La signature électronique transforme les processus RH

Si les évolutions sociétales et l’organisation plus souple du monde du travail avaient déjà largement amené les entreprises à se lancer dans leur digitalisation, le confinement récent lié à la crise du COVID a mis un coup d’accélérateur au phénomène. La dématérialisation des processus RH est donc aujourd’hui encore plus nécessaire pour les entreprises et leurs salariés. Dans ce contexte, la signature électronique de documents à distance est devenue incontournable pour les services RH des grands groupes comme des PME, tous secteurs économiques confondus. Les salariés de ces entreprises ont un nouveau besoin fort : signer et contractualiser à distance. Les usages évoluent et c’est ainsi tout naturellement que les entreprises sollicitent massivement des éditeurs de solutions SIRH pour leur permettre de proposer à leurs collaborateurs des outils destinés notamment à signer à distance différents types de documents.

C’est là qu’intervient la signature électronique Universign, proposée de manière native dans leurs applications. Notre portail web répond également aux besoins des équipes RH sans intégration préalable à un SIRH. Les bénéfices sont concrets : confidentialité des données, meilleure fluidité des échanges et davantage de réactivité dans la gestion des dossiers, suppression des contraintes géographiques notamment en télétravail, sécurité, gain de temps, simplicité et baisse des coûts. Nous proposons de découvrir quelques usages de la signature électronique dans l’univers RH.

Dans le domaine des ressources humaines, la signature électronique est l’élément clé du processus de contractualisation entre une entreprise et un salarié. Elle prouve aussi bien l’intégrité du document signé, garantie pour l’entreprise comme pour le salarié que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié, ainsi que l’identification du signataire, c’est-à-dire la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Signature électronique et réglementation 

En fonction de l’activité de leurs clients, les éditeurs SIRH choisissent la signature électronique simple ou avancée, toutes deux encadrées par le règlement européen eIDAS. Petit rappel :

La signature électronique simple est réalisée directement sur la base d’informations personnelles (numéro de téléphone, email) renseignées par la personne souhaitant faire signer le document. Il n’y a pas dans ce cas précis d’émission de certificat nominatif. Notre processus de signature simple est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’intégration systématique d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par le signataire.

La signature avancée, grâce à l’envoi de la pièce d’identité du signataire et de son contrôle via nos équipes, comporte l’émission d’un certificat émis au nom du signataire. Là encore, l’étape d’authentification au moyen d’un code SMS est indispensable à la signature.

La signature avancée est principalement utilisée pour sécuriser davantage le processus de contractualisation des services RH d’entreprises (BTP, nettoyage, gardiennage, spectacle) qui intègrent un grand nombre de collaborateurs à distance, sans pour cela réaliser d’entretiens en face-à-face.

Les usages de la signature électronique dans les RH

Il est désormais possible de signer électroniquement, en quelques clics seulement, une grande variété de documents à vocation RH, facilitant et accélérant ainsi la gestion des documents à distance :

Intégration des salariés :

• Accord de confidentialité pour les candidats,
• Promesse d’embauche,
• Contrat de travail,
• Convention de stage,
• Document de remise de notice de mutuelle et prévoyance,
• Règlement intérieur,
• Charte d’utilisation des outils IT et politique de sécurité.

Activité/vie des salariés :

• Validation de période d’essai,
• Avenant et tout document impactant le contrat de travail,
• Lettre de mission,
• Feuille d’objectif,
• Entretien annuel,
• Entretien professionnel,
• Convocation par mail à un entretien disciplinaire.

Départ des salariés :

• Accusé de réception de démission,
• Solde de tout compte,
• Documents administratifs.

Différents éditeurs SIRH utilisent aujourd’hui dans leurs applications notre signature électronique. C’est notamment le cas des solutions de Eurecia, Fastilog et Quarks Up, qui permettent aux directions des ressources humaines de gagner en efficacité et en productivité. Notre solution leur permet ainsi de signer rapidement à distance des promesses d’embauche, contrats de travail, ou encore des avenants spécifiques à la mise en place du télétravail. Notre solution permet par ailleurs  aux services RH de travailler à distance en disposant de l’ensemble des documents administratifs officiels en version numériques.

Selon une étude OpinionWay réalisée du 20 au 29 mai 2020, 85% des salariés français souhaitent poursuivre leur activité dans le cadre du télétravail. Il y a ainsi fort à parier que la fonction RH devra continuer à digitaliser ses relations avec les collaborateurs et les accompagner dans un contexte de développement du télétravail. La signature électronique sera donc incontestablement l’élément clé des différents processus RH des entreprises.