Copie fiable : l’outil incontournable des entreprises qui se dématérialisent

Les entreprises, tous secteurs d’activités confondus, entament ou poursuivent leur processus de dématérialisation. Cela est acquis, s’agissant là d’une condition essentielle de leur survie. Parallèlement, elles ont l’obligation légale de conserver des documents, parfois même plusieurs milliers, pour des raisons juridiques (nécessité de disposer de preuves en cas de litiges ou de contrôles de l’administration fiscale) pendant les durées de prescription légale qui leurs sont imposées en raison de la nature de leur activité. Dans ce cadre, elles sont nombreuses à devoir mettre en place un dispositif permettant de créer des copies fiables. En tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, nos services de confiance peuvent participer à la création d’un tel dispositif. Quelle est la réglementation en vigueur ? Dans quelles circonstances utiliser une copie fiable ? Explications…

De quoi parle-t-on ?

Une copie fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions de l’article 1379 du Code civil et du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, une fois qu’une copie fiable a été réalisée sous forme numérique, les entreprises n’ont plus besoin de conserver les originaux au format papier.

Copie fiable et réglementation

L’article 1379 du Code civil dispose qu’une copie fiable a une force probante identique à celle du document original. Si la fiabilité est laissée à l’appréciation du juge, le décret que nous venons d’évoquer précise quant à lui les procédés techniques permettant de présumer la fiabilité de la copie numérique réalisée, c’est-à-dire sa fidélité à l’original et son incorruptibilité. Parmi eux, citons :

• L’horodatage ;
• La signature électronique;
• Le cachet électronique.

Notre horodatage qualifié qui existe en tant qu’offre autonome est également inclus dans toutes nos signatures électroniques et cachets électroniques. Il qui apporte une date et une heure de référence universelle (UTC) à vos documents utilisés dans le cadre d’échanges électroniques et vous permet ainsi de disposer d’une présomption d’intégrité de vos copies numériques, entrainant ainsi un renversement de la charge de la preuve.

Par ailleurs la signature électronique Universign garantit l’identification des signataires et l’intégrité du document signé.

Notre service de cachet électronique permet quant à lui à une entreprise de garantir l’origine de l’émetteur du document et l’intégrité d’un document toujours grâce à notre service d’horodatage qualifié également inclus dans chaque cachet.

Découvrez nos articles consacrés à l’horodatage et au cachet électronique

Par ailleurs, les copies fiables doivent être conservées dans des conditions assurant la non altération de leur forme ou de leur contenu (principe d’intégrité).

Dans quels cas l’utiliser ?

Dématérialisation des factures fournisseurs et clients

Conformément à l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales, de l’émission de la facture à sa numérisation, l’administration fiscale veut connaître l’identité de l’émetteur et avoir la garantie que ses données n’ont pas été altérées. Pour y répondre, le BOFiP (Bulletin Officiel des Finances Publiques) impose de numériser la facture papier dans les délais les plus courts à sa réception et d’en attester la date grâce à un système d’horodatage. Ce sceau électronique apporte la preuve irréfutable que le document n’a pas été altéré depuis sa numérisation. Le BOFiP exige par ailleurs que l’horodatage se double d’un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL), qui peut être :

• un cachet électronique ;
• une signature électronique.

Notes de frais

Le processus de dématérialisation des notes de frais doit respecter les exigences de l’Urssaf et de l’administration fiscale. Il est en effet indispensable de pouvoir prouver que les justificatifs ont bien été numérisés dans des conditions garantissant leur fiabilité par rapport à la version papier.

Une signature électronique ou un cachet électronique doivent notamment être apposés sur le document, qui doit également être horodaté. Dans les deux cas, un certificat électronique permettant d’identifier la personne physique ou morale est nécessaire.

Mooncard, Lucca, E2time, Traveldoo et Notys sont des éditeurs proposant notamment comme service la dématérialisation du traitement des notes de frais. Objectif : permettre à leurs clients de se séparer des justificatifs papiers. Ces éditeurs utilisent notre cachet électronique pour l’apposer sur les notes de frais de leurs clients. De son côté, Spendesk est une plateforme qui permet à des salariés de soumettre leurs demandes de dépenses professionnelles.

La copie fiable est plus largement applicable à tous les actes de la vie courante d’une entreprise : documents légaux, contrats (fournisseurs, clients, de travail), devis, bons de commande…