Par Julien Stern, Président d’Universign

La signature électronique s’est largement démocratisée depuis l’apparition des restrictions sanitaires et la généralisation du télétravail. Fort d’une très nette augmentation de la demande, ce marché a aiguisé l’appétit de certains prestataires. Pourtant le choix d’un tel service est loin d’être anodin car il exige de ceux-ci une capacité à assumer une responsabilité juridique forte, tout en étant capable d’accompagner les entreprises sur les aspects légaux liés à leurs usages de signature électronique. Seul un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS peut véritablement maîtriser les enjeux techniques et juridiques d’une telle solution, au profit de la sécurité de ses clients et des signataires.

Maîtriser les risques en garantissant la valeur juridique

Avec le développement des transactions numériques, il est de plus en plus difficile de s’assurer qu’une personne est véritablement celle qu’elle prétend être. Le vol d’identité est en hausse et la France est loin d’être épargnée par l’augmentation du nombre de fraudes en la matière. Selon le cabinet d’audit PwC, 53% des entreprises françaises auraient été victimes de fraudes à l’identité dont le montant est équivalant à 1,4 milliard de dollars de pertes au cours des 24 derniers mois. Les enjeux d’identification et d’authentification, notamment dans les processus de contractualisation dématérialisés, sont centraux et nécessitent donc de comprendre ce qu’ils impliquent pour les utilisateurs.

S’il revient au PSCo de proposer différents niveaux de sécurité de signatures répondant à différents types de risques en matière de signature électronique, les entreprises doivent quant à elles évaluer le niveau de risque lié aux documents qui seront signés. Le règlement eIDAS est à l’origine de trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Ces trois niveaux de signature sont mis en œuvre grâce à différents moyens d’identification électronique permettant de mieux maîtriser les risques d’usurpation d’identité. Plus le niveau de sécurité d’une signature augmente, plus les points de contrôle (à distance ou en face-à-face) de l’identité du signataire sont renforcés, réduisant ainsi le risque d’usurpation d’identité dans le cadre des transactions réalisées. Dans tous les cas, une signature électronique doit prouver l’identification du signataire et l’intégrité du document signé. L’horodatage qualifié apporte par ailleurs un niveau de sécurité supplémentaire en garantissant l’existence d’un fichier à une date donnée et que celui-ci n’a pas été modifié depuis. Il contribue ainsi à assurer l’intégrité du document signé.

Depuis 2014, le règlement eIDAS a été adopté par le Parlement européen et le Conseil de l’Union européenne. Il permet notamment de qualifier un PSCo dont le rôle est de recueillir le consentement éclairé du signataire, c’est-à-dire le recueil de la preuve du consentement. Selon le niveau d’identification requis, le PSCo est habilité à vérifier l’identité du signataire au moyen de procédés fiables garantissant le lien entre son identité régalienne et l’acte.

Bien qu’il s’agisse avant tout d’une opération à caractère légal comportant une dimension technique complexe entre l’acte de signature et le procédé d’identification du signataire, la signature électronique ne doit pas se faire au détriment de l’expérience utilisateur. C’est notamment pour cette raison que certains PSCo proposent aux signataires disposant déjà d’un certificat de pouvoir le réutiliser lors de futures signatures. Les Prestataires de Services de Confiance disposant d’une base d’identités numériques suffisamment large simplifient ainsi l’expérience utilisateur. Si la valeur juridique d’une signature électronique est un élément de choix majeur dans le cadre des problématiques d’identification et d’authentification pour limiter les usurpations d’identités, le nombre de certificats qualifiés détenus par un PSCo s’avère également un critère important.

Garantir la sécurité et la confidentialité des données au regard du cadre européen

Un PSCo doit garantir un haut niveau de sécurité sur les données de ses utilisateurs, aspect crucial pour la pérennité d’une organisation. Le vol ou la perte de données, la non-conformité avec les procédures légales telles que le RGPD, ou encore le coût engendré par une interruption de service peuvent effectivement infliger des dommages considérables à une entreprise. Qu’il s’agisse de se protéger contre les piratages externes, la divulgation d’information ou l’erreur humaine, la sécurité doit être au cœur de l’offre de service d’un Prestaire de Services de Confiance.

En raison de la nature juridique de la signature électronique, les PSCo sont étroitement concernés par la question du traitement des données personnelles. La sécurité des données liées à la contractualisation, la vérification de l’identité, la signature et la conservation du document à valeur probante, imposent que la localisation, le stockage et le traitement de ces données soient effectués au sein de l’Union européenne. Il est ainsi important qu’un PSCo qualifié selon le règlement européen eIDAS opère l’intégralité du traitement des données de ses clients en Europe et que ses infrastructures soient également localisées au sein de l’Union européenne. Ce dernier pourra alors garantir que le traitement des données personnelles sera sécurisé et réalisé dans le respect du RGPD. En France, la sécurisation des données et de la valeur juridique inhérentes à l’usage d’un service qualifié eIDAS sont garanties par l’évaluation régulière de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI), sur la base d’un audit eIDAS.

Accompagner l’entreprise dans ses besoins spécifiques

Le contexte sanitaire et les exigences globales du marché rendent la signature électronique de plus en plus indispensable et, plus largement, la dématérialisation des processus métier s’impose comme un réel enjeu de compétitivité pour toute entreprise.

Être en mesure de comprendre la stratégie de contractualisation digitale d’une entreprise et l’agrégation des solutions actuelles ou futures au sein d’une organisation nécessite de solides compétences pour offrir des réponses adaptées. Les entreprises ont donc besoin d’un accompagnement pour évaluer et réduire les écueils (juridiques, financiers et business) inhérents pour tirer le meilleur parti d’une solution de signature électronique, tout en limitant les risques possibles selon les métiers ou les activités. A titre d’exemple, lorsqu’un PSCo dispose d’une connaissance pointue d’un marché au regard de ses clients, il bénéficie d’une expertise spécifique forte et sera ainsi à même de formuler des conseils plus pertinents au regard des pratiques métier.

Les entreprises doivent ainsi demander aux experts que sont les PSCo de partager leurs expériences et leurs connaissances juridiques. La prise en compte des risques métier liés à la nature du contrat et aux contraintes réglementaires sont les gages de réussite de leurs projets. C’est en intégrant tous ces paramètres que les entreprises pourront tirer pleinement parti des bénéfices de la signature électronique pour leur activité.

