A l’instar de bien d’autres secteurs, celui des produits d’épargne s’est complètement transformé. Depuis désormais quelques années de nouveaux acteurs bousculent les usages en proposant de nouveaux services sur-mesure 100% digitaux, redessinant ainsi les contours des produits d’assurance vie en ligne. La période de confinement, dont nous ne sommes pas encore véritablement sortis, a assurément permis de franchir un nouveau cap en la matière. Dans ce contexte, la signature électronique est devenue l’incontournable service de confiance utilisé par de nombreux professionnels du secteur pour sécuriser le processus de contractualisation aux produits d’épargne pour lesquels le risque associé peut être élevé. Il est ainsi possible, en quelques clics, d’ouvrir une assurance vie simplement et de manière intuitive. Si les évolutions en termes de solutions sont rapides, notre signature électronique permet également de répondre à des usages plus classiques. Ainsi, elle est efficace pour souscrire à un contrat d’assurance vie en ligne ou en face-à-face lors d’un rendez-vous au sein d’un établissement spécialisé.

Rappelons que la signature électronique permet à ses utilisateurs de prouver l’intégrité du document signé grâce à un horodatage qualifié intégré, garantie qu’un contenu n’a pas été modifié, et l’identification du signataire. En tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, notre signature électronique respecte les normes les plus avancées. Si cette dernière a été adoptée par les principaux assureurs, historiques ou nouveaux acteurs, c’est notamment pour sa capacité à sécuriser le processus de contractualisation au profit des clients. Explications…

La distribution d’assurance vie prend un indéniable un coup de jeune avec de nouveaux produits accessibles exclusivement en ligne via des solutions toujours plus personnalisées. Bienvenue dans l’ère de la démocratisation de l’assurance vie ! Commençons par le commencement en évoquant tout d’abord les services et les usages.

La signature électronique Universign s’adapte aux nouveaux usages

Les nouvelles plateformes digitales d’assurance vie sont de plus en plus nombreuses sur Internet et proposent des services à des tarifs compétitifs et rapidement accessibles. Elles conçoivent des produits sur-mesure pour tous types de profils clients, quel que soit leur âge ou capacité d’épargne. Comment ? Ces dernières demandent tout d’abord aux futurs assurés de remplir un questionnaire visant à cerner leur profil d’investisseur. Puis, à partir de celui-ci elles définissent un produit unique correspondant au niveau de risque souhaité par le client. S’ensuit alors le processus de contractualisation dans lequel s’intègre la signature électronique, avec une étape préalable d’authentification du signataire par SMS pour renforcer la sécurité liée à ce type d’acte.

Parmi nos autres clients dans le secteur de l’assurance vie utilisant notre solution de signature électronique, citons notamment monpetitplacement.fr, mesplacements.fr, wesave.fr et Yomoni.fr. Ces acteurs français proposent entre autres des produits d’assurance vie en ligne. Après avoir préalablement, là encore, déterminé le profil de leurs investisseurs (appétence au risque, connaissance des produits d’assurance vie…), les plateformes proposent des assurances vie « pilotées », autrement dit, ce sont elles qui gèrent l’intégralité du placement pour leurs clients épargnants. Avantages pour les assurés : gain de temps, maîtrise des coûts, démarche simplifiée et sécurité inhérente à la signature électronique Universign.

Trois niveaux de signatures offrant différents degrés de protection

La sécurité est un préalable indispensable dans le cadre de processus de contractualisation d’assurances vie portant sur des montants pouvant aller jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’euros, voire parfois des millions.

Le règlement européen eIDAS est à l’origine de trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Ces trois niveaux de signature sont mis en œuvre grâce à différents moyens d’identification électronique permettant notamment de mieux maîtriser les risques d’usurpation d’identité, élément clé dans le cadre de la signature d’un contrat d’assurance vie particulièrement engageant pour un assuré.

Universign propose trois niveaux de sécurité de signatures :

La signature électronique simple est émise sans certificat personnel au nom du signataire et sur la base d’informations personnelles (numéro de téléphone, email) qui sont renseignées par la personne souhaitant lui faire signer le document. Notre processus de signature simple est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’ajout d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par les signataires.

La signature avancée requiert des moyens d’identification plus fiables et nécessite la création d’un certificat émis au nom du signataire et contenant des informations collectées grâce à l’envoi de sa pièce d’identité. Le justificatif d’identité est contrôlé par un PSCo. Le niveau d’identification est ici plus élevé. Là encore l’étape d’authentification au moyen d’un code SMS est indispensable à la signature.

La signature avancée avec certificat qualifié s’effectue avec un certificat nécessitant l’envoi d’un document d’identité et un face-à-face entre le futur titulaire du certificat et l’opérateur d’enregistrement. Ce dernier procédera au contrôle physique de l’identité du signataire en plus de sa pièce d’identité, s’assurant ainsi de l’exactitude des informations s’y trouvant. Le certificat émis est alors dit « qualifié ». Comme pour la signature simple et avancée, l’authentification avec un code SMS est également indispensable à la signature.

