Contractualisation à distance : les avocats plébiscitent la signature électronique

Confinement oblige, le télétravail reprend ses droits, notamment pour les professions réglementées. Dans ce contexte, les avocats doivent assurer la continuité de leur fonction à distance. Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, leur permet grâce à son service de signature électronique de poursuivre leur activité à travers différents contextes d’utilisation. Rapide à mettre en place, facile à utiliser et source d’économies conséquentes, ce service de confiance est un outil incontournable pour dématérialiser une grande variété de documents légaux. Universign est par ailleurs lauréat des visas de sécurité de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) et ses documents signés électroniquement sont reconnus directement par les logiciels Adobe, puisque nous sommes membre de l’Adobe Approved Trust List. Ainsi, les avocats sont assurés que nos services de confiance, dont la signature électronique, sont reconnus pour respecter les normes les plus strictes en matière légale et de sécurité. Avocats, vous l’avez compris, cet article très concret est fait pour vous… Bonne lecture.

Nos services de confiance à votre service !

Universign propose aux avocats une offre de services de confiance complète intégrant la signature électronique, le cachet électronique et d’horodatage. Rappelons tout d’abord que la signature électronique est un véritable gage de sécurité. Elle est en effet très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016. Celle-ci avait pour but d’harmoniser les différentes législations des Etats membres en la matière, d’assurer une relation de confiance entre les signataires et de renforcer le cadre juridique en créant le statut de Prestataire de Services de Confiance, offrant des services reconnus dans toute la zone euro.

La signature électronique Universign garantit aussi bien l’intégrité du document signé (vous avez la certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu), que l’identification des signataires pour avoir la même valeur probante qu’une signature manuscrite. Toutes nos signatures intègrent ainsi un horodatage qualifié, garantissant l’intégrité du document et l’authentification par SMS des signataires.

Quels sont les différents niveaux de protection de signatures électroniques ?

Le règlement eIDAS est à l’origine de trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Ces trois niveaux de signature sont mis en œuvre grâce à différents moyens d’identification électronique permettant de mieux maîtriser les risques d’usurpation d’identité.

A ce jour, Universign propose au marché trois types de signatures :

• La signature électronique simple est émise sans certificat personnel au nom du signataire et sur la base d’informations personnelles (numéro de téléphone, email) qui sont renseignées par la personne souhaitant lui faire signer le document. Notre processus de signature simple est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’ajout d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par les signataires.
• La signature avancée requiert des moyens d’identification plus fiables et nécessite la création d’un certificat émis au nom du signataire et contenant des informations collectées grâce à l’envoi de sa pièce d’identité. Le justificatif d’identité est contrôlé par un PSCo. Le niveau d’identification est ici plus élevé. Là encore l’étape d’authentification au moyen d’un code SMS est indispensable à la signature.
• La signature avancée avec certificat qualifié s’effectue avec un certificat nécessitant l’envoi d’un document d’identité et un face-à-face entre le futur titulaire du certificat et l’opérateur d’enregistrement. Ce dernier procédera au contrôle physique de l’identité du signataire en plus de sa pièce d’identité, s’assurant ainsi de l’exactitude des informations s’y trouvant. Le certificat émis est alors dit « qualifié ». Comme pour la signature simple et avancée, l’authentification avec un code SMS est également indispensable à la signature.

Quelle valeur juridique pour une signature électronique ?

Pour démontrer la valeur juridique de la signature électronique, il faut identifier de manière fiable le signataire et garantir l’intégrité du document signé. Il s’agit d’une opération à caractère légal. En France, l’article 1367 du Code civil définit la signature électronique comme une preuve aussi efficiente que la signature manuscrite. La signature électronique est donc admise en cour de justice dès lors que sa fiabilité est reconnue.

Comment prouver l’existence d’une transaction ?

Nous mettons à disposition des avocats utilisant la solution Universign depuis notre portail web une attestation de signature. Lors d’une opération de signature électronique, toutes les actions réalisées sur le document signé (les personnes, entités intervenues dans la transaction, ainsi que d’autres données techniques), sont consignées dans cette attestation. Une fois le document signé, l’attestation peut être téléchargée puis archivée.

En cas de nécessité, nous pouvons également fournir aux avocats un fichier de preuve contenant des informations complémentaires sur la transaction et ses signataires, renforçant ainsi la preuve de cette dernière. Pour des raisons de conformité RGPD, ce document ne peut être communiqué qu’à la demande d’une des parties via une demande formalisée dans des cas spécifiques : litiges, procédures judiciaires, réquisitions judiciaires, demandes de contrôles administratifs et audits internes.

Avocats, sachez aussi que nous vous proposons un service de conservation à valeur probante sur la base de la norme ETSI TS 119 511. Celle-ci confère dans le temps la valeur probatoire à un document signé, dès lors qu’il est archivé chez Universign.

Nos services de confiance dématérialisent l’activité des avocats

Les avocats peuvent utiliser la signature électronique pour signer l’intégralité des actes sous seing privés conclus entre personnes privées, à l’exception des actes pour lesquels :

• Il existe une exclusion d’origine légale (articles 1174 et 1175 du Code Civil), c’est-à-dire tous les contrats pour la validité desquels un écrit est exigé et qui sont relatifs au droit de la famille et des successions, ou aux sûretés personnelles ou réelles (de nature civile ou commerciale) ;
• Il existe une exclusion résultant de contraintes pratiques (actes soumis à l’enregistrement aux impôts et ceux devant être déposés auprès de greffes n’acceptant pas les actes électroniques).

Très concrètement, la signature électronique peut être utilisée dans différents cas :

Contrats 

• Signature de contrats B2B (commercial, vente, fournisseur) ;
• Signature de contrats B2C.

Corporate

• Signature de pactes d’actionnaires ;
• Signature de baux commerciaux ;
• Signature de Procès-Verbaux d’Assemblée Générale.

Fusions et acquisitions

• Signature de Share Purchase Agreement (SPA)* et ses annexes sous réserve qu’il n’y ait pas lieu de l’enregistrer ;
• Signature de garanties (du prix ou de la garantie de passif). Attention toutefois : la fiducie, la caution et le nantissement de compte titres ne peuvent être signés électroniquement que s’ils sont conclus pour les besoins de la profession de la personne.

Garanties légales, respect du cadre réglementaire, sécurité du processus de contractualisation, gain de temps, facilité d’utilisation… La signature électronique s’impose comme une solution incontournable permettant aux avocats de poursuivre leur fonction à distance dans les meilleures conditions.

Avocats, contactez-nous dès à présent pour maintenir et sécuriser votre activité à distance !

* Contrat de vente définissant les termes du transfert de propriété des actions lors de la cession d’une société.