La dématérialisation de la facturation est au cœur de la transformation numérique de la fonction finance et, plus largement, de la digitalisation des entreprises. Elle est également au cœur de l’actualité ! La facture électronique sera en effet progressivement obligatoire à partir du 1er juillet 2024. La dématérialisation des factures clients et fournisseurs contribue largement à la réduction des coûts et à l’amélioration des processus des entreprises. Les gains de productivité, le respect des délais de paiement, l’amélioration de la relation fournisseurs et du pilotage de l’activité arrivent en tête des motivations des entreprises qui se lancent dans un tel chantier. Coté réglementaire, la récente ordonnance relative à la généralisation de la facturation électronique ouvre largement la voie à l’accélération de la transformation digitale des entreprises, encouragée par la démocratisation du télétravail.

DAF, comptables, contrôleurs de gestion… découvrez comment la dématérialisation de vos factures va transformer votre quotidien grâce à l’utilisation de notre cachet électronique. La dématérialisation du processus de facturation concerne, d’une part, l’émission et la réception de factures électroniques (factures clients ou fournisseurs) et, d’autre part, la numérisation de factures papiers reçues (factures fournisseurs notamment). Dans cet article, nous allons évoquer le premier point dédié à la facture électronique. Commençons par le commencement…

Portrait-robot d’une facture électronique

Arrêtons-nous tout d’abord sur ce qu’intègre la notion de facturation numérique. Le terme regroupe l’ensemble du processus de facturation (édition, envoi, réception) qui doit être 100 % digital. Pour être valide, le procédé doit respecter les obligations du Code général des impôts. Une facture électronique doit ainsi :

• Garantir l’identité de l’émetteur ;
• Assurer l’intégrité de son contenu qui ne doit pas pouvoir être modifié ;
• Offrir un maximum de lisibilité à toutes les étapes, de l’émission à la conservation.

Par ailleurs, les mentions obligatoires d’une facture papier le sont également pour une facture électronique. Dans le détail, l’article L.441-9 du Code du commerce précise qu’au même titre que la date et le numéro de facture, l’identité de l’émetteur et du destinataire doivent obligatoirement être garantis pour une facture électronique.

Comment assurer la légalité de vos factures électroniques ?

Pour émettre une facture électronique viable (authenticité, intégrité et lisibilité du document) plusieurs méthodes existent :

• La facture électronique non signée (PDF simple) ;
• La facture électronique structurée : utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) ;
• La facture transmise par voie électronique et signée par le biais de notre cachet électronique pour une personne morale.

Sur ce dernier point, en tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, nous pouvons vous accompagner avec notre cachet électronique pour les factures émises au format PDF. Nos services de cachets et d’horodatages confèrent par ailleurs à vos factures une valeur légale incontestable.

Comment la dématérialisation des factures va transformer votre quotidien ?

La dématérialisation des factures consiste en la création, l’échange et le traitement automatisés de factures entre les fournisseurs et les acheteurs d’une entreprise. Une entreprise qui décide de dématérialiser ses factures digitalise, de fait, tout un processus métier. Cela se traduit concrètement par la suppression de tâches répétitives (adieu paperasse !) et à faible valeur ajoutée. Entreprises, quelle que soit votre taille, découvrez quelques avantages très concrets de la facture électronique :

• Suppression des frais d’impression et postaux ;
• Accélération du processus de paiement grâce à la standardisation du traitement et à la validation plus rapide de la facture ;
• Automatisation des processus de facturation ;
• Sécurisation des factures, seules les personnes identifiées pouvant y accéder directement en ligne ;
• Optimisation des espaces de stockage pour l’archivage.

Par ailleurs, la facturation électronique présente l’avantage d’être très précise, offrant ainsi une visibilité en temps réel permettant aux équipes administratives de mieux gérer les cycles de paiement ainsi que la trésorerie de l’entreprise. La facture électronique est donc source de nombreux bénéfices pour les entreprises.

Quelles entreprises sont concernées par la dématérialisation des factures ?

Les obligations de facturation électronique seront imposées dès le 1er juillet 2024 en réception à l’ensemble des assujettis et, en transmission, aux grandes entreprises à compter de la même date. Les ETI seront concernées à partir du 1er janvier 2025, puis les PME et microentreprises à compter du 1er janvier 2026.

Quelles seront les nouvelles obligations des entreprises ?

Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, les entreprises devront respecter les règles suivantes :

• Emettre, transmettre et recevoir des factures électroniques dans leurs transactions avec d’autres entreprises soumises à la TVA et transmettre les données de facturation à l’administration fiscale ;
• Transmettre à l’administration fiscale les données complémentaires des transactions qui ne sont pas dans le cadre la facturation électronique : transactions avec une personne non assujettie BtoC, transactions entre assujettis non domestiques et données de paiement des prestations de service.

Dématérialisation des factures : QUID de la nouvelle réglementation française ?

L’objectif du gouvernement français à travers cette réforme de la facture électronique est de lutter contre la fraude à la TVA. Ainsi, à partir de 2024, les nouvelles obligations légales rendront encore plus sécurisé le processus de facturation et de transmission de données électroniques au profit des entreprises et des particuliers. Concrètement, la généralisation des factures électroniques permettra de :

• Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation ;
• Simplifier leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations ;
• Améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi ;
• Accroître la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.
  

La crise sanitaire a amené les entreprises à restructurer leur fonctionnement pour maintenir leur compétitivité. Elles ont ainsi accru leurs demandes vers le « tout numérique », tous secteurs d’activités confondus, pour accroitre leur agilité, leur capacité d’innovation, soutenir les ressources à distance, mais aussi et surtout pour améliorer l’expérience client. Cet afflux soudain les a poussées à prendre des initiatives fortes en matière d’hyperautomatisation. Selon Gartner, ce marché devrait atteindre 596 milliards de dollars au niveau mondial en 2022.
Le concept d’hyperautomatisation implique la combinaison de plusieurs logiciels et outils d’automatisation pour effectuer des tâches, notamment celle de la contractualisation, dont certaines étapes clés doivent avoir une valeur légale : garantie de la date et de l’heure, de l’origine d’un document officiel, ou encore garanties juridiques spécifiques lorsqu’il s’agit d’une transaction entre différentes parties. C’est ici que les services de confiance prennent tout leur sens. A la fois sécurisés, rapides et simples à intégrer au sein d’un processus automatisé, ils garantissent une valeur légale aux transactions numériques en toute sécurité.

L’hyperautomatisation, une combinaison d’outils perfectionnés

L’hyperautomatisation résulte de la mise en œuvre de différents outils : Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML), logiciels de gestion d’entreprise intelligent (iBPMS), intelligence artificielle (IA)… Grâce à eux, les entreprises sont capables de prendre des décisions plus pertinentes et d’automatiser la gestion des transactions associées.