Vers une digitalisation totale des produits d’épargne

Compte-tenu du contexte sanitaire exigeant qui semble s’installer dans la durée et des nouveaux besoins des assureurs en termes de digitalisation de leur activité, les professionnels de l’assurance vie en ligne ont développé une offre adaptée aux nouveaux usages de clients de plus en plus connectés. Cette offre, transparente, accessible et sécurisée permet de souscrire rapidement à des contrats personnalisés. La dématérialisation généralisée des processus de souscription associée à la capacité éprouvée des acteurs digitaux à fournir un service continu malgré la crise actuelle représentent un véritable tournant dans l’approche que les français ont d’accéder à l’épargne… en un mot connectée !

Le secteur de la presse fait figure de précurseur. Il a en effet entamé sa dématérialisation globale il y a désormais plus d’une dizaine d’années. Il s’agissait d’une évolution indispensable pour les groupes de presse qui devaient faire évoluer leur modèle d’une presse papier à un format numérique, cette transformation digitale étant un préalable indispensable pour répondre aux nouveaux usages et besoins d’un lectorat connecté ! Par la même, ils assuraient ainsi la pérennité de leur modèle économique, en passant de la souscription papier à la souscription en ligne. Cette évolution, aussi naturelle qu’inévitable, a permis à ce secteur novateur de se réinventer assez rapidement. La signature électronique a désormais pris le pas sur la manuscrite avec des bénéfices forts à la clé : gain de temps, baisse des coûts… Voici quelques usages très concrets de la signature électronique dans l’univers de la presse.

Universign est présent depuis de nombreuses années aux côtés des médias avec sa solution de signature électronique. Les journaux l’utilisent essentiellement dans le cadre de parcours d’abonnement en ligne depuis leurs sites web. La signature électronique est un élément clé de ce processus dématérialisé de contractualisation simple et sans rupture, puisqu’elle permet aux futurs lecteurs de finaliser leurs abonnements rapidement et en toute sécurité.

La signature électronique, gage de sécurité pour les abonnés

Plébiscité par les professionnels comme par les particuliers, notre service de confiance est encadré par le règlement européen eIDAS. La signature électronique prouve aussi bien l’intégrité du document signé, garantie pour l’entreprise comme pour le signataire que le contenu d’un document n’a pas été modifié, que l’identification du signataire, c’est-à-dire la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Rappelons que la signature électronique est réalisée directement sur la base d’informations personnelles (nom, prénom, numéro de téléphone, email) renseignées par la personne souhaitant faire signer le document. Notre processus de signature est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’ajout d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par les signataires, et à l’horodatage de la transaction inclus dans la signature garantissant la date et l’heure de la signature, ainsi que l’intégrité du document.

La signature électronique dématérialise la presse

Les Echos, Investir et le journal Le Parisien (Groupe les Echos) ont tous adopté notre solution de signature électronique dans le cadre de leurs processus de souscription en ligne pour les abonnements de leurs futurs clients. Ouest France, de son côté, utilise notre signature électronique notamment pour des document externes (souscriptions en ligne et mandats SEPA pour autoriser les prélèvements). Les titres La Dépêche du Midi et Midi Libre utilisent également notre service de confiance pour faire signer à leurs clients des mandats SEPA. Concernant Le Figaro enfin, l’équipe juridique utilise notre solution pour la signature de contrats fournisseurs et prestataires, pour des documents liés à la vie des sociétés (PV d’Assemblée Générale par exemple) et pour répondre à des appels d’offres.

Développer les abonnements grâce à la signature électronique

La signature électronique bénéficie largement aux médias. Innovante, rapide à mettre en place et simple à utiliser, elle permet d’accroître les abonnements et de répondre à la nécessité de disposer d’un parcours de souscription 100% dématérialisé. Si la souscription reste aujourd’hui le contexte d’utilisation le plus fréquent dans le secteur, il conviendra dans un avenir proche d’étendre la signature électronique à des usages internes aux groupes de presse, de type RH notamment, et à d’autres documents internes, supprimant ainsi définitivement le papier.

Consultez notre article dédié au secteur RH

Universign, Prestataire de Services de Confiance de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage, annonce qu’Everwin, leader français des progiciels de gestion d’affaires, l’a choisi pour dématérialiser la signature électronique des devis et des bons de commandes, ainsi que la gestion des notes de frais grâce au cachet électronique.

Everwin propose une gamme de solutions dédiées aux TPE, PME et ETI prestataires de services professionnels grâce à ses ERP Everwin GX et SX, son portail web Everwin iVision et son CRM Everwin CXM, tous disponibles en mode SaaS ou licence. Son offre est basée sur des fonctionnalités, des technologies et des méthodologies adaptées aux différentes composantes d’un marché global qui représente près de 200 000 entreprises en France.

