Les 6 étapes clés pour bien intégrer la signature électronique

Avis d’expert
18 juillet 2023
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1. ANALYSER VOS BESOINS SUR L’ENSEMBLE DU PROJET

Comme tout projet, la première étape pour intégrer la signature électronique consiste à analyser l’intégralité de vos besoins.

Cette analyse doit prendre en compte :

  • L’objectif : Pourquoi votre entreprise souhaite mettre en place la signature électronique ? Souvent nos clients visent à accélérer la signature des contrats, réduire les coûts de gestion, rester compétitif, etc.
  • Les départements concernés : Quelles sont les fonctions, personnes ou départements qui vont être impliqués dans la gestion du projet ? Pour la mise en place de la signature électronique ? Dans son utilisation au quotidien ? Pour les aspects juridiques ?
  • Les ressources internes disponibles : Disposez-vous des budgets, des équipes et des expertises pour mener à bien ce projet en interne ? Pour intégrer la solution dans vos outils et processus ? En cas d’utilisation par API, avez-vous des développeurs ou devez-vous passer par des intégrateurs ?
  • Les documents à faire signer : Quels types de documents souhaitez-vous faire signer électroniquement ? Y a-t-il des exigences légales applicables à votre secteur d’activité ? Quels sont les processus à substituer ? Nos clients déploient souvent la signature électronique dans le cadre de la contractualisation et de la souscription d’offres.

2. COMPRENDRE LES DIFFÉRENCES ENTRE LES SIGNATURES ÉLECTRONIQUES ET MANUSCRITES

Une fois les contours de votre projet bien définis, il est important de vous éduquer sur la signature électronique, comme vous êtes justement en train de le faire avec ce guide.

Une perception courante, lorsque l’on se lance dans un tel projet, est qu’il faut répliquer les processus de signature papier en version digitale.

Les signatures électroniques et manuscrites sont très différentes, tant dans leur fonctionnement que dans leurs utilisations.

Par exemple, la signature électronique vous permet de signer un ensemble de documents réunis dans un seul et même fichier PDF. Votre signataire n’a besoin d’apposer sa signature qu’une seule fois pour signer ce fichier, et donc l’ensemble des documents.

Selon les paramètres que vous aurez choisis au préalable :

  • Soit l’intégralité du fichier est signée : dans ce cas, aucun document ne peut être dissocié du fichier, sinon la validité de la signature électronique n’est pas maintenue.
  • Soit chaque document au sein de ce fichier est signé de façon indépendante : chaque document peut être envoyé aux bons départements en interne par exemple sans compromettre la validité de la signature.

Prenons un second exemple avec le paraphe, qui est très souvent demandé dans la signature électronique car il est exigé lorsqu’on signe un document papier.

Lorsque vous signez électroniquement, la signature électronique garantit l’intégrité du document signé.

Formulé plus simplement, il n’est pas nécessaire de parapher chaque page d’un document électronique pour attester que son contenu n’est pas altéré, car c’est la signature électronique qui le garantit de par son fonctionnement technique.

La moindre modification du contenu après signature sera immédiatement détectable, ce qui est par ailleurs plus compliqué à détecter avec un document papier.

3. DÉFINIR LE PARCOURS ET LE NIVEAU DE SIGNATURE

Une fois les spécificités et possibilités de la signature électronique maîtrisées, vous pouvez concevoir votre parcours de signature.

Il faut alors vous poser la question : à quoi ce parcours doit-il ressembler de votre côté en tant qu’émetteur, et du côté des signataires ?

Dans tous les cas de figure, notre recommandation est de penser un parcours qui soit simple pour tout le monde.

Voici une liste de questions pour guider votre réflexion :

  • Qui déclenche la signature et à quel moment ?
  • Quel type de document signer ?
  • Quel niveau de signature ?
  • Qui signe, sur quel appareil et à quel endroit ?
  • Les signataires sont-ils tous réunis lors de la signature ?
  • Comment sont informés les signataires de l’étape de signature ?
  • Quelles sont les étapes à suivre ?
  • Comment sont réalisées les étapes de signature ?
  • Y a-t-il un délai de réflexion ?
  • Faut-il faire signer les signataires dans un ordre précis ?
  • Qui réceptionne le document signé en interne ?
  • Comment relancer le signataire, voire l’ensemble de la transaction, en cas de non signature ?

