EMLYON Business School : Grande école de management et commerce

EMLYON Business School digitalise à 100% l’intégration administrative de ses étudiants

Former des Entrepreneurs pour le Monde. Fondée en 1872, Emlyon business school est la référence européenne de l’éducation entrepreneuriale. EM Lyon business school forme chaque année près de 4 500 étudiants en formation initiale représentant 80 nationalités et 5 500 cadres d’entreprise en formation continue sur ses 5 campus (Lyon, Paris, Saint-Étienne, Casablanca et Shanghai). A ce jour, Emlyon business school totalise un réseau de 26 000 diplômés dans 107 pays. 

Lors de son inscription, chaque étudiant doit fournir un ensemble de documents administratifs (pièces d’identité, document d’état civil, attestation de sécurité sociale, responsabilité civile…) qui constitue son dossier. Cette “intégration administrative” se conclut par la réalisation d’une convention financière pour le règlement des frais de scolarité et de formation, des droits d’inscription et des diverses cotisations. Centralisée au sein d’une application métier spécifique, la gestion administrative des dossiers étudiants franchit une nouvelle étape en 2013 par la mise en place d’une gestion électronique de documents (GED) qui favorisent la dématérialisation des processus. Chaque étudiant accède à un espace en ligne dans lequel il télécharge ses pièces justificatives et gère sa relation administrative avec l’école. « La GED a permis de dématérialiser une grande partie des justificatifs du dossier administratif » précise Gilles Maronnat, responsable Comptabilité Clients Formation Initiale et Formation Continue. « La convention financière représentait le dernier document matérialisé pour lequel nous demandions à l’étudiant d’imprimer, de le renvoyer signé par courrier postal, accompagné de son règlement ; un chèque la plupart du temps ! ». 

La signature électronique dernière étape de la dématérialisation

La convention financière représente  un document central qui régit la relation contractuelle  entre l’école, l’étudiant et le tiers-payeur (les parents la plupart du temps). Par son importance, elle nécessite d’être conservée en cas de litige. « La convention financière en version papier restait le maillon faible de cette chaine dématérialisée. Elle nous reliait à une gestion archaïque que nous voulions abandonner, avec du stockage physique dans des classeurs et des armoires d’archives… Nous devions arriver à bout de ce dernier contrat papier ! » explique Christophe Philys, chef de projet informatique, en charge des projets IT. 

La mise en place de la signature électronique représente alors une nécessité, comme  l’ultime étape du projet de dématérialisation. La généralisation du paiement en ligne, notamment pour le règlement des petits montants (droits administratif, sécurité sociale), lève la dernière contrainte du maintien des documents “physiques”, et signe la fin du contrat papier et du paiement par chèque. « La GED, la signature électronique et le paiement en ligne sont trois projets qui s’inscrivent dans une démarche plus globale d’optimisation de l’intégration des étudiants, avec une volonté de simplifier les processus tout en proposant une expérience fluide et une image moderne de l’école sur les formalités administratives ». 

Dès janvier 2015, Christophe Philys consulte les acteurs du marché et met en place un tableau de scoring pour sélectionner le prestataire sur des critères concrets : pérennité de la société, richesse fonctionnelle de la solution, possibilité d’intégration à leur application métiers, niveau de technicité, budget global et qualité de la relation commerciale. « Une notation cartésienne qui a permis de faire notre choix en toute objectivité. Universign a obtenu la meilleure note, c’est aussi simple que ça ! » se souvient Christophe Philys. La phase d’intégration a été tout aussi simple. « La documentation fournie est bien faite, et favorise une mise en œuvre rapide. L’API Universign respecte les standards d’intégration de sorte que sa mise en œuvre s’est faite rapidement par mes équipes. ». Quelques jours d’intégration ont suffi pour une mise en production effective en mai 2015, à temps pour le début des campagnes d’inscription. 

Sur le plan administratif, le bilan de la rentrée 2015-2016 est plus que positif. « Chaque année, plus de 500 étudiants sont hors du campus pendant les phases de contractualisation, en stage ou en césure à l’étranger. En cette rentrée, la dématérialisation complète des démarches d’inscription a été un confort pour eux… et un vrai luxe pour nous ! Pour ces digital native, la démarche leur est finalement apparue naturelle, voire évidente…». À contrario, les gains de temps et de productivité  réalisés par l’équipe Administrative de Gilles Maronnat ont été  considérables. Des gains qui reposent par la réalisation d’une partie des démarches par les étudiants eux-mêmes : téléchargement des pièces justificatives depuis leur profil utilisateur, signature électronique en ligne de la convention financière… 

Des gains de temps et de productivité importants

Les bénéfices obtenus dès la première campagne entièrement digitalisée sont conséquents : 

• réduction des délais de traitement du dossier administratif de chaque étudiant :  le délai de traitement d’un dossier étudiant représente désormais une minute, contre plusieurs dizaines auparavant, 
• réduction des coûts par la suppression totale des papiers et gain de temps en traitement administratif :  moins d’archivage, moins de classement, zéro perte de documents… 
• optimisation et simplification des processus :  les documents signés électroniquement sont intégrés automatiquement dans des workflows, avec consultation et visualisation directe dans l’application métier. 

« Nous avons gagné notre pari : 100% des conventions financières ont été signées électroniquement en 2015, soit plus 4.500 dossiers signés, entièrement dématérialisés » précise fièrement Gilles Maronnat. « Grâce à la signature électronique, les économies d’échelle réalisées sont importantes, au point de réduire de 3 mois le temps de présence des contrats CDD et des intérimaires saisonniers qui viennent traditionnellement renforcer nos équipes… Notre direction générale est très satisfaite des gains de temps et de productivité obtenus… »

Ce succès s’est largement diffusé en interne, au point que de nombreuses réflexions n’émergent ici ou là. Christophe Philys est ainsi devenu le référent sur la signature électronique au sein d’emlyon business school pour accompagner d’autres projets… L’ouverture d’un nouveau programme de formation post-bac a révélé une problématique couverte par la signature électronique. « L’intégration d’étudiants mineurs dans ce nouveau cursus nous posait la problématique de démarches soumises à l’obtention de l’autorisation parentale. Grâce à Universign et sa simplicité d’intégration, nous avons couverts rapidement un nouveau besoin : faire signer aux parents, en une seule fois et à distance, une dizaine de documents essentiels à l’intégration de leur enfant ». 

L’accès au service de signature en ligne directement depuis la plateforme www.universign.com représente une fonctionnalité à forte valeur ajoutée, particulièrement apprécié par Gilles Maronnat. « En parallèle du Web Service intégré à notre environnement IT, j’utilise la plateforme Universign pour la signature de contrats spécifiques ou ponctuels » explique-t-il.  « C’est facile d’accès, simple d’utilisation et très pratique grâce au tableau de bords de suivi des collectes. Cet accès complémentaire m’offre une flexibilité supplémentaire pour piloter la signature de contrats marginaux en dehors des workflows automatisés, avec la même valeur juridique que les autres documents ». 

Les équipes possèdent désormais  une vision complète et entièrement dématérialisée d’un dossier étudiant, avec des processus simplifiés, fluidifiés et sécurisés, dans une démarche “zéro papier”. En parallèle, les réflexions se multiplient en interne et les demandes de duplication sont crescendo : signature de la Charte Electronique pour les sessions de formation continue en ligne, documents de cession de droit à l’image, signatures administratives internes ou signatures des conventions de stages… « Les déclinaisons sont quasi infinies, les gains potentiels tout autant…»  conclut Christophe Philys.