L’innovation au service de l’efficacité et de la traçabilité

Les solutions sectorielles d’Everwin couvrent les besoins de plusieurs métiers : bureaux d’étude et ingénierie, ESN et intégrateurs, éditeurs de logiciels, agences de publicité et de communication, cabinets de conseil, cabinets d’architectes, géomètres experts, sociétés du bâtiment… Elles adressent principalement les PME, TPE et ETI dans ces différents secteurs d’activités.

Afin de continuer à appréhender avec toujours plus de pertinence les besoins de ses clients, Everwin recherchait un partenaire technologique qui lui permette de dématérialiser les processus de signature des documents et d’automatiser l’apposition de son cachet électronique en toute conformité règlementaire et juridique. La signature électronique prouve l’intégrité du document signé et l’identification du signataire, le cachet électronique permet quant à lui aux entreprises de sceller en leur nom des documents, garantissant ainsi leur origine et intégrité. Cette nouvelle alliance permet ainsi à l’éditeur de renforcer sa stratégie commerciale d’ouverture vers des offres connexes, tout en restant compétitif et en valorisant sa capacité d’innovation au travers des bénéfices obtenus grâce aux nouveaux produits.

Grâce à Universign, les clients d’Everwin profitent d’une traçabilité renforcée et d’un gain de temps considérable grâce à l’utilisation de :

• La signature électronique des documents tels que les devis et bons de commandes clients/fournisseurs permettant d’authentifier le signataire grâce à un code SMS et de garantir la date et l’heure de la signature, ainsi que l’intégrité du document grâce à son service d’horodatage qualifié.
• Le cachet électronique est quant à lui indispensable à la dématérialisation des notes de frais en permettant aux clients d’Everwin de se séparer des justificatifs papiers. Concrètement, dès qu’un reçu est téléchargé suite à un paiement, l’éditeur atteste de la réception de la pièce jointe en la cachetant.

La signature électronique, gage de complémentarité et d’efficacité

Ce partenariat permet à Everwin d’innover en étoffant son offre de fonctionnalités en adéquation avec les besoins récurrents de ses clients en termes de dématérialisation et d’automatisation des processus, tout en garantissant une sécurité et une simplicité d’utilisation optimisées.

« Une de nos priorités est d’offrir à nos clients toujours plus de produits connexes qui viennent élargir notre offre. Nous avons déjà des interactions avec plusieurs partenaires technologiques dont les produits sont complémentaires aux nôtres et c’est un axe clé de croissance que nous continuons de développer aujourd’hui avec notre partenaire Universign. »
Tony Pénochet, Vice-président exécutif d’Everwin

« La dématérialisation et l’automatisation des processus sont devenus des enjeux incontournables pour les entreprises qui souhaitent conserver leur avantage concurrentiel. Nous sommes heureux d’accompagner Everwin dans la mise en place de sa stratégie innovante, avec nos solutions de signature et de cachet électronique sécurisées et faciles à intégrer. »
Julien Stern, Président et Fondateur d’Universign

Confinement oblige, le télétravail reprend ses droits, notamment pour les professions réglementées. Dans ce contexte, les avocats doivent assurer la continuité de leur fonction à distance. Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, leur permet grâce à son service de signature électronique de poursuivre leur activité à travers différents contextes d’utilisation. Rapide à mettre en place, facile à utiliser et source d’économies conséquentes, ce service de confiance est un outil incontournable pour dématérialiser une grande variété de documents légaux. Universign est par ailleurs lauréat des visas de sécurité de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) et ses documents signés électroniquement sont reconnus directement par les logiciels Adobe, puisque nous sommes membre de l’Adobe Approved Trust List. Ainsi, les avocats sont assurés que nos services de confiance, dont la signature électronique, sont reconnus pour respecter les normes les plus strictes en matière légale et de sécurité. Avocats, vous l’avez compris, cet article très concret est fait pour vous… Bonne lecture.

Nos services de confiance à votre service !

Universign propose aux avocats une offre de services de confiance complète intégrant la signature électronique, le cachet électronique et d’horodatage. Rappelons tout d’abord que la signature électronique est un véritable gage de sécurité. Elle est en effet très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016. Celle-ci avait pour but d’harmoniser les différentes législations des Etats membres en la matière, d’assurer une relation de confiance entre les signataires et de renforcer le cadre juridique en créant le statut de Prestataire de Services de Confiance, offrant des services reconnus dans toute la zone euro.

La signature électronique Universign garantit aussi bien l’intégrité du document signé (vous avez la certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu), que l’identification des signataires pour avoir la même valeur probante qu’une signature manuscrite. Toutes nos signatures intègrent ainsi un horodatage qualifié, garantissant l’intégrité du document et l’authentification par SMS des signataires.

Quels sont les différents niveaux de protection de signatures électroniques ?

Le règlement eIDAS est à l’origine de trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Ces trois niveaux de signature sont mis en œuvre grâce à différents moyens d’identification électronique permettant de mieux maîtriser les risques d’usurpation d’identité.

