EMLYON Business School digitalise à 100% l’intégration administrative de ses étudiants

Former des Entrepreneurs pour le Monde. Fondée en 1872, emlyon business school est la référence européenne de l’éducation entrepreneuriale. emlyon business school forme chaque année près de 4 500 étudiants en formation initiale représentant 80 nationalités et 5 500 cadres d’entreprise en formation continue sur ses 5 campus (Lyon, Paris, Saint-Étienne, Casablanca et Shanghai). A ce jour, emlyon business school totalise un réseau de 26 000 diplômés dans 107 pays.

Lors de son inscription, chaque étudiant doit fournir un ensemble de documents administratifs (pièces d’identité, document d’état civil, attestation de sécurité sociale, responsabilité civile…) qui constitue son dossier. Cette “intégration administrative” se conclut par la réalisation d’une convention financière pour le règlement des frais de scolarité et de formation, des droits d’inscription et des diverses cotisations. Centralisée au sein d’une application métier spécifique, la gestion administrative des dossiers étudiants franchit une nouvelle étape en 2013 par la mise en place d’une gestion électronique de documents (GED) qui favorisent la dématérialisation des processus. Chaque étudiant accède à un espace en ligne dans lequel il télécharge ses pièces justificatives et gère sa relation administrative avec l’école. « La GED a permis de dématérialiser une grande partie des justificatifs du dossier administratif » précise Gilles Maronnat, responsable Comptabilité Clients Formation Initiale et Formation Continue. « La convention financière représentait le dernier document matérialisé pour lequel nous demandions à l’étudiant d’imprimer, de le renvoyer signé par courrier postal, accompagné de son règlement ; un chèque la plupart du temps ! ».

La signature électronique, dernière étape de la dématérialisation

La convention financière représente un document central qui régit la relation contractuelle entre l’école, l’étudiant et le tiers-payeur (les parents la plupart du temps). Par son importance, elle nécessite d’être conservée en cas de litige. « La convention financière en version papier restait le maillon faible de cette chaine dématérialisée. Elle nous reliait à une gestion archaïque que nous voulions abandonner, avec du stockage physique dans des classeurs et des armoires d’archives… Nous devions arriver à bout de ce dernier contrat papier ! »explique Christophe Philys, chef de projet informatique, en charge des projets IT.

La mise en place de la signature électronique représente alors une nécessité, comme l’ultime étape du projet de …

« Grâce à Universign, nous avons gagné notre pari : 100% des conventions financières ont été signées électroniquement, soit plus de 4500 dossiers signés de façon totalement dématérialisée. Les économies d’échelle réalisées sont telles que nous avons réduit le recours aux contrats saisonniers qui viennent traditionnellement renforcer nos équipes. »

Gilles Maronnat

Responsable Comptabilité Clients EM Lyon