Les avantages de la signature électronique pour les DSI

Avis d’expert
10 juillet 2023
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Lorsqu’ils nous parlent de leurs projets, de nombreux Directeurs des Systèmes Informatiques (DSI), Chief Technology Officer (CTO) ou Chief Digital Officer (CDO) cherchent à connaitre les avantages que peut leur apporter cette brique digitale dans leur stratégie technologique.

Si c’est votre cas, passons en revue tous les 7 avantages de la signature électronique sans plus attendre.

1. EFFICACITÉ DES PROCESSUS OPÉRATIONNELS

Fini les interminables échanges de documents physiques et les délais de traitement à rallonge.

La signature électronique offre un avantage considérable à tous vos collaborateurs en termes d’efficacité des processus opérationnels.

Vos flux de travail sont fluides et rapides, avec des contrats et des accords qui peuvent être signés et renvoyés en quelques clics seulement.

Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, au lieu de perdre leur temps dans de la gestion de paperasse inutile.

2. INTÉGRATION AVEC LES PROCESSUS MÉTIERS

La signature électronique s’intègre parfaitement à vos processus et outils métiers, pour offrir une solution fluide et pratique aux  équipes, quelles que soient leurs fonctions.

Disponible en portail web ou intégrée via API, c’est la signature électronique qui s’adapte à votre besoin et à votre utilisation, et non l’inverse.

Vous pouvez ainsi facilement automatiser vos processus et simplifier vos interactions internes et externes.

3. RÉDUCTION DES COÛTS

La signature de documents papier est parfois perçue comme peu onéreuse dans les entreprises, à tort.

La signature électronique vous permet au contraire de réaliser des économies importantes en réduisant les coûts liés à la gestion des documents papier.

Fini les frais de fournitures, d’impression, de numérisation, d’envois postaux, de stockage et de gestion.

Le coût à la signature est marginal en comparaison de tous ces frais liés au processus papier.

En utilisant la signature électronique, vous pouvez allouer cette économie de budget à des projets plus stratégiques ou innovants.

De plus, les processus que vous allez automatiser grâce à la signature électronique réduisent le besoin de main-d’œuvre pour des tâches administratives fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Vos équipes peuvent désormais consacrer leur temps à des tâches plus pertinentes.

4. SÉCURITÉ DES DONNÉES

La sécurité des données est une préoccupation importante pour vous en tant que DSI.

La signature électronique vous apporte justement une réponse fiable à cette problématique, à plusieurs niveaux.

Tout d’abord, la signature électronique garantit l’authentification des signataires et l’intégrité des documents signés, c’est-à-dire que le document n’est pas altéré depuis sa signature.

Les exigences techniques de la signature électronique sont parmi les plus contraignantes.

Les entreprises qui vendent ce type de solution comme Signaturit sont régulièrement auditées par des organismes comme l’ANSSI pour obtenir la certification Européenne de Prestataire de Services de Confiance (PSCo), qui garantit que la signature électronique que vous avez déployée respecte les règles de l’art et donne le gage de preuve le plus fort devant un juge.

Et enfin, le risque de perdre des documents est aussi significativement réduit, la gestion numérique étant nettement plus simple que son homologue papier.

5. AMÉLIORATION DE L’EXPÉRIENCE ET DE LA SATISFACTION CLIENT

Avec la signature électronique, votre parcours de signature devient fluide, rapide, et beaucoup plus agréable.

Vos clients peuvent désormais signer des contrats et des documents sans avoir à allumer leur imprimante et sans besoin de trouver une boîte aux lettres ou de se déplacer en agence.

En proposant la signature électronique, vous renvoyez une image d’entreprise moderne, dynamique, et connectée avec les attentes de son marché.

6. AMÉLIORATION DE LA PERFORMANCE COMMERCIALE

La signature électronique contribue aussi à l’amélioration de la performance commerciale.

En automatisant l’envoi des contrats, les équipes de vente peuvent réduire considérablement le temps nécessaire pour recevoir leurs contrats signés.

Dans le meilleur des cas, vos clients peuvent même souscrire directement sans la moindre intervention de vos équipes.

Votre taux de conversion sera aussi meilleur car la signature électronique permet de battre le fer tant qu’il est chaud. Il est bien souvent plus facile de finaliser le contrat dans l’instant, plutôt que de relancer un prospect plusieurs fois pour obtenir sa signature.

Dans le cas de signature multiple ou séquencée, la possibilité de personnaliser l’ordre des signataires simplifie également la collecte des signatures.

La transmission du document d’une personne à une autre est automatiquement gérée, et vous pouvez facilement suivre le statut de chaque signature.

Côté client, la démarche est aussi plus simple car ils n’ont plus à se soucier de passer le document au signataire suivant.

7. MEILLEURE COLLABORATION À DISTANCE

La signature électronique facilite aussi la collaboration entre vos équipes.

Elle permet de vous adapter au télétravail qui fait maintenant partie intégrante de la vie de bureau.

Il est plus simple pour un collaborateur d’envoyer des documents à signer en ligne, plutôt que de devoir faire le tour des bureaux pour les distribuer et les récupérer.

Vos collaborateurs peuvent signer instantanément et de n’importe où tout type de document : contrats de travail, avenants, note de frais…

Votre solution de signature électronique peut également relancer automatiquement les retardataires et têtes en l’air.

Vous l’aurez compris, la signature électronique présente beaucoup d’avantages, tant pour les DSI garant de la sécurité et de la bonne marche des systèmes informatique, que pour les collaborateurs et clients de l’entreprise, avec des gains importants de productivité et d’expérience client.

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