A ce jour, Universign propose au marché trois types de signatures :

• La signature électronique simple est émise sans certificat personnel au nom du signataire et sur la base d’informations personnelles (numéro de téléphone, email) qui sont renseignées par la personne souhaitant lui faire signer le document. Notre processus de signature simple est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’ajout d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par les signataires.
• La signature avancée requiert des moyens d’identification plus fiables et nécessite la création d’un certificat émis au nom du signataire et contenant des informations collectées grâce à l’envoi de sa pièce d’identité. Le justificatif d’identité est contrôlé par un PSCo. Le niveau d’identification est ici plus élevé. Là encore l’étape d’authentification au moyen d’un code SMS est indispensable à la signature.
• La signature avancée avec certificat qualifié s’effectue avec un certificat nécessitant l’envoi d’un document d’identité et un face-à-face entre le futur titulaire du certificat et l’opérateur d’enregistrement. Ce dernier procédera au contrôle physique de l’identité du signataire en plus de sa pièce d’identité, s’assurant ainsi de l’exactitude des informations s’y trouvant. Le certificat émis est alors dit « qualifié ». Comme pour la signature simple et avancée, l’authentification avec un code SMS est également indispensable à la signature.

Quelle valeur juridique pour une signature électronique ?

Pour démontrer la valeur juridique de la signature électronique, il faut identifier de manière fiable le signataire et garantir l’intégrité du document signé. Il s’agit d’une opération à caractère légal. En France, l’article 1367 du Code civil définit la signature électronique comme une preuve aussi efficiente que la signature manuscrite. La signature électronique est donc admise en cour de justice dès lors que sa fiabilité est reconnue.

Comment prouver l’existence d’une transaction ?

Nous mettons à disposition des avocats utilisant la solution Universign depuis notre portail web une attestation de signature. Lors d’une opération de signature électronique, toutes les actions réalisées sur le document signé (les personnes, entités intervenues dans la transaction, ainsi que d’autres données techniques), sont consignées dans cette attestation. Une fois le document signé, l’attestation peut être téléchargée puis archivée.

En cas de nécessité, nous pouvons également fournir aux avocats un fichier de preuve contenant des informations complémentaires sur la transaction et ses signataires, renforçant ainsi la preuve de cette dernière. Pour des raisons de conformité RGPD, ce document ne peut être communiqué qu’à la demande d’une des parties via une demande formalisée dans des cas spécifiques : litiges, procédures judiciaires, réquisitions judiciaires, demandes de contrôles administratifs et audits internes.

Avocats, sachez aussi que nous vous proposons un service de conservation à valeur probante sur la base de la norme ETSI TS 119 511. Celle-ci confère dans le temps la valeur probatoire à un document signé, dès lors qu’il est archivé chez Universign.

Nos services de confiance dématérialisent l’activité des avocats

Les avocats peuvent utiliser la signature électronique pour signer l’intégralité des actes sous seing privés conclus entre personnes privées, à l’exception des actes pour lesquels :

• Il existe une exclusion d’origine légale (articles 1174 et 1175 du Code Civil), c’est-à-dire tous les contrats pour la validité desquels un écrit est exigé et qui sont relatifs au droit de la famille et des successions, ou aux sûretés personnelles ou réelles (de nature civile ou commerciale) ;
• Il existe une exclusion résultant de contraintes pratiques (actes soumis à l’enregistrement aux impôts et ceux devant être déposés auprès de greffes n’acceptant pas les actes électroniques).

Très concrètement, la signature électronique peut être utilisée dans différents cas :

Contrats 

• Signature de contrats B2B (commercial, vente, fournisseur) ;
• Signature de contrats B2C.

Corporate

• Signature de pactes d’actionnaires ;
• Signature de baux commerciaux ;
• Signature de Procès-Verbaux d’Assemblée Générale.

Fusions et acquisitions

• Signature de Share Purchase Agreement (SPA)* et ses annexes sous réserve qu’il n’y ait pas lieu de l’enregistrer ;
• Signature de garanties (du prix ou de la garantie de passif). Attention toutefois : la fiducie, la caution et le nantissement de compte titres ne peuvent être signés électroniquement que s’ils sont conclus pour les besoins de la profession de la personne.

Garanties légales, respect du cadre réglementaire, sécurité du processus de contractualisation, gain de temps, facilité d’utilisation… La signature électronique s’impose comme une solution incontournable permettant aux avocats de poursuivre leur fonction à distance dans les meilleures conditions.

Avocats, contactez-nous dès à présent pour maintenir et sécuriser votre activité à distance !

* Contrat de vente définissant les termes du transfert de propriété des actions lors de la cession d’une société.

L’objectif de la 5^ème édition du classement lancé à l’initiative de Frenchweb, le magazine dédié à la transformation numérique des entreprises, est de rappeler que, malgré le contexte de crise que nous connaissons, l’écosystème tech français est fort et au service de tous les secteurs économiques français. Dans ce contexte, il apparaît indispensable de maintenir les investissements en faveur des entreprises qui contribuent à la transformation numérique de la France !