4. CHOISIR LE BON PRESTATAIRE DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Pour maximiser vos chances de succès et implémenter efficacement la signature électronique dans votre entreprise, le partenaire que vous allez choisir jouera un rôle central.

Voici les points que nous vous conseillons de passer en revue pour faire votre choix de façon éclairée, et que nous abordons plus en détail dans la 6ème section de ce guide :

  • Le prestataire a-t-il les certifications eIDAS nécessaires ?
  • Comment devez-vous conserver les documents signés avec ce prestataire ?
  • Propose-t-il les niveaux de signature dont vous avez besoin ?
  • Le portail web est-il simple et intuitif à utiliser ?
  • La solution s’intègre-t-elle facilement en API avec vos outils ?
  • Propose-t-il un environnement de test ?
  • Le processus de signature est-il simple pour vos signataires ?
  • L’accompagnement est-il réactif, qualifié et personnalisé ?
  • Les clients sont-ils satisfaits sur les critères qui vous sont importants ?
  • La localisation du prestataire est-elle en adéquation avec votre stratégie, notamment sur les aspects de données ?
  • Quelle est la position RGPD du prestataire vis-à-vis des données personnelles collectées lors de la signature ?

5. INTÉGRER LA SOLUTION

Une fois le prestataire identifié, il est temps pour vos équipes techniques d’intégrer la solution à vos outils ou processus.

Assurez-vous que le prestataire que vous avez retenu offre une documentation API claire et exploitable, et une solution qui soit simple à intégrer dans votre écosystème informatique.

Soyez vigilant aussi sur le niveau d’accompagnement dont vous souhaitez bénéficier. Ce point est parfois sous-estimé, mais avoir un accompagnement réactif qui maîtrise la signature électronique sur les aspects techniques et juridiques est un facteur clé de succès pour une intégration réussie.

A cette étape, il est important de connaître les bonnes pratiques de votre secteur et de votre cas d’usage.

Chez Signaturit – Universign, nos cheffes et chefs de projets vous partageront justement les bonnes pratiques adaptées à votre situation, ainsi que les connaissances techniques et juridiques nécessaires à votre projet.

Voici quelques exemples de bonnes pratiques pour illustration :

  • Dashboard de suivi des signatures : Si vous intégrez la signature dans votre solution SaaS, nous vous conseillons de créer un dashboard pour que vos clients puissent suivre le statut de leurs signatures, ainsi qu’un compteur avec le nombre de signatures restantes dans leur offre.
  • Intégration des messages d’erreurs : Dans les secteurs banque et assurance, quel message devez-vous afficher au signataire lorsqu’une pièce d’identité est refusée après téléchargement ? En fonction du code d’erreur obtenu, nous vous conseillerons quel message donner pour que votre signataire puisse comprendre le problème et retélécharger sa pièce correctement.

6. DÉPLOYER, ÉVALUER ET OPTIMISER LE PARCOURS

Une fois l’intégration terminée, votre mission ne s’arrête pas là.

Vous devez déployer l’outil auprès de vos collaborateurs, leur présenter le fonctionnement du parcours que vous avez implémenter, et les former aux différentes fonctionnalités mises à leur disposition.

Il faut s’assurer que vos équipes utilisent bien la signature électronique, et que le parcours est effectivement simple et pratique pour les utilisateurs internes ainsi que les signataires.

Nous vous recommandons de monitorer votre taux de conversion et votre volume de signatures avec des dashboards pour pouvoir évaluer, ajuster et optimiser votre parcours de signature si nécessaire.

Assurez-vous aussi que la solution intégrée tienne compte des évolutions légales et techniques lorsque c’est nécessaire.

Si vous avez judicieusement choisi votre prestataire, il reviendra proactivement vers vos équipes pour aborder le sujet.

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