Afin de garantir la valeur juridique d’une transaction, l’automatisation des processus numériques passe notamment par l’étape de l’intégration et de l’usage des services de confiance. Concrètement, il s’agit pour une entreprise d’intégrer la signature électronique, l’horodatage ou le cachet électronique à ses processus automatisés tout en combinant les technologies évoquées précédemment. Les services de confiance garantissent la valeur juridique d’une transaction et sont aujourd’hui incontournables dans bon nombre de processus métiers.

Les services de confiance sécurisent les transactions au sein des processus automatisés

La montée en puissance de l’hyperautomatisation est propice au développement des services de confiance qualifiés selon le règlement européen eIDAS, au premier rang desquels figure la signature électronique. Elle accélère, simplifie et sécurise le processus de contractualisation, tout en garantissant une expérience utilisateur optimale. Facile à intégrer via API, elle permet d’automatiser l’étape de contractualisation. Ainsi, dans un processus de gestion de la relation client proposant un service d’assistance en ligne via un chatbot et intégrant de l’IA pour résoudre pertinemment d’éventuels problèmes, elle permet d’engager, in fine, une prestation payante avec la signature d’un devis et des conditions générales de vente (CGV) afin de recueillir le consentement du client, garantir l’intégrité des documents et l’identification des signataires, sécurisant ainsi la transaction.

S’agissant d’un processus de gestion, le cachet électronique permet aux entreprises d’automatiser la gestion des factures client et fournisseur, d’optimiser la gestion de l’écosystème fournisseurs, notamment la gestion des contrats fournisseurs, des factures entrantes, ou encore l’approbation des audits réalisés chez les fournisseurs. Dans le cas de la dématérialisation de factures entrantes au format papier, le cachet électronique dématérialise les factures fournisseurs dans le respect de la loi française qui oblige à conserver une copie fiable numérisée, cachetée et horodatée. L’horodatage permet quant à lui de dater les opérations de numérisation des factures papier et de garantir l’intégrité des documents numérisés dans le cadre d’un processus de copie fiable. A la clé : une économie significative des achats indirects (suppression des frais d’impression et postaux), diminution des délais de paiement, optimisation de l’archivage et enfin réduction de l’empreinte environnementale.

Les services de confiance sont tout aussi efficaces au sein de processus RH ou juridiques grâce à leur capacité à sécuriser et à fluidifier les échanges dématérialisés. Ainsi, intégrée à un logiciel métier (SIRH, CRM, GED, Contratech…), la signature électronique automatise l’étape de signature des documents liés à la vie de l’entreprise.

La nécessité de combiner gains de productivité et maîtrise des risques juridiques

Pour réussir un projet d’automatisation globale à l’échelle d’une société, trois critères prédominent : l’adhésion de la direction, une gouvernance forte et le soutien des métiers. Si les différents services de l’entreprise s’accordent sur les bénéfices d’une telle démarche, les attentes ne sont pas toujours similaires. Ainsi, les directions métiers privilégient le gain de temps, l’expérience utilisateur et le respect des bonnes pratiques (métier), tandis que les DSI mettent davantage l’accent sur l’amélioration des KPIs. Or, il apparait nécessaire d’aligner les besoins au sein de l’entreprise. Si l’automatisation des processus métier permet aux entreprises d’accroître leur productivité, l’enjeu est bien d’améliorer la qualité en maîtrisant les risques associés. Les services de confiance s’inscrivent parfaitement dans cette démarche dans la mesure où ils confèrent une valeur juridique aux transactions, apportant ainsi la sécurité réglementaire indispensable aux différentes fonctions de l’entreprise.

Vers un nouveau paradigme hyperautomatisé

L’hyperautomatisation est une démarche qui s’inscrit dans la durée, et ce, dans le cadre d’un programme de transformation digitale pensé à l’échelle de toute une organisation. Dans ce contexte, deux critères sont essentiels : une architecture globale garantissant un ROI significatif et l’accompagnement des acteurs. S’agissant d’un projet d’intégration de signature électronique permettant d’automatiser l’ensemble d’un processus métier, l’expertise d’un Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS est indispensable. Celui-ci doit en effet apporter une vision d’ensemble au projet intégrant la bonne compréhension des différents besoins métier ainsi que les dimensions techniques, juridiques et fonctionnelles. Autrement dit, un accompagnement global. L’hyperautomatisation, dès lors que ses processus respectent le cadre juridique grâce aux services de confiance, devient un ingrédient clé de la compétitivité des entreprises : l’optimisation des processus qu’elle engendre devrait ainsi leur permettre de réduire en moyenne de 30% leurs coûts opérationnels d’ici 2024. Cette donnée, loin d’être anodine, devrait pousser de nombreuses structures à mettre en œuvre l’hyperautomatisation dans leur organisation.

Les deux dernières décennies ont vu naitre et grandir le marché de la signature électronique via une multitudes d’acteurs locaux, internationaux, spécialistes ou généralistes. Pourtant des différences importantes concernant l’application de la législation des services de confiance, notamment en matière d’identification à distance, existent au sein des pays européens. Cette situation nuit fortement à la concurrence.

Après avoir laissé faire le marché, la Commission Européenne a décidé de légiférer d’ici 12 à 18 mois pour aligner les moyens d’identification à distance des citoyens européens. Ces évolutions portent sur la vérification des identités à distance et sur l’activation des mécanismes de la signature. La suppression de cette hétérogénéité règlementaire aura pour conséquence directe de favoriser le déploiement international des acteurs.

Le règlement eIDAS, socle légal des services de confiance à l’échelle européenne

La directive européenne 1999/93/CE a été le premier dispositif européen à tenter d’imposer une réglementation à l’échelle de l’Europe. Force est de constater que celle-ci a été un échec car elle fixait des objectifs à atteindre aux pays membres, charge à eux de les transposer ensuite dans la loi locale. Chacun ayant eu une interprétation singulière dans sa transposition, l’objectif initial d’uniformisation réglementaire a échoué.

La Commission européenne a donc décidé de créer le règlement eIDAS du 23 juillet 2014 dont l’ambition était d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur, pour faciliter l’émergence d’un marché unique numérique. Ce dernier abroge donc la directive 1999/93/CE.