Plus qu’un classement, le FW500 dresse surtout une photographie de cette dynamique entrepreneuriale, pour laquelle les prochaines années seront cruciales.

Editeurs de logiciels, Télécoms, Santé, AgTech, eCommerce, EdTech, FinTech ou encore RH, aucun secteur n’est absent de l’édition 2020 du FW500. La vitalité de la French Tech bat assurément son plein. Elle s’appuie sur un vivier d’entreprises dont la croissance et la contribution à l’économie française sont de plus en plus significatives, avec plus de 20 milliards d’euros de chiffre d’affaires et plus de 30 000 recrutements en 2019.

Parmi elles, Universign : consultez l’édition 2020 du FW500

Le secteur de l’immobilier est l’un des premiers en France à avoir adoubé la signature électronique. Grâce à elle, la dématérialisation des processus s’est généralisée au profit des professionnels et des particuliers. Qu’il s’agisse par exemple de contractualisation ou encore de la signature de mandats, ce service de confiance permet de réaliser des opérations rapidement, simplement et dans des conditions de sécurité optimale. En tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, notre solution répond aux normes les plus exigeantes en matière légale et de sécurité. La signature électronique est bel et bien en train de prendre le pas sur la manuscrite dans l’univers immobilier avec des bénéfices incontestables : suppression des contraintes géographiques, gain de temps, baisse des coûts… Alors comment les agences immobilières utilisent-elles concrètement la signature électronique au quotidien ? Eléments de réponse.

En premier lieu, rappelons que la signature électronique prouve aussi bien l’intégrité du document signé, garantie pour l’entreprise comme pour le signataire que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié, que l’identification du signataire, c’est-à-dire la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être. Toutes nos signatures intègrent par ailleurs un horodatage qualifié, garantissant l’intégrité du document, et l’authentification par SMS.

Notre signature électronique, encadrée par le règlement européen eIDAS, est utilisée depuis longtemps dans le secteur immobilier, plébiscitée notamment pour la simplification des usages qu’elle engendre et sa capacité à dématérialiser toute une activité.

La signature électronique s’adapte aux besoins des agences immobilières

La signature électronique est devenue l’outil clé de la contractualisation en face-à-face ou à distance pour les professionnels de l’immobilier et les particuliers faisant appel à eux. Elle est employée de bien des façons dans le quotidien des agences immobilières.

Elle peut être utilisée lors d’un compromis de vente dans le cadre d’une transaction immobilière entre le client d’une agence et un acquéreur. Il est également possible grâce à elle de signer un mandat de vente ou de gestion locative, gagnant ainsi en réactivité dans l’opération. La signature sur tablette ou mobile d’un état des lieux d’entrée ou de sortie, ou d’un bail est également désormais chose courante dans le secteur. En outre, elle peut être utile pour signer une caution et bénéficier ainsi d’un gain de temps précieux dans le processus de transaction immobilière, en s’affranchissant totalement des distances. Enfin, la signature électronique est fréquemment utilisée pour des avenants, des contrats ou dans le cadre d’une VEFA dans la construction, permettant ainsi de proposer un parcours client entièrement digitalisé et sécurisé.

De nombreuse agences immobilières comme l’agence des Murs Paris, les agences indépendantes Century 21, les agences Keller Williams ou encore Laforêt utilisent la signature Universign. D’autres acteurs du secteur sont également adeptes de notre solution, citons notamment Leboncoin, DigitRE, IAD ou encore la FNAIM… tous utilisent notre signature électronique pour mener à bien leurs projets de digitalisation.

Les usages sont donc très nombreux et c’est notamment cette capacité à répondre aux différents besoins de la chaîne de valeur des agences immobilières qui explique l’adoption à grande échelle de la signature électronique.

˃˃ La signature électronique est réalisée directement sur la base d’informations personnelles (nom, prénom, numéro de téléphone, email) renseignées par la personne souhaitant faire signer le document. Notre processus de signature est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’ajout d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par les signataires, et à l’horodatage de la transaction garantissant la date et l’heure de la signature, ainsi que l’intégrité du document.

La signature électronique améliore les performances du secteur immobilier

Comme nous venons de le constater, la signature électronique bénéficie largement aux professionnels de l’immobilier. Innovante, rapide à mettre en place et simple à utiliser, elle permet également de réaliser de véritables économies de papier, dossier, armoire et d’espace d’archivage. Elle est par ailleurs à l’origine une bien meilleure traçabilité des documents conservés numériquement et de manière sécurisée.

Plus largement, la signature électronique présente un gage de sécurité puisqu’elle est très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016 qui a créé le statut de PSCo offrant des services reconnus dans toute la zone euro. Universign, en tant que PSCo qualifié selon ce même règlement, garantit des transactions numériques conformes, sécurisées et équitables.

Quelles tendances pour demain ?

