, en particulier dans des processus numériques nécessitant rapidité et simplicité. Dans certains cas, il est nécessaire que l’utilisateur exprime son consentement pour compléter le processus, sans que cela revête une importance cruciale d’un point de vue juridique.

Voici quelques exemples d’usage de la signature électronique simple :

• Acceptation des termes et conditions : Lors de l’inscription sur un site web, les utilisateurs acceptent souvent les termes et conditions au moyen d’une signature électronique simple, généralement en cochant une case. Par exemple, si vous téléchargez l’une des guides d’Universign, vous cocherez une case pour confirmer que vous acceptez les conditions d’utilisation, utilisant ainsi une signature électronique simple pour finaliser le processus.
• Marquage de cases dans des formulaires en ligne : Dans de nombreux formulaires numériques, cocher une case constitue une signature électronique simple, indiquant l’acceptation d’une politique ou la confirmation d’une action. Un autre exemple se présente lorsque vous demandez une démonstration du service Universign. Pour accepter l’envoi des données du formulaire, vous utilisez une signature électronique simple pour donner votre accord.
• Insertion d’une image de signature manuscrite dans un PDF : Lors de la signature électronique de documents, il est courant d’insérer une image de la signature manuscrite dans les fichiers PDF, facilitant ainsi la formalisation des accords sans nécessité d’imprimer et de numériser les documents. Bien qu’elle ne soit pas une signature manuscrite au sens traditionnel, elle peut être considérée comme une signature électronique simple.

Pourquoi utiliser la signature électronique simple ?

Bien qu’étant la forme la plus basique de signature électronique, la signature électronique simple offre plusieurs avantages qui en font un outil précieux dans de nombreux contextes, notamment lorsqu’on recherche simplicité et efficacité.

Une signature rapide

L’un des principaux atouts de la signature électronique simple est la rapidité avec laquelle elle permet de formaliser des accords et des documents. Ne nécessitant pas d’étapes supplémentaires telles que la vérification de l’identité ou l’utilisation de certificats numériques, ce type de signature peut être complété en quelques secondes.

Cela est particulièrement bénéfique dans des situations où le temps est un facteur critique et où la validité juridique n’est pas primordiale, comme pour l’approbation de transactions commerciales de faible valeur ou l’acceptation de politiques et de conditions sur des plateformes en ligne. La capacité à signer des documents instantanément accélère non seulement les processus, mais réduit également les délais et facilite une plus grande agilité opérationnelle.

Une signature sécurisée

Bien que la signature électronique simple n’offre pas le même niveau de sécurité que les signatures électroniques avancées ou qualifiées, elle reste une option sécurisée. Son utilisation est adaptée lorsque le risque associé au document ou à la transaction est faible, et où les parties impliquées entretiennent déjà une relation de confiance.

Une signature facile, mais pas simpliste

La simplicité et le simplisme sont deux notions différentes. La signature électronique simple n’est pas dénuée d’efficacité. Sa facilité d’utilisation et son accessibilité en font un outil extrêmement puissant dans les contextes appropriés, où les utilisateurs pourraient rencontrer des difficultés avec des options de signature plus avancées.

De plus, la signature électronique simple s’intègre facilement dans une large gamme de plateformes, d’applications et d’utilisations, des formulaires en ligne aux systèmes de gestion de documents. Cela permet d’augmenter la sécurité des processus réalisés de manière habituelle, où des options de signature plus avancées seraient plus perturbantes pour les utilisateurs. La signature électronique simple d’Universign n’est pas « inférieure » aux autres formes de signature, elle est simplement mieux adaptée à certains usages spécifiques.

Signature électronique simple : valeur juridique

Bien qu’il s’agisse de la forme la plus élémentaire de signature électronique, elle possède une valeur juridique reconnue dans de nombreux cadres légaux, à condition de respecter certains critères. Sa validité découle de réglementations telles que le règlement eIDAS dans l’Union européenne et la loi ESIGN aux États-Unis.

Selon le cadre réglementaire établi, la signature électronique simple est l’une des trois formes de signature électronique disponibles. Elle est considérée comme légalement valide et admissible en tant que preuve dans les procédures judiciaires, tant que les parties impliquées en acceptent l’utilisation et que la signature répond aux exigences minimales fixées par la loi.

En France, l’article 1367 du Code civil définit la signature électronique comme une preuve aussi efficiente que la signature manuscrite. La signature électronique est donc admise en cour de justice dès lors que sa fiabilité est reconnue.

