Signature électronique : 5 étapes clés pour réussir son lancement

La signature électronique s’impose aujourd’hui comme une solution indispensable pour dématérialiser les contrats et optimiser les flux de travail en entreprise.

Pour autant, avant de mettre en place un tel processus qui, de fait, change les habitudes des métiers, certaines étapes clés sont nécessaires.

Chez Signaturit, nous accompagnons des centaines de clients dans l’intégration de la signature électronique.

Pour vous aider à planifier votre projet, voici les 5 étapes qui vous permettront de lancer votre projet de signature électronique avec succès.

1 – Analyser l’ensemble du projet

La première étape pour lancer un projet de signature électronique consiste à analyser en amont l’intégralité de celui-ci. Cette analyse doit prendre en compte :

• Les raisons pour lesquelles l’entreprise souhaite mettre en place ce système : accélérer les contrats, réduire les coûts, etc.
• Les départements concernés
• Les besoins prioritaires
• Le budget du projet
• Les ressources internes disponibles pour le mener à bien

Pour ne pas perdre de vue à la fois l’objectif et les fondements de cette mise en place, il est important de garder cette liste en tête tout au long du processus.

2 – Définir les parcours

Pour chaque processus, vous devez vous poser les bonnes questions afin de déterminer les synergies et réunir les besoins pour, ensuite, formuler une demande unique à votre prestataire.

Cette analyse doit prendre en compte :

• Le cycle de vie de gestion des documents
• Les étapes avant et après la signature
• Le volume et le type de documents à signer et comment ils se répartissent tout au long de l’année
• Le nombre de signatures par document et par personne
• Les utilisateurs en charge d’envoyer les documents en signatures et quel sera le rôle de chacun
• Les signataires internes et externes
• Les logiciels utilisés pour traiter les contrats, par exemple le logiciel SIRH par votre équipe RH ou encore le CRM par votre équipe commerciale

Prenez aussi en compte les contraintes organisationnelles que sont les déplacements à l’étranger, les personnes peu disponibles ou les besoins de délégations.

3 – Etablir votre cahier des charges

Pour définir votre processus et établir votre cahier des charges avant de choisir votre solution, définissez d’abord ces 3 exigences :

1. Le niveau de signature électronique
   le choix du niveau de signature a un impact sur le choix de solution, sur la fluidité du process pour l’émetteur comme pour le signataire.
   
2. Le mode d’utilisation
   En face à face (par exemple, pendant un état des lieux) ; en ligne (contrats d’assurance en ligne par ex.) ou à distance (par mail avec un téléconseiller par ex.)
   
   Il est possible de combiner ces différents parcours et modes d’utilisation, en fonction de vos besoins spécifiques.
   
3. Le mode d’intégration
   • Privilégiez-vous une intégration API ou sur un portail web ? Pour cela, il est recommandé de discuter avec le responsable juridique et le DSI afin de choisir la solution la plus adaptée à votre environnement métier.
   • Ou bien sur une web-app : simple, rapide, immédiat, mais sans intégration spécifique
   • Ou encore une intégration à vos outils internes : CRM, SIRH ou à votre site web

Ces questions vous aideront ensuite à établir la liste de critères afin de choisir la bonne solution de signature électronique et établir votre cahier des charges.

Nos conseils pour définir efficacement votre processus 

1. Ne reproduisez pas votre processus papier
   Pour profiter pleinement de la puissance de la signature électronique, il faut avant tout prendre du recul. Dites-vous : « ce n’est pas parce que j’ai un processus papier qu’il faut le reproduire à l’identique ».
   
2. Analyser tous les cas d’usage
   Il est essentiel d’avoir une vision d’ensemble du parcours pour identifier toutes les opportunités.
   
3. Penser votre parcours client de bout en bout
   De l’édition des documents à leur archivage et à leur conservation dans le temps.
   
4. Prendre en compte votre environnement métier
   Tenez comptes des outils et contraintes réglementaires. Dans certains domaines où il existe des process obligatoires, des particularités.

4 – Intégrer les équipes et les former

La signature électronique est un projet transverse qui implique différentes équipes.

Par conséquent, il faut veiller à ce que tous les acteurs travaillent ensemble à et « désilloter » le processus.

Cela nécessite d’intégrer dès le début l’ensemble des équipes IT (la DSI), juridiques et les équipes métiers afin de répondre à leurs besoins et à leurs cas d’usage. Cela inclut les fonctionnalités des workflows, ou encore la simplicité d’utilisation, etc.

Pour favoriser l’adhésion et faire le lien entre les différentes équipes, nommer un chef de projet est souvent indispensable. Tout comme de former les équipes à l’utilisation de la signature électronique.

5 – Choisir le prestataire

Le choix du prestataire détermine en grande partie la réussite du projet de signature électronique. Optez pour une entreprise fiable et reconnue.

Nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :

• Le prestataire a-t-il toutes les garanties de conformité au regard de la loi ?
• Etes vous accompagné de bout en bout par le prestataire ?
• L’intégration est-elle simple à faire ?
• La documentation technique et le support sont-ils de qualité ?
• Est-ce que la solution est simple à utiliser pour les utilisateurs et signataires ?

Chez Signaturit, la réponse est oui, c’est dans cet esprit que nous avons développé notre solution de signature électronique, pour vous offrir une solution qui répond à toutes vos exigences.

N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet et être conseillé par nos équipes.