Compte tenu du contexte sanitaire actuel et des mesures de distanciation sociale, la signature électronique en face-à-face en agence, encore très fréquente, va peu à peu laisser davantage de place à la signature à distance. Par ailleurs, ce procédé correspond également aux objectifs business des professionnels du secteur désirant proposer à leurs clients un large éventail de services dématérialisés.

Si la signature électronique est aujourd’hui utilisée pour des documents courants au sein des agences, elle va continuer à s’étendre à des documents exigeants des niveaux de sécurité plus élevés (baux de vente, états des lieux d’entrée et de sortie…). Par ailleurs, la loi Elan facilite grandement la digitalisation du secteur, autorisant par exemple la signature des actes de caution. D’autres évolutions de ce type vont très certainement voir le jour, ouvrant ainsi encore davantage la voie à l’utilisation massive de la signature électronique pour permettre aux agences d’avoir un parcours digitalisé de A à Z.

Enfin, dès 2023 la dématérialisation des factures va être obligatoire et s’imposer à tous. Les agences immobilières vont donc devoir adopter le cachet électronique pour la dématérialisation de leurs factures… nous serons, là encore, à leur côté pour les accompagner !

→ Découvrez notre article consacré à la dématérialisation des factures.

En cette période de second confinement, le télétravail reprend une place considérable au sein des différentes entreprises françaises lorsque cela est possible. L’objectif affiché est clair : il s’agit d’assurer la continuité de l’activité économique française. Les professions réglementées sont en première ligne, notamment celle des notaires. Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, se mobilise ainsi à nouveau à leurs côtés pour leur permettre, grâce à son service de signature électronique, de poursuivre une partie de leur activité à distance. Pour fournir aux notaires un niveau de sécurité optimal, exigence inhérente à leur profession, notre plateforme SaaS repose sur une infrastructure informatique performante et hautement sécurisée. Hébergée en France, elle offre une garantie de continuité de services avec un taux de disponibilité de +99,9% par an. Par ailleurs, le Conseil Supérieur du Notariat (CSN) a reconnu Universign en mars dernier comme un PSCo capable de fournir une solution fiable de signature électronique pour les documents sous seing privé.

Rappelons tout d’abord que la signature électronique est un véritable gage de sécurité. Elle est en effet très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016. Elle garantit aussi bien l’intégrité du document signé (vous avez la certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu), que l’identification des signataires pour avoir la même valeur probante qu’une signature manuscrite. Toutes nos signatures intègrent par ailleurs un horodatage qualifié, garantissant l’intégrité du document, et l’authentification par SMS.

Notre solution de signature électronique avancée permet aux notaires de maintenir une partie de leurs fonctions à distance. Par ce biais, la signature électronique des actes sous seing privé est autorisée et permet aux notaires de réaliser par exemple des compromis de vente. Ce niveau de signature requiert des moyens d’identification renforcés grâce au contrôle de la pièce d’identité du signataire en plus d’une étape d’authentification du signataire par SMS indispensable à la signature. Conformément à la réglementation européenne eIDAS, la signature électronique avancée Universign confère une valeur probante aux documents signés.

Garanties légales, respect du cadre réglementaire, sécurité des transactions, gain de temps, simplicité d’utilisation… La signature électronique est ainsi assurément une solution incontournable permettant aux professions réglementées de traverser ce nouveau confinement dans les meilleures conditions possibles.

Notaires, contactez-nous dès à présent et bénéficiez d’un interlocuteur
dédié à vos besoins spécifiques !

Cela ne vous aura pas échappé… L’usage de la signature électronique s’est largement développé au cours des dernières années dans notre pays (et au-delà). Son utilisation a littéralement explosé lors du premier confinement, dans le cadre de la crise sanitaire liée au Covid-19. Nul doute que le second confinement que nous connaissons actuellement va renforcer encore cette tendance. L’enjeu est de taille puisqu’il s’agit d’assurer la poursuite, autant que possible, de l’activité des entreprises en leur permettant notamment de contractualiser à distance. Un livre blanc dédié s’imposait donc pour vous permettre de mieux cerner les enjeux liés à la signature électronique, ainsi que ses principaux usages dans différents secteurs d’activités.

Téléchargez dès à présent notre livre blanc Signature Electronique.

Au programme de notre livre blanc :

• Qu’est-ce que la signature électronique ?                                                                                
• Les aspects juridiques et sécuritaires                                                                                        
• Les grands enjeux de la dématérialisation                                                                                
• Les idées reçues liées à la signature électronique                                                                   
• La signature électronique à l’assaut de tous les secteurs d’activités                                         
• Les perspectives du marché

Les perspectives de croissance du marché de la signature électronique sont de l’ordre de 30% par an. C’est l’une des seules solutions encadrées par le règlement européen eIDAS permettant de sécuriser l’acte d’engagement. Pour être conforme et apporter toutes les garanties nécessaires, elle doit être délivrée par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) tel que nous et répondre à deux exigences : garantir l’intégrité du document et l’identification du signataire.  

