Comment déployer avec succès une solution de signature électronique ?

La transformation numérique des entreprises et, de fait, la dématérialisation de leurs processus les mènent à intégrer la signature électronique.

En 2021, 75% des professionnels étaient déjà convaincus de son utilité d’après notre étude faite par YouGov.

Pour vous aider à réussir votre transition, la mise en place d’une stratégie de déploiement et de conduite du changement s’avère indispensable.

Le déploiement de la signature électronique

1.      Identifier les risques d’échec potentiels

Quelles seront les conséquences financières ou organisationnelles pour votre entreprise si les utilisateurs internes n’adoptent pas l’usage de la signature électronique ?

Prenons l’exemple d’agents courtiers ou d’agents indépendants qui travaillent pour plusieurs entreprises.

S’ils n’adoptent l’usage de la signature électronique, ils peuvent arrêter de travailler pour l’entreprise et collaborer davantage avec les autres.

Il s’agit donc, à partir de cette éventualité, de trouver les axes qui faciliteront l’adhésion de ce nouveau processus.

2.      Identifier un responsable de projet

Pour y parvenir, veillez à désigner un responsable de projet et un responsable par département si possible. Ils devront alors réaliser un projet pilote en choisissant un périmètre restreint, comme un type de document ou un département de l’entreprise, pour tester la solution de signature électronique.

Afin d’optimiser la réussite du test, privilégiez des testeurs parmi les collaborateurs les plus à l’aise avec les nouvelles technologies. Autrement dit, ceux qui sont régulièrement impliqués dans l’envoi de documents à signer ou dans l’administration de la solution.

3.      Réalisez des tests avant de déployer de manière globale

Les utilisateurs tests doivent ensuite être mis en contact avec l’équipe support de la solution pour leur permettre de prendre rapidement en main la solution et d’obtenir des réponses à leurs questions.

Différents parcours types sont nécessaires pour tester la solution, que ce soit pour une utilisation à distance par des agents ou pour une intégration à votre site web. L’objectif de cette étape est de prouver l’efficacité de la solution et de recueillir des feedbacks pour améliorer les processus.

Puis, une fois que la solution est validée, étendez son déploiement à tous les départements ou à tous les produits définis. Si vous souhaitez être encore plus prudent, définissez un calendrier de déploiement.

Les objectifs des tests

• Prouver que la solution est efficace en montrant des résultats
• Générer des remontées par les utilisateurs internes, les signataires, notamment des éléments spécifiques à chaque cas d’usage que l’on n’avait pas prévu dans le process : par exemple l’ajout d’une pièce jointe, d’un validateur
• Faire monter en compétences sur l’utilisation de la solution de signature électronique, et ainsi favoriser l’adoption du process
• Peaufiner, réajuster les processus

La conduite du changement

Pour assurer l’adhésion des utilisateurs internes et des signataires, une véritable conduite du changement est indispensable. Cela passe par différents impondérables :

• Organiser une réunion d’information avec l’ensemble des parties concernées, communiquer à l’ensemble de l’entreprise : expliquer le processus, le calendrier et surtout continuer à communiquer après le lancement
• Mettre les collaborateurs en contact avec le chef de projet pour répondre aux questions
• , notamment avec une équipe customer success dédiée pour vous aider dans votre conduite du changement
• Choisir une solution simple et intuitive

Si le signataire est seul lors de la signature électronique, il est encore plus important de l’accompagner en mettant à disposition des ressources pour répondre à ses questions et l’aider à prendre en main la solution.

Réaliser un suivi du déploiement de la signature électronique

Le suivi de la réussite est la dernière étape, sur le long terme, pour s’assurer que la solution mise en place fonctionne correctement, et que les objectifs initiaux ont été atteints. Pour cela, évaluez le projet à différents moments clés : à 3 mois, 6 mois et 1 an. Puis, régulièrement pour voir si la solution est bien utilisée en interne.

Cela suppose de vérifier que tout le process a bien été dématérialisé et que la signature électronique a bel et bien rencontré son public. Cela permettra aussi de mesurer l’efficacité de la solution et de comparer le nombre de contrats signés et de signatures électroniques réalisées.

A cet égard, si l’alternative est proposée entre la solution électronique et la solution manuscrite, vérifiez l’évolution des usages entre les deux. C’est un indicateur d’adhésion très utile.

Pour obtenir des retours concrets, réalisez des enquêtes auprès des utilisateurs internes. De même, demandez aux équipes du prestataire des remontées des utilisateurs internes et des signataires.

Vérifiez aussi régulièrement les engagements contractuels du prestataire que sont le taux de disponibilité, le nombre d’incidents et les tickets de support.

Parmi les autres points à analyser :

• Le gain de temps
• La réduction des coûts
• L’augmentation du chiffre d’affaires
• La satisfaction des employés et des clients
• Vérifier si les objectifs fixés initialement ont été atteints.

Avec une bonne stratégie de déploiement, les entreprises peuvent ainsi réussir leur transition vers la signature électronique et améliorer leur efficacité et leur productivité.

Vous souhaitez déployer une solution de signature électronique avec succès ? Nos experts sont là pour vous accompagner. Contactez-nous pour discuter de votre projet.