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La signature électronique
de l’état des lieux

L’état des lieux est un document indispensable à la mise en location d’un logement. Il doit être réalisé lors de la remise des clés et lorsque la location se termine. En tant que bailleur, il vous revient de remplir de façon minutieuse ces documents : ils vous protègeront en cas de dégradations constatées dans le logement. La signature électronique de l’état des lieux, réalisé par l’intermédiaire d’un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) tel qu’Universign, vous permettra de sécuriser ce document et d’éviter toutes modifications ultérieures.

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Pourquoi signer en ligne un état des lieux avec une signature électronique ?

De nombreux bailleurs se déplacent aujourd’hui avec une tablette pour réaliser l’état des lieux d’entrée ou de sortie sur le lieu de la location. Les deux parties peuvent ainsi y apposer leurs commentaires et acter d’un commun accord sur le contenu du document. Cela permet de sécuriser l’état des lieux, parfois perçu comme une étape délicate par le propriétaire et le locataire.

Le risque est important car si l’état des lieux est mal renseigné ou non sécurisé, il peut y avoir des modifications ou des interprétations divergentes sur un point en particulier. In fine, cela peut conduire à la non restitution d’une partie ou de la totalité du dépôt de garantie, voire même des frais à la charge du locataire.

Le processus de signature électronique de l’état des lieux est très simple : les documents sont téléchargés au sein de notre plateforme sécurisée, l’adresse email du locataire est enregistrée et les documents lui sont envoyés ! Le locataire recevra instantanément un email l’invitant à signer l’état des lieux et s’authentifiera au moment de la signature au moyen d’un code reçu par SMS. Les documents signés seront horodatés et conservés de manière sécurisée grâce à notre service de conservation à valeur probante.

Les avantages de signer électroniquement vos états des lieux d’entrée et de sortie.

Simplifiez les processus de gestion locative Il n’est plus nécessaire d’écrire manuellement un état des lieux ni de parapher toutes les pages car la signature électronique apporte des garanties sur la globalité du document. Un gain de temps conséquent est donc au rendez-vous !

Sécurisez vos documentsLa signature électronique réduit considérablement les risques de fraude et offre toutes les garanties en matière de sécurité, notamment juridique. Elle garantit l’authentification des signataires, la date et heure de signature ainsi que l’intégrité du document, l’état des lieux ne pourra pas être modifié à l’insu des parties prenantes.

Diminuez les coûtsLa signature électronique diminue fortement les délais de traitement, les frais d’impression et d’archivage des documents, particulièrement nombreux dans le secteur immobilier. Les économies liées représentent donc un réel avantage.

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Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?

Selon le règlement européen eIDAS, pour démontrer la valeur juridique de la signature électronique, il faut notamment pouvoir identifier de manière fiable le signataire et garantir l’intégrité du document signé. La signature électronique délivrée par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen tel qu’Universign répond à ces conditions et produit des effets juridiques la rendant recevable devant une cour de justice au même titre qu’une signature manuscrite.

En France, la signature électronique dispose de la même force probante que la signature manuscrite depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. L’article 1367 du Code Civil prévoit en effet que la signature électronique constitue une preuve au même titre qu’une signature manuscrite. Elle a donc une valeur légale et doit ainsi être admise en cour de justice dès lors que sa fiabilité est reconnue. En tant que Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, Universign fournit un service de signature sécurisé et reconnu en France et plus largement dans l’Union Européenne.

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