N’attendez plus et découvrez tout ce qu’il faut savoir de la signature électronique dans notre livre blanc !

Comme tant d’autres secteurs d’activités, celui du tourisme s’est largement dématérialisé ces dernières années. Il s’agit effectivement d’une condition essentielle pour lui assurer un avenir pérenne, particulièrement en cette période de post-crise liée au Covid, dont l’ampleur des impacts économiques pour les professionnels du secteur reste encore à préciser. La signature électronique est incontestablement l’outil clé de cette dématérialisation. En effet, qu’il s’agisse d’un contrat de travail saisonnier ou de la réservation d’une location à distance, elle permet de contractualiser rapidement, simplement et dans des conditions de sécurité optimale. Cette solution, aujourd’hui largement démocratisée, a ainsi pris le pas sur la signature manuscrite. Les bénéfices sont bien connus : suppression des contraintes géographiques, gain de temps, baisse des coûts… Nous vous proposons dans cet article de découvrir quelques usages courants de la signature électronique dans l’univers du tourisme et ses bénéfices associés.

Nos services de signature électronique et de cachet électronique sont utilisés depuis plusieurs années dans le secteur touristique. Plébiscités par les professionnels comme par les particuliers, ces services de confiance encadrés par le règlement européen eIDAS simplifient les usages du secteur.

Qui est concerné par la signature électronique ?

La signature électronique est l’élément central du processus de contractualisation en ligne entre différents protagonistes :

• Les plateformes de location et les propriétaires louant leur habitation,
• Les propriétaires de logements et les particuliers souhaitant louer un bien,
• Les salariés du secteur, dans le cadre de contrats de travail.

Cette dernière prouve aussi bien l’intégrité du document signé, garantie pour l’entreprise comme pour le signataire que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié, que l’identification du signataire, c’est-à-dire la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Rappelons que la signature électronique est réalisée directement sur la base d’informations personnelles (nom, prénom, numéro de téléphone, email) renseignées par la personne souhaitant faire signer le document. Notre processus de signature est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’ajout d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par les signataires, et à l’horodatage de la transaction garantissant la date et l’heure de la signature, ainsi que l’intégrité du document.

Comment déployer la signature électronique dans le tourisme ?

Notre client Club Evasion utilise notre signature pour faire signer à ses employés saisonniers leur contrat de travail. Cette utilisation dans le domaine des ressources humaines permet ainsi à Club Evasion de simplifier son processus de contractualisation en gérant facilement, à distance, l’ensemble de ses contrats de travail saisonniers. Les clubs de vacances étant localisés partout en France, la signature électronique permet de contractualiser en toute sécurité et de gagner un temps précieux.

La plateforme de location de vacances Maeva propose quant à elle à ses clients notre signature électronique intégrée à un parcours de souscription dématérialisé de A à Z. Dans le cadre du processus de règlement d’une réservation en ligne, la signature de mandats SEPA permet ainsi aux clients de Maeva de réserver une location en quelques clics. Cette instantanéité est primordiale pour les particuliers qui désirent en effet pouvoir concrétiser en ligne rapidement et de manière sécurisée leurs projets de vacances. Maeva utilise enfin notre cachet électronique pour cacheter, au nom de l’entreprise, les différents contrats de services locatifs avec ses clients et garantit ainsi l’origine et l’intégrité du document.

Au-delà des contrats de travail et de location entre particuliers, la signature électronique peut également être utilisée dans le secteur touristique pour des contrats fournisseurs dans le cadre par exemple de l’entretien de résidences et de contrats commerciaux entre les propriétaires de logements et les plateformes professionnelles.

La signature électronique booste le business du tourisme

La signature électronique bénéficie largement aux professionnels. Innovante, rapide à mettre en place et simple à utiliser, elle leur permet d’attirer de nouveaux clients, d’améliorer leur taux de réservation et d’atteindre plus rapidement leurs objectifs. Par ailleurs, la signature électronique permet aux acteurs du tourisme de faire signer aux employés saisonniers des contrats de travail plus vite, leur faisant ainsi bénéficier instantanément du cadre légal lié à la réglementation du travail, tout en diminuant significativement les délais de gestion administrative et coûts associés.

Plus largement, la signature électronique présente un gage de sécurité puisqu’elle est très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016 qui a créé le statut de Prestataire de Services de Confiance (PSCo) offrant des services reconnus dans toute la zone euro. Universign, en tant que PSCo qualifié selon ce même règlement, garantit des transactions numériques conformes, sécurisées et équitables.

Elle permet également de réaliser de substantielles économies d’encre, papier, dossier, armoire et d’espace d’archivage. Les professionnels du tourisme peuvent également grâce à elle disposer d’une bien meilleure traçabilité des documents conservés numériquement et de manière sécurisée. Enfin, et cela n’est pas négligeable, elle permet de réduire l’empreinte environnementale des entreprises.