Une application de la législation à géométrie variable au sein de l’Europe

Si les signatures électroniques simples et avancées répondent à 80% des besoins dans des conditions réglementaires homogènes, il existe en revanche des écarts flagrants de pratiques d’un pays à l’autre pour les signatures qualifiées. Ainsi, le règlement veut que lorsqu’un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) émet un certificat qualifié à un citoyen, celui-ci est reconnu dans toute l’Europe avec une même valeur légale. Toutefois les méthodes d’identification à distance ne sont pas les mêmes partout, les certificats n’apportent donc pas tous les mêmes garanties juridiques aux entreprises et aux citoyens.

Il devient urgent d’apporter la confiance numérique par l’harmonisation ! Le risque est en effet important que la valeur globale du certificat qualifié, indispensable à la réalisation d’une signature qualifiée, baisse dans toute l’Europe à cause de méthodes moins sécurisées. Plus nous défendrons une valeur élevée de la signature qualifiée partagée par tous les PSCo européens, plus nous contribuerons à la confiance globale des entreprises et des citoyens.

L’uniformisation des règles, un gage de sécurité pour les citoyens

Si les pays européens désirent élever la sécurité en priorité, ils doivent alors aligner leur application de la réglementation eIDAS. La sécurité numérique des citoyens ne doit pas être un argument de concurrence, mais bien la base de toutes offres des Prestataires de Services de Confiance européens. Il ne peut en effet y avoir de compromis sur la sécurité du citoyen ou sur leur équité de traitement par les acteurs de la confiance numérique. Cette uniformisation de la sécurité par le haut représente une formidable opportunité pour les citoyens européens et pour la concurrence. Si un tel niveau d’uniformisation du marché peut rendre la concurrence encore plus ardue, les acteurs du marché sauront alors apporter des solutions encore plus novatrices pour se différencier.

Le développement du business à l’international en ligne de mire

Les spécificités locales en matière d’identification nuisent au développement des acteurs à l’international. Il s’agit par exemple de l’Italie qui autorise l’identification vidéo à distance d’une personne physique pour créer son certificat qualifié, l’identification étant réalisée par un robot et non par un humain, ce qui est interdit en France. Ces singularités en termes de législation amènent la plupart des entreprises à se tourner plus naturellement vers des acteurs locaux de la signature électronique, pensant ainsi s’affranchir des désagréments liés à la mise en conformité et aux différences réglementaires entre les pays. Certaines entreprises choisissent des prestataires locaux projet par projet, filiale par filiale. D’autres encore préfèrent opter pour des PSCo pays par pays en espérant avoir davantage de garanties et que la réglementation du pays sera respectée.

Malgré ce contexte, on constate toutefois que les barrières à l’uniformisation du marché tombent les unes après les autres. L’Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l’information (ENISA) et les pays européens s’attaquent ainsi aux derniers freins en matière d’identification à distance pour généraliser la signature qualifiée dans toute l’Europe.

En France, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) œuvre avec d’autres pays européens à la mise en place de nouvelles règles pour l’identification vidéo à distance afin de permettre la création de certificats qualifiés avec un face-à-face vidéo à distance. L’ANSSI vient d’ailleurs de publier un référentiel au 1^er mars qui pourra servir d’exemple aux autres autorités nationales de contrôle. Cet usage est voué à se démocratiser et ira de pair avec de fortes exigences de qualité pour éviter les fraudes et usurpations d’identité. Nous avons besoin de règles solides et uniformes pour qu’une identification à distance soit synonyme de sécurité pour les citoyens. Par ailleurs, ce socle de confiance numérique ne doit pas occulter l’ergonomie de la solution de signature et sa rapidité, deux aspects fondamentaux pour les entreprises.

L’uniformisation des règles sera extrêmement bénéfique pour le marché au sens large et surtout pour les citoyens Européens. N’oublions pas que celui qui profite des avantages de la signature électronique au final, c’est le signataire, et cette personne, en tant que citoyen, a des droits.

Au regard du règlement eIDAS, il incombe aux Etats de fournir des outils qui permettent à leurs citoyens de démontrer leur identité à distance avec plusieurs niveaux de sécurité. Une fois cette barrière tombée, les acteurs du marché pourront alors se déployer à l’international tout en garantissant un niveau de conformité et de sécurité homogène.

Gestion des bouleversements liés à la crise sanitaire, crise économique inhérente… les entreprises doivent assurément faire face à de nombreux défis en cette période inédite. Ainsi, pour répondre aux enjeux liés au contexte sanitaire particulièrement exigeant, assurer la pérennité de leurs activités et, plus largement, soutenir l’économie toute entière, elles doivent s’adapter rapidement et trouver des solutions efficaces répondant aux besoins des personnes, quel que soit le lieu où elles se trouvent.

Objectif : permettre, grâce aux technologies du numérique, de répondre efficacement au changement de paradigme imposé par la crise en privilégiant des solutions simples et intuitives… et c’est justement là que la notion d’interaction hommes/machines prend toute sa dimension ! L’expérience utilisateur sera au cœur de ce nouvel environnement.

Un modèle d’IT opérationnel (ou système d’information opérationnel), soutenant à la fois l’activité de l’entreprise, des clients et des employés partout où ils se trouvent, s’impose de plus en plus. Selon une récente étude de Gartner, d’ici à fin 2023, 40 % des entreprises auront appliqué ce modèle « d’opérations en tout lieu » pour offrir aux clients et employés des expériences virtuelles et physiques optimisées et combinées. L’avenir semble donc appartenir aux entreprises qui proposeront la meilleure expérience utilisateur.

Dans ce contexte de digitalisation à 360° des usages et outils professionnels, les services de confiance ont un rôle clé à jouer. Ils sont aujourd’hui présents dans tous les départements de l’entreprise et s’adaptent aux usages des personnes indépendamment de leur localisation et des systèmes d’information qu’elles utilisent, dans le cadre d’une expérience utilisateur au centre des interactions humaines et technologiques.

Faciles à intégrer via notre API de signature électronique dans un site web ou un logiciel métier, ils permettent en effet aux différents acteurs de l’entreprise de dématérialiser et d’automatiser l’étape clé de contractualisation, tout en garantissant la valeur juridique d’une transaction.

La nécessité de penser un parcours utilisateur « user centric »

Intégrer une solution de signature électronique nécessite au préalable de repenser intégralement le parcours utilisateur pour qu’il soit entièrement axé sur ses besoins. Il s’agit ainsi de cartographier l’ensemble de son cheminement afin d’identifier les étapes clés permettant d’optimiser le parcours de contractualisation, qu’il se déroule en ligne depuis un site web, à distance par email ou encore en face-à-face. La signature électronique s’intègre facilement dans un site Web pour proposer des services de souscription, d’abonnement ou de vente en ligne, ou dans n’importe quel logiciel métier (CRM, ERP, SIRH…).

