La signature électronique aide les laboratoires à respecter la législation anti-cadeaux

Dans le cadre de la dématérialisation massive du secteur de la santé, accélérée en raison du contexte sanitaire lié à la Covid-19, les services de confiance prennent toute leur dimension. Partout, la signature électronique s’impose comme l’alternative parfaite à la signature manuscrite pour signer rapidement tout type de document : admissions, attestations de prise en charge, consentements, ordonnances, décharges médicales, factures… A condition qu’ils soient délivrés par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS tel qu’Universign, les services de confiance garantissent aux professionnels de santé un haut niveau de sécurité et de conformité de leurs documents numériques, tout en réduisant considérablement les coûts d’impression, d’envoi ou d’archivage.

Comme vous allez le constater au travers du témoignage de notre client Tucania, éditeur d’une solution collaborative de gestion de la conformité réglementaire pour l’industrie de la santé, et au regard de l’évolution de la loi DMOS (Diverses Mesures d’Ordre Social) fin 2020, la signature électronique est également une solution efficace pour contribuer à la lutte contre les conflits d’intérêt dans le secteur de la santé.

Conflits d’intérêt : la législation anti-cadeaux en action

La législation anti-cadeaux qui a vu le jour dans le cadre de la loi DMOS a connu une évolution significative fin 2020, devenant à cette occasion la loi d’encadrement des avantages. Elle a été renforcée par le Décret n°2020-730 du 15 juin 2020 relatif aux avantages offerts par les personnes fabriquant ou commercialisant des produits ou des prestations de santé qui interdit « le fait, pour les entreprises mentionnées à l’article L. 1453-4 du Code de la Santé Publique, de recevoir des avantages en espèces ou en nature, sous quelque forme que ce soit, de manière directe ou indirecte, proposés ou procurés par les personnes mentionnées à l’article L. 1453-5 du Code de Santé Publique ». Le décret établit les modalités de contrôle préalables des conventions conclues avec le professionnel de santé, basées notamment sur une comparaison entre la valeur des avantages octroyés et les seuils de montants fixés par arrêté. Les modes de contrôles sont, selon les montants inférieurs ou supérieurs au seuil fixé par décret, soit déclaratifs soit soumis à autorisation.

La formalisation de l’octroi d’avantages ou de rémunérations était imposée dès les premières versions de la loi anti-cadeaux. Ainsi, depuis plus de 20 ans la prise en charge des frais de participation à un congrès professionnel par un laboratoire doit faire l’objet d’une convention d’hospitalité, ou encore l’intervention d’un médecin comme orateur doit faire l’objet d’un contrat signé par chacune des parties. Par ailleurs, la publication des liens d’intérêt imposée par la loi de transparence santé impose de communiquer la date des signatures de ces conventions et contrats par le professionnel.

Des usages concrets des services de confiance

Erwan Delebecque, Président de Tucania : « Nous proposons à nos clients la signature électronique Universign depuis plus de trois ans. Un de ses principaux bénéfices est de réduire le temps de signature des documents pour nos clients, comme pour les professionnels de santé. On constate également une réduction des coûts. Par ailleurs, le processus que nous avons développé en intégrant la solution Universign permet de classer automatiquement les documents. Ainsi, le fichier peut être transmis lors des échanges avec les autorités et contrôlé en cas d’audit. Sans cela la numérisation des versions papiers serait chronophage et source d’erreur. Enfin nous parvenons à collecter les informations cruciales relatives au processus : envoi du document, date de signature… ».

Les nouvelles règles imposées par la loi d’encadrement des avantages, notamment l’obligation de joindre aux déclarations la version des conventions et contrats signés par le professionnel, a rendu primordiale l’utilisation de la solution de signature électronique en lieu et place de la manuscrite. « Auparavant les conventions d’hospitalité étaient pour la plupart signées le jour même de l’évènement, la nouvelle réglementation impose de transmettre les documents nominatifs au moins huit jours ouvrés avant l’événement. Seule la signature électronique permet de collecter à temps les signatures ! »

Erwan Delebecque poursuit : « Les échanges entre industriels et professionnels sont un élément clé dans notre système de santé, il est impératif qu’ils soient régulés et transparents. Chaque acteur souhaite une collaboration efficace pour se concentrer sur le contenu scientifique des échanges. Les nouveaux textes précisent les règles de collaboration. Il faut que leur mise en œuvre soit optimisée et simple. La digitalisation progresse dans notre vie personnelle et professionnelle, des pratiques innovantes comme la signature électronique sont devenues la norme, le secteur de la santé n’y déroge pas. Certains médecins ne comprennent d’ailleurs pas que la signature électronique ne soit pas généralisée pour la signature des contrats et des conventions d’hospitalité.

Pour Stéphanie Roucou, Directrice des opérations de Tucania, « l’usage de la signature électronique Universign a fortement augmenté le taux de retour des contrats signés avant relance, atteignant 95% sur les prestations que nous gérons pour nos clients. Par ailleurs le délai de collecte est réduit, ce qui est important avec la nouvelle loi. Nous souhaiterions étendre la signature électronique à tous types de conventions. Cependant, pour de l’hospitalité la gestion des adresses électroniques est plus complexe. En revanche, pour un public d’experts nous utilisons la signature électronique pour d’autres documents, comme les projets de notes d’honoraires par exemple et renforçons ainsi le service au HCP (Health Care Professional). »

Les industriels ont bien conscience que les effets de la nouvelle loi ne se sont pas encore fait ressentir sur les organisations en raison de la crise sanitaire. Ils mesurent déjà la nécessité d’optimiser les processus au regard des évolutions réglementaires, avec la conviction qu’il leur faut mener ces chantiers avant le retour du niveau d’activité d’avant crise.

Julien Estaphan, Product Owner de Tucania témoigne enfin : « l’intégration de la solution Universign réalisée il y a 3 ans est véritablement robuste, le service est très stable et nous n’avons aucun coût de maintenance malgré la forte montée en charge de ce service. »

Rappelons également que la signature électronique est un gage de sécurité. Elle est en effet très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016. La signature électronique garantit aussi bien l’intégrité et l’opposabilité du document signé, grâce à un horodatage qualifié intégré à toutes nos signatures, que l’identification des signataires. Les professionnels de santé plébiscitent particulièrement l’horodatage qualifié pour sa capacité à conférer une valeur légale aux documents signés.

Réduction des coûts, optimisation de l’organisation, meilleure traçabilité, satisfaction des patients… la signature électronique présente de nombreux avantages. Pour découvrir les usages variés et bénéfices de la signature électronique dans le secteur de la santé, rendez-vous sur notre page santé.