Si la signature manuscrite est encore utilisée par certains acteurs du secteur, nul doute que la disparition progressive des agences de voyage physiques au profit des plateformes dématérialisées et la nécessité de travailler à distance vont permettre à la signature électronique de conquérir définitivement l’univers du tourisme dans un proche avenir.

Si les évolutions sociétales et l’organisation plus souple du monde du travail avaient déjà largement amené les entreprises à se lancer dans leur digitalisation, le confinement récent lié à la crise du COVID a mis un coup d’accélérateur au phénomène. La dématérialisation des processus RH est donc aujourd’hui encore plus nécessaire pour les entreprises et leurs salariés. Dans ce contexte, la signature électronique de documents à distance est devenue incontournable pour les services RH des grands groupes comme des PME, tous secteurs économiques confondus. Les salariés de ces entreprises ont un nouveau besoin fort : signer et contractualiser à distance. Les usages évoluent et c’est ainsi tout naturellement que les entreprises sollicitent massivement des éditeurs de solutions SIRH pour leur permettre de proposer à leurs collaborateurs des outils destinés notamment à signer à distance différents types de documents.

C’est là qu’intervient la signature électronique Universign, proposée de manière native dans leurs applications. Notre portail web répond également aux besoins des équipes RH sans intégration préalable à un SIRH. Les bénéfices sont concrets : confidentialité des données, meilleure fluidité des échanges et davantage de réactivité dans la gestion des dossiers, suppression des contraintes géographiques notamment en télétravail, sécurité, gain de temps, simplicité et baisse des coûts. Nous proposons de découvrir quelques usages de la signature électronique dans l’univers RH.

Dans le domaine des ressources humaines, la signature électronique est l’élément clé du processus de contractualisation entre une entreprise et un salarié. Elle prouve aussi bien l’intégrité du document signé, garantie pour l’entreprise comme pour le salarié que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié, ainsi que l’identification du signataire, c’est-à-dire la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Signature électronique et réglementation 

En fonction de l’activité de leurs clients, les éditeurs SIRH choisissent la signature électronique simple ou avancée, toutes deux encadrées par le règlement européen eIDAS. Petit rappel :

La signature électronique simple est réalisée directement sur la base d’informations personnelles (numéro de téléphone, email) renseignées par la personne souhaitant faire signer le document. Il n’y a pas dans ce cas précis d’émission de certificat nominatif. Notre processus de signature simple est renforcé et acquiert une valeur légale plus importante grâce à l’intégration systématique d’une étape d’authentification au moyen d’un code SMS reçu par le signataire.

La signature avancée, grâce à l’envoi de la pièce d’identité du signataire et de son contrôle via nos équipes, comporte l’émission d’un certificat émis au nom du signataire. Là encore, l’étape d’authentification au moyen d’un code SMS est indispensable à la signature.

La signature avancée est principalement utilisée pour sécuriser davantage le processus de contractualisation des services RH d’entreprises (BTP, nettoyage, gardiennage, spectacle) qui intègrent un grand nombre de collaborateurs à distance, sans pour cela réaliser d’entretiens en face-à-face.

Les usages de la signature électronique dans les RH

Il est désormais possible de signer électroniquement, en quelques clics seulement, une grande variété de documents à vocation RH, facilitant et accélérant ainsi la gestion des documents à distance :

Intégration des salariés :

• Accord de confidentialité pour les candidats,
• Promesse d’embauche,
• Contrat de travail,
• Convention de stage,
• Document de remise de notice de mutuelle et prévoyance,
• Règlement intérieur,
• Charte d’utilisation des outils IT et politique de sécurité.

Activité/vie des salariés :

• Validation de période d’essai,
• Avenant et tout document impactant le contrat de travail,
• Lettre de mission,
• Feuille d’objectif,
• Entretien annuel,
• Entretien professionnel,
• Convocation par mail à un entretien disciplinaire.

Départ des salariés :

• Accusé de réception de démission,
• Solde de tout compte,
• Documents administratifs.

Différents éditeurs SIRH utilisent aujourd’hui dans leurs applications notre signature électronique. C’est notamment le cas des solutions de Eurecia, Fastilog et Quarks Up, qui permettent aux directions des ressources humaines de gagner en efficacité et en productivité. Notre solution leur permet ainsi de signer rapidement à distance des promesses d’embauche, contrats de travail, ou encore des avenants spécifiques à la mise en place du télétravail. Notre solution permet par ailleurs  aux services RH de travailler à distance en disposant de l’ensemble des documents administratifs officiels en version numériques.

Selon une étude OpinionWay réalisée du 20 au 29 mai 2020, 85% des salariés français souhaitent poursuivre leur activité dans le cadre du télétravail. Il y a ainsi fort à parier que la fonction RH devra continuer à digitaliser ses relations avec les collaborateurs et les accompagner dans un contexte de développement du télétravail. La signature électronique sera donc incontestablement l’élément clé des différents processus RH des entreprises.