Objectif : permettre à l’utilisateur de signer dans le cadre d’un parcours de signature simple et intuitif, pour que ce dernier puisse se concentrer uniquement sur le contenu du document et non sur la complexité technique ou les enjeux réglementaires et de sécurité inhérents au parcours de signature. Les parcours de contractualisation peuvent par ailleurs être cross canal. Ainsi, la technologie s’adapte au contexte de l’utilisateur qui peut signer en toute autonomie, que la relation ait débuté en ligne ou en face-à-face, avant de concrétiser une transaction à distance.

L’obligation de faire rimer expérience utilisateur avec sécurité

Pour être conforme à la réglementation européenne eIDAS, une signature électronique doit être délivrée par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon ce même règlement. Elle doit également répondre à deux exigences fondamentales : garantir l’intégrité du document grâce à un horodatage qualifié et l’identification du signataire a minima au moyen d’une authentification SMS au moment de la signature.

En fonction des usages, des processus métier et des risques juridiques et financiers associés aux documents, plusieurs niveaux de sécurité de signatures existent pour s’adapter aux besoins des entreprises et des particuliers. Pour allier conformité, sécurité et surtout simplicité d’utilisation, les éditeurs de solutions de signature électronique font preuve d’une ingéniosité sans cesse renouvelée afin d’offrir un parcours de signature synonyme d’expérience utilisateur performante.

La fluidité des parcours de contractualisation 100% digitaux

Qu’il s’agisse de la vente d’un bien immobilier, d’un contrat d’assurance vie, de travail ou encore de location, quelques clics suffisent dorénavant pour formaliser instantanément une transaction en ligne.

La signature électronique Universign s’intègre facilement au sein des processus d’une entreprise, permettant d’automatiser ceux liés à la contractualisation : factures, bons de commandes, contrats de travail, clients ou fournisseurs. Elle s’adapte par ailleurs aux besoins de dématérialisation de toutes les fonctions (RH, juridique, commerciale, achats….) et secteurs d’activité (banque, immobilier, assurance, industrie…).

Grâce au cachet électronique, un directeur financier utilisant un ERP pour ses factures peut automatiser toute la chaîne de facturation, gagnant ainsi un temps précieux. Un juriste disposant d’un logiciel de contrathèque peut quant à lui dématérialiser intégralement l’étape de contractualisation dans son logiciel avec la signature électronique.

Enfin, un parcours client 100% digital participe à l’augmentation du taux de transformation des entreprises. Si les contrats de vente et devis BtoB ou BtoC sont signés plus rapidement grâce à la signature électronique, le taux de rupture dans le processus de contractualisation diminue quant à lui, avec un impact positif en termes de chiffre d’affaires. La fluidité dans les échanges commerciaux est assurément un levier de performances commerciales, gage de satisfaction client… premiers utilisateurs ! Seul prérequis de la solution de signature : être simple à utiliser !

Demain, en route vers une « expérience totale »

La généralisation des transactions digitales s’accélère grâce aux évolutions technologiques. Ces transactions en ligne répondent par ailleurs aux évolutions sociétales (augmentation du télétravail liée au confinement). Dans ce contexte, l’expérience utilisateur devient l’élément central commun aux interactions entre les entreprises, leurs salariés et leurs clients dans le monde digital. On parle du mode « d’expérience multiple » : une entreprise, une institution, une organisation ou un particulier pouvant signer n’importe où tout type de document. Les lignes bougent et il y a fort à parier que les contours actuels d’une expérience utilisateur novatrice vont évoluer dans les prochaines années pour procurer aux clients, quels qu’ils soient, une expérience toujours plus immersive en tous lieux.

Paris, le 19 mai 2021 – Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage, annonce son partenariat avec AKANEA (filiale du Groupe Isagri), éditeur de logiciels métiers, destinés aux professionnels de la Supply Chain et de l’agroalimentaire. Cette nouvelle collaboration permet à AKANEA d’anticiper pour ses clients l’adoption de la règlementation qui imposera aux entreprises, dès janvier 2023, d’émettre leurs factures sous format électronique.

Depuis 30 ans, AKANEA accompagne ses clients dans leur croissance et développement à travers l’intégration de logiciels métiers dédiés aux professionnels de la chaine logistique, de l’agroalimentaire, du transport et des douanes. La richesse fonctionnelle de ses solutions associée à sa capacité de conduite de projet lui permettent d’équiper tous types d’entreprises, des TPE aux grands groupes internationaux.

Faire de la conformité une priorité

Afin de proposer à ses clients un processus de gestion des factures sortantes dématérialisées de bout en bout tout en se conformant à la règlementation à venir, AKANEA s’allie à Universign. L’éditeur intègre désormais le cachet électronique Universign conférant une valeur légale aux factures numériques de ses clients.

En effet, selon le Code général des impôts, pour être valide le procédé de facturation numérique doit permettre de garantir notamment l’identité de l’émetteur et assurer l’intégrité de son contenu qui ne doit pas pouvoir être modifié. Le cachet électronique Universign répond à ces conditions grâce au certificat de personne morale et à l’horodatage qualifié inclus à chaque transaction.

AKANEA a choisi Universign pour la facilité et la rapidité d’intégration de notre API de signature électronique. Universign, en tant que Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, garantit par ailleurs à AKANEA de réaliser des opérations sécurisées et en parfaite conformité avec la législation en vigueur.

Une offre plus complète qui optimise l’activité

Grâce au cachet électronique Universign, AKANEA peut désormais proposer des logiciels plus performants, avec à la clé une plus grande rapidité dans le traitement des factures, une réduction des coûts et une meilleure productivité des équipes. Concrètement ses clients :

• Gagnent du temps ;
• Accélèrent les paiements et optimisent la gestion de leur trésorerie ;
• Diminuent leurs dépenses de consommable ;
• Optimisent les espaces de stockage pour l’archivage ;
• Réduisent leur empreinte écologique.

Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage, annonce son partenariat avec Eurécia, éditeur SIRH 100% web de gestion administrative du personnel, gestion des talents et d’engagement collaborateur. Si les services de confiance Universign permettent de simplifier les processus des professionnels RH et de leurs collaborateurs en s’affranchissant des distances, ils sont aussi un gage de sécurité en garantissant l’intégrité et la valeur probante des documents numériques signés.

