Dématérialisation des factures : tout ce que vous devez savoir sur la numérisation des factures papier

Usages
30 septembre 2019
Tout connaitre sur la numérisation des factures papier

Suite et fin de notre série d’articles consacrés à la dématérialisation du processus de facturation. Comme nous l’avons évoqué précédemment, les avantages business liés à cette démarche sont nombreux : réduction des coûts, amélioration des processus… DAF, comptables, contrôleurs de gestion, maintenant que vous savez tout du cadre réglementaire inhérent aux factures électroniques, découvrez comment nous vous accompagnons dans le processus de numérisation des factures papiers.

Principe d’intégrité, de quoi s’agit-il ?

La dématérialisation d’une facture reçue au format papier s’inscrit dans un processus de numérisation des factures papier codifié à l’article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales. Dans ce cadre, le transfert des factures papiers vers un support informatique doit respecter trois conditions :      

  • Il doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique, copie conforme à l’original en image et en contenu ;
  • Les factures doivent être archivées de façon appropriée ;
  • Afin d’en garantir l’intégrité, un cachet électronique doit être utilisé.

Si ces trois conditions sont réunies, la facture originale reçue en format papier peut alors être jetée une fois numérisée si sa dématérialisation s’inscrit dans un processus de copie fiable au sens du Décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016.

Si au contraire la dématérialisation de la facture ne s’inscrit pas dans un processus de copie fiable : la facture originale reçue en format papier doit être conservée en l’état en cas de contrôle fiscal, même si la facture numérisée peut faire elle l’objet de traitements dématérialisés.

Rappelons que la copie fiable, qui intervient dans le cadre d’une procédure d’archivage au sein d’une entreprise, permet de garantir l’intégrité de la copie numérisée d’une facture papier.

Plus d’informations sur le cadre légal lié à la numérisation d’un document :
Décret du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies

A vos côtés dans la numérisation des factures papier

Un projet de digitalisation de la comptabilité fournisseur, dont la numérisation des factures papier fait partie intégrante, peut répondre à divers objectifs tels la suppression des échanges au format papier, la réduction des délais de traitement des factures et des paiements inhérents, des gains de productivité, la fiabilité des données ou encore l’optimisation du pilotage de la trésorerie. Dans le cadre de la sélection d’une solution de dématérialisation du processus, un certain nombre d’aspects légaux sont à prendre en compte.

Ainsi, si la loi autorise de supprimer les factures papiers réceptionnées par les entreprises, elle oblige néanmoins les récepteurs à conserver une copie fiable numérisée, cachetée et horodatée. Le cachet électronique confère à votre facture électronique PDF une valeur légale, garantissant ainsi son intégrité et sa provenance.

Rappelons que :

– Le cachet électronique garantit l’identification d’un émetteur avec un certificat de personne morale. Autrement dit, il garantit l’origine du document ;

– L’horodatage (inclus au cachet) garantit quant à lui l’existence d’un document à une date et à une heure précise et que celui-ci n’a pas été modifié depuis cette date (principe d’intégrité).

C’est parce que nous sommes Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement eIDAS que nous pouvons proposer ces services de confiance dans les meilleures conditions de sécurité juridique et légale afin de vous accompagner dans vos projets de numérisation des factures papier. Nous pouvons également réaliser des copies fiables de vos notes de frais… faites passer l’information à votre DRH !

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