Cependant, il est important de noter que la signature électronique simple ne bénéficie pas du même niveau de présomption d’authenticité et de sécurité que les signatures électroniques avancées ou qualifiées. Cela signifie qu’en cas de litige, la charge de la preuve incombera à la partie souhaitant démontrer sa validité.

Différences entre signature électronique simple, avancée et qualifiée

La validité juridique réduite de la signature électronique simple par rapport aux autres types de signatures s’explique par les différences de caractéristiques entre ces trois formes. Dans le cas des signatures avancée et qualifiée, leur technologie offre une présomption de véracité qui assure une sécurité juridique accrue.

Comment le règlement eIDAS affecte-t-il la signature électronique simple ?

Le règlement eIDAS, officiellement connu sous le nom de règlement (UE) n° 910/2014, a été mis à jour par le règlement (UE) 2024/1183, également appelé règlement eIDAS 2. Il est entré en vigueur en avril 2024.

L’une des grandes nouveautés de ce règlement concerne la mise en place d’un portefeuille numérique (EUDI Wallet) permettant aux citoyens européens de stocker et de gérer de manière sécurisée leurs données d’identification et d’autres attributs électroniques, tels que les permis de conduire ou les diplômes.

L’objectif est d’améliorer l’interopérabilité avec d’autres pays européens, facilitant ainsi l’utilisation de l’identification dans la signature lors de transactions avec des entités d’autres États membres de l’Union. Bien que les signatures électroniques simples continuent d’être valables et utiles pour des transactions à faible risque, l’accent mis par le nouveau règlement sur la sécurité et l’interopérabilité pourrait favoriser la normalisation de l’utilisation des signatures avancées ou qualifiées pour garantir une plus grande validité juridique. L’évolution de ce processus se fera à moyen et long terme, mais chez Universign, en tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, nous pouvons garantir à nos partenaires que nos services seront toujours conformes aux réglementations en vigueur.

Exemples de documents à signer avec une signature électronique simple

Cela signifie-t-il qu’une organisation devrait se passer de la signature électronique simple ? Non. Chaque outil est idéal pour un contexte précis. Il existe certains cas où il peut être judicieux d’utiliser la signature électronique simple comme outil de conformité pour un accord ou une transaction. En général, il s’agira de situations où il n’existe pas de risques juridiques potentiels. Voici quelques exemples de documents où la forme « simple » de la signature électronique peut s’avérer utile et pratique :

Acceptation des conditions générales d’utilisation

Comme mentionné précédemment, il s’agit de l’une des utilisations courantes de la signature électronique simple aujourd’hui. Pratiquement toute personne utilisant Internet a eu recours à ce type de signature. Toute plateforme, boutique ou site web, dans le processus d’inscription de l’utilisateur, devrait intégrer une solution de signature électronique simple, telle que le marquage d’une case pour accepter les conditions générales d’utilisation.

Accord sur les périodes de vacances entre employeur et employé

Bien qu’il puisse être judicieux d’utiliser un système de signature électronique avancée pour de nombreuses démarches avec les employés, pour des questions moins importantes, comme la demande de congés ou l’attribution de jours de repos, la signature électronique simple peut être une option intelligente. Elle est rapide et efficace. Elle permet d’ajouter un processus de confirmation suffisamment agile pour que les différents départements y trouvent leur compte.

Entrées, sorties et horaires de travail

Les employés qui doivent enregistrer leurs heures de travail, ce qui concerne une grande majorité, peuvent le faire de manière électronique en utilisant une signature simple. C’est un processus à effectuer plusieurs fois par jour, il est donc essentiel qu’il soit rapide et simple. La signature simple répond à ces besoins.

Inventaire de matériel lors de l’entrée et de la sortie d’un logement

Dans le cadre des contrats de location, le bailleur et le locataire peuvent utiliser une signature électronique simple pour signer un inventaire des équipements lors de l’entrée ou de la sortie du logement. Cette signature indique que les deux parties sont d’accord sur l’état et les éléments inventoriés, étant suffisante pour ce type de transactions. En fait, sa facilité d’utilisation permet d’effectuer des mises à jour lorsque des modifications de l’équipement sont réalisées.

En tout état de cause, l’intégration d’une solution de signature électronique dépendra largement des besoins spécifiques de chaque situation. Si votre entreprise traverse une phase de transformation, notre livre blanc contient toutes les informations nécessaires sur la signature électronique et tout ce dont vous avez besoin pour répondre à vos questions.