Le choix d’un accompagnement par un expert français, gage de sécurité

Eurécia tenait à choisir un acteur français capable de délivrer un savoir-faire en matière de services de confiance, doublé d’une expertise forte en termes de règlementation française et européenne. La société s’est donc naturellement tournée vers Universign. La crise sanitaire ayant entrainé une accélération de la digitalisation, l’utilisation de la signature électronique s’est imposée comme une évidence : d’après une étude récente réalisée par Universign, la situation actuelle liée à la pandémie a ainsi incité 26% des entreprises à adopter une solution de ce type et parmi elles, 41% l’ont utilisée pour des documents liés aux RH. Enfin, l’approche globale et l’accompagnement personnalisé proposés par Universign sont eux aussi des arguments qui ont fait la différence dans la décision d’Eurécia.

Des bénéfices incontestables : rapidité, simplicité et maintien des activités RH 

Disponible sur le portail RH d’Eurécia, la solution de signature électronique d’Universign, PSCo qualifié selon le règlement européen eIDAS, permet de garantir l’authentification des signataires et l’intégrité des documents signés grâce à son service d’horodatage qualifié inclus. Ainsi, tout document numérique signé à une valeur probante au regard de la loi et dispose de la même valeur juridique que son équivalent papier et ce, à travers toute l’Europe.

Contrat de travail, avenant, attestation peuvent dorénavant être signés même quand les parties prenantes sont éloignées physiquement. Un gage de rapidité et de simplicité qui offre une grande fluidité dans les usages, tout en permettant de maintenir une activité RH dans le contexte sanitaire actuel. La signature électronique participe aussi à l’accélération des processus de recrutement et d’onboarding, elle représente un gain de temps significatif qui contribue in fine à l’amélioration de la marque employeur.

L’intégration de la signature électronique Universign permet aux entreprises clientes d’Eurécia de réaliser des économies substantielles tout en s’inscrivant dans une démarche RSE, en mettant un terme à l’utilisation du papier, aux envois postaux et déplacements chronophages.

Une étape clé dans la digitalisation et l’automatisation des tâches administratives

Au-delà de la signature électronique, le logiciel RH d’Eurécia s’enrichit également de la fonctionnalité « modèles de documents ». Ce nouvel outil offre aux entreprises clientes d’Eurécia la possibilité de générer automatiquement, en un clic, des documents du quotidien tels que des contrats de travail, avenants, chartes de télétravail, attestations d’employeur ou de déplacement, etc., tout en respectant la charte de l’entreprise.

En mettant en place cet outil de digitalisation et d’automatisation des tâches administratives, Eurécia facilite la vie de ses entreprises clientes, dont les services RH peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Indépendamment des atouts liés à l’automatisation, l’intégration de la signature électronique Universign apporte une sécurité juridique forte grâce à son statut de PSCo.

Annabelle Thomas, Office Manager chez Jünger+Gräter utilise la solution Eurécia et témoigne : « Quand je devais faire signer un avenant, les salariés n’allaient pas forcément chercher les recommandés à la Poste. Terminé les avenants qui mettent des semaines à être signés ! Tout est aujourd’hui plus simple, d’autant plus que les documents sont intégrés dans la plateforme Eurécia. A terme nous n’aurons même plus besoin du réseau interne pour stocker les documents. En plus de son ergonomie, la signature électronique est très simple à utiliser, tout en étant intuitive ! »

Depuis le début de la pandémie, plus de 3 professionnels sur 4 considèrent la signature électronique comme une solution efficace pour digitaliser les processus de contractualisation en entreprise. Au sein de ces entreprises, 49% l’ont utilisée pour les ventes et 41% pour les documents RH. 67% des répondants utilisant la signature électronique estiment que celle-ci va se déployer plus amplement au sein de leur entreprise. Voici dans le détail les résultats de notre étude exclusive sur l’évolution des usages de la signature électronique en France.

La signature électronique est plébiscitée au sein des services commerciaux, achats et RH des entreprises

Lors de la précédente étude Universign menée en janvier 2020, seuls 25% des personnes interrogées déclaraient avoir utilisé la signature électronique dans un contexte professionnel, dont 49% pour établir un document juridique ou financier et 31% pour un contrat client. Elles étaient pourtant 40% à penser que la signature électronique devrait être systématique dans ce cadre.

Cette nouvelle étude révèle qu’avant le premier confinement, un professionnel sur deux utilisait la signature électronique pour la vente (devis, bon de commande…) (52%) et les achats (facture, contrat fournisseur…) (50%).

En moyenne, près de la moitié de ceux utilisant déjà la signature électronique avant le premier confinement ne signait que 1 à 50 documents par mois (49%). Seuls 37% d’entre eux signaient déjà plus de 50 documents par mois. La situation sanitaire actuelle a incité 26% des entreprises employant les professionnels interrogés à adopter une solution de signature électronique. Parmi elles, 49% l’ont utilisée pour les ventes et 41% pour des documents liés aux Ressources Humaines.

Simplicité et garanties juridiques sont déterminantes dans le choix de la signature électronique

La simplicité d’utilisation est l’élément le plus déterminant dans le choix d’une solution de signature électronique (35%), les garanties juridiques (16%) et le choix du niveau de sécurité associé à la signature (14%) complètent le podium. Ils ne sont que 13% à déclarer que la fiabilité de la solution n’est pas le facteur le plus déterminant mais ce critère reste dans le top 3 pour 57% des répondants.

Si la simplification des processus de gestion est le principal bénéfice constaté pour près de 4 travailleurs sur 10 (38%), la réduction des délais (34%) est également fréquemment citée en particulier par les RH (46%).

Accompagner le changement est essentiel

Si 77% des sondés considèrent la signature électronique comme une solution efficace pour digitaliser les processus de contractualisation en entreprise, la transformation digitale des entreprises peine parfois à se développer. Ainsi, parmi les 26% d’entreprises qui ont adopté une solution de signature électronique pendant ou après le premier confinement, près de la moitié sont des PME (41%) ou des ETI (53%) et seulement un quart sont des TPE.

On notera que dans les commentaires les plus fréquents des répondants, les freins à la mise en place de la signature électronique concernent principalement : la fiabilité et la sécurité de la solution, la méconnaissance de son fonctionnement et l’attachement à la signature manuscrite en face-à-face.

L’étape clé de la transformation digitale ne peut donc véritablement se faire sans l’accompagnement d’un Prestataire de Services de Confiance (PSCo), expert dans son domaine et maîtrisant l’ensemble des sujets réglementaires, juridiques, techniques et fonctionnels inhérents aux services de confiance.

La crise sanitaire a impacté favorablement le marché en stimulant l’adoption de cette technologie. Si l’usage de la signature se montre de plus en plus éprouvée au sein des grandes entreprises, son déploiement nécessite un accompagnement personnalisé et une pédagogie adaptée, particulièrement auprès des organisations de petite et moyenne taille. Ces entreprises ne bénéficient souvent pas d’un socle IT aussi solide que celui des ETI ou des GE, et elles ont bien pris conscience dans l’urgence de la nécessité d’adopter la signature électronqiue pour assurer la continuité de leurs activités Là encore, l’intervention d’un PSCo est un élément essentiel pour contribuer à assurer la pérennité des modèles économiques.

Julien Stern, Président d’Universign conclut : «Cette enquête révèle qu’une majorité des professionnels sont favorables à un élargissement des usages de la signature électronique dans l’entreprise. Cela prouve que le niveau de maturité a évolué en très peu de temps. Une très grande majorité a bien compris le potentiel à long terme de la signature électronique. Les équipes dirigeantes, conscientes des avantages, sont également soucieuses de bien faire les choses et souhaitent maitriser pleinement les risques associés. Chez Universign nous sommes conscients que l’accompagnement des entreprises dans ce changement va bien au-delà de l’accès à une technologie. Nous travaillons particulièrement sur cette dimension car nous savons que bien comprendre les enjeux et besoins de nos clients est la clé pour révéler tout le potentiel de la signature électronique.»

* L’enquête a été réalisée sur 1018 actifs français. Le sondage a été effectué en ligne par YouGov, du 18 au 21 janvier 2021.

Dans le cadre de la dématérialisation massive du secteur de la santé, accélérée en raison du contexte sanitaire lié à la Covid-19, les services de confiance prennent toute leur dimension. Partout, la signature électronique s’impose comme l’alternative parfaite à la signature manuscrite pour signer rapidement tout type de document : admissions, attestations de prise en charge, consentements, ordonnances, décharges médicales, factures… A condition qu’ils soient délivrés par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS tel qu’Universign, les services de confiance garantissent aux professionnels de santé un haut niveau de sécurité et de conformité de leurs documents numériques, tout en réduisant considérablement les coûts d’impression, d’envoi ou d’archivage.

Comme vous allez le constater au travers du témoignage de notre client Tucania, éditeur d’une solution collaborative de gestion de la conformité réglementaire pour l’industrie de la santé, et au regard de l’évolution de la loi DMOS (Diverses Mesures d’Ordre Social) fin 2020, la signature électronique est également une solution efficace pour contribuer à la lutte contre les conflits d’intérêt dans le secteur de la santé.

Conflits d’intérêt : la législation anti-cadeaux en action

La législation anti-cadeaux qui a vu le jour dans le cadre de la loi DMOS a connu une évolution significative fin 2020, devenant à cette occasion la loi d’encadrement des avantages. Elle a été renforcée par le Décret n°2020-730 du 15 juin 2020 relatif aux avantages offerts par les personnes fabriquant ou commercialisant des produits ou des prestations de santé qui interdit « le fait, pour les entreprises mentionnées à l’article L. 1453-4 du Code de la Santé Publique, de recevoir des avantages en espèces ou en nature, sous quelque forme que ce soit, de manière directe ou indirecte, proposés ou procurés par les personnes mentionnées à l’article L. 1453-5 du Code de Santé Publique ». Le décret établit les modalités de contrôle préalables des conventions conclues avec le professionnel de santé, basées notamment sur une comparaison entre la valeur des avantages octroyés et les seuils de montants fixés par arrêté. Les modes de contrôles sont, selon les montants inférieurs ou supérieurs au seuil fixé par décret, soit déclaratifs soit soumis à autorisation.

La formalisation de l’octroi d’avantages ou de rémunérations était imposée dès les premières versions de la loi anti-cadeaux. Ainsi, depuis plus de 20 ans la prise en charge des frais de participation à un congrès professionnel par un laboratoire doit faire l’objet d’une convention d’hospitalité, ou encore l’intervention d’un médecin comme orateur doit faire l’objet d’un contrat signé par chacune des parties. Par ailleurs, la publication des liens d’intérêt imposée par la loi de transparence santé impose de communiquer la date des signatures de ces conventions et contrats par le professionnel.

Des usages concrets des services de confiance

Erwan Delebecque, Président de Tucania : « Nous proposons à nos clients la signature électronique Universign depuis plus de trois ans. Un de ses principaux bénéfices est de réduire le temps de signature des documents pour nos clients, comme pour les professionnels de santé. On constate également une réduction des coûts. Par ailleurs, le processus que nous avons développé en intégrant la solution Universign permet de classer automatiquement les documents. Ainsi, le fichier peut être transmis lors des échanges avec les autorités et contrôlé en cas d’audit. Sans cela la numérisation des versions papiers serait chronophage et source d’erreur. Enfin nous parvenons à collecter les informations cruciales relatives au processus : envoi du document, date de signature… ».

Les nouvelles règles imposées par la loi d’encadrement des avantages, notamment l’obligation de joindre aux déclarations la version des conventions et contrats signés par le professionnel, a rendu primordiale l’utilisation de la solution de signature électronique en lieu et place de la manuscrite. « Auparavant les conventions d’hospitalité étaient pour la plupart signées le jour même de l’évènement, la nouvelle réglementation impose de transmettre les documents nominatifs au moins huit jours ouvrés avant l’événement. Seule la signature électronique permet de collecter à temps les signatures ! »

Erwan Delebecque poursuit : « Les échanges entre industriels et professionnels sont un élément clé dans notre système de santé, il est impératif qu’ils soient régulés et transparents. Chaque acteur souhaite une collaboration efficace pour se concentrer sur le contenu scientifique des échanges. Les nouveaux textes précisent les règles de collaboration. Il faut que leur mise en œuvre soit optimisée et simple. La digitalisation progresse dans notre vie personnelle et professionnelle, des pratiques innovantes comme la signature électronique sont devenues la norme, le secteur de la santé n’y déroge pas. Certains médecins ne comprennent d’ailleurs pas que la signature électronique ne soit pas généralisée pour la signature des contrats et des conventions d’hospitalité.

Pour Stéphanie Roucou, Directrice des opérations de Tucania, « l’usage de la signature électronique Universign a fortement augmenté le taux de retour des contrats signés avant relance, atteignant 95% sur les prestations que nous gérons pour nos clients. Par ailleurs le délai de collecte est réduit, ce qui est important avec la nouvelle loi. Nous souhaiterions étendre la signature électronique à tous types de conventions. Cependant, pour de l’hospitalité la gestion des adresses électroniques est plus complexe. En revanche, pour un public d’experts nous utilisons la signature électronique pour d’autres documents, comme les projets de notes d’honoraires par exemple et renforçons ainsi le service au HCP (Health Care Professional). »

Les industriels ont bien conscience que les effets de la nouvelle loi ne se sont pas encore fait ressentir sur les organisations en raison de la crise sanitaire. Ils mesurent déjà la nécessité d’optimiser les processus au regard des évolutions réglementaires, avec la conviction qu’il leur faut mener ces chantiers avant le retour du niveau d’activité d’avant crise.

Julien Estaphan, Product Owner de Tucania témoigne enfin : « l’intégration de la solution Universign réalisée il y a 3 ans est véritablement robuste, le service est très stable et nous n’avons aucun coût de maintenance malgré la forte montée en charge de ce service. »

Rappelons également que la signature électronique est un gage de sécurité. Elle est en effet très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016. La signature électronique garantit aussi bien l’intégrité et l’opposabilité du document signé, grâce à un horodatage qualifié intégré à toutes nos signatures, que l’identification des signataires. Les professionnels de santé plébiscitent particulièrement l’horodatage qualifié pour sa capacité à conférer une valeur légale aux documents signés.

Réduction des coûts, optimisation de l’organisation, meilleure traçabilité, satisfaction des patients… la signature électronique présente de nombreux avantages. Pour découvrir les usages variés et bénéfices de la signature électronique dans le secteur de la santé, rendez-vous sur notre page santé.

Depuis le 1^er décembre 2020, la Résiliation Infra-Annuelle (RIA) permet aux assurés de résilier et de changer de contrat de complémentaire santé en cours d’année, à l’issue d’un an de souscription. Très concrètement, après une année d’ancienneté, ces derniers n’ont plus à attendre la date d’échéance de leur contrat de mutuelle pour y mettre fin. Objectif de cette mesure : stimuler la concurrence entre les assureurs et donner ainsi aux assurés une plus grande liberté d’action. Dans le cadre de cette évolution réglementaire et compte-tenu du contexte sanitaire exigeant, la signature électronique est une solution indispensable aux mutuelles pour permettre à leurs assurés de contractualiser à distance, en ligne ou en face-à-face dans des conditions de sécurité optimales, simplement et dans le respect du cadre réglementaire.

Il y a encore très récemment, la capacité d’un assuré à répudier lorsqu’il le souhaitait son contrat de complémentaire santé était pour le moins limitée. C’est aujourd’hui de l’histoire ancienne. En effet, la loi du 1^er décembre 2020 est venue moderniser les pratiques en permettant aux assurés trouvant une offre plus avantageuse en termes de cotisation ou de qualité de service d’y souscrire sans plus attendre… merci la RIA !

Résiliation Infra-Annuelle : de quoi parle-t-on ?

La Résiliation Infra-Annuelle (RIA) a été instituée par la loi « relative au droit de résiliation sans frais de complémentaire santé » du 14 juillet 2019. Elle s’inscrit dans la stratégie du gouvernement visant à accroître la concurrence sur le marché de l’assurance complémentaire santé pour favoriser l’accès aux soins pour tous. Différents contrats de complémentaire santé sont directement concernés par cette loi :

• Les contrats individuels ;
• Les contrats collectifs à adhésion obligatoire : seuls les souscripteurs pourront demander la résiliation du contrat ;
• Les contrats collectifs à adhésion facultative : la RIA concerne aussi bien les souscripteurs (tels les employeurs) pouvant demander la résiliation du contrat, que les membres participants (tels les salariés-adhérents), pouvant résilier leur adhésion aux garanties facultatives. 

La signature électronique synonyme de sécurité et de confort d’utilisation

Pour être conforme à la réglementation européenne eIDAS, une signature électronique doit être délivrée par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon ce même règlement. Elle doit également répondre à deux exigences fondamentales : garantir l’intégrité du document (certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu) et l’identification du signataire pour avoir la même valeur probante qu’une signature manuscrite. C’est notamment pour sa capacité à sécuriser le processus de contractualisation que de nombreuses mutuelles utilisent notre solution de signature électronique, incluant systématiquement un horodatage qualifié pour prouver l’intégrité des contrats signés.

Très facile à intégrer via API, la signature électronique Universign est simple à utiliser. Elle est par ailleurs un véritable gage de sécurité pour les assurés comme pour les assureurs et participe à fluidifier le parcours de souscription… optimisant ainsi l’expérience utilisateurs. Sa capacité à réduire les coûts (frais d’impression, d’archivage et postaux), les gains de temps qu’elle génère pour les équipes comme pour les assurés, ainsi que sa capacité à optimiser les processus de gestion des contrats, complètent la panoplie de bénéfices liés à ce service de confiance.

La RIA, c’est encore nos mutuelles clientes qui en parlent le mieux !

Pour Nadège Cosme, chargée de Webmarketing chez Mutuelle-MGC : « Nous manquons encore de visibilité à ce stade pour connaître l’impact réel de la RIA en termes d’activité liée à la souscription. Concrètement, dans le cadre de l’application de la RIA, les clients souhaitant souscrire à un contrat de complémentaire santé chez nous doivent désormais remplir un nouveau document : le mandat de résiliation à l’ancienne mutuelle. Celui-ci est signé dans le cadre du parcours d’adhésion avec la solution Universign. Nous avons dû nous réorganiser rapidement en interne pour nous mettre en conformité avec le nouveau cadre réglementaire (calcul des cotisations, organisation de la gestion des contrats…). Il s’agit là d’une véritable phase d’adaptation ! La signature électronique Universign s’adapte totalement à ce nouveau contexte en permettant aux futurs assurés de souscrire rapidement, simplement et dans des conditions de sécurité optimales. »

Parmi nos autres clients dans le secteur de l’assurance, Jerésiliemoncontrat.com est un site internet dédié aux professionnels de l’assurance comme les agents, les courtiers, les assureurs ou les mutuelles. Il leur permet en quelques clics, ou par API, de générer leur courrier de résiliation de contrats d’assurance et de les envoyer par lettre recommandée électronique au destinataire de leur choix.

Dans ce contexte, les futurs assurés utilisent notre signature électronique pour signer le mandat de résiliation qui intègre, rappelons-le, un horodatage qualifié et une étape d’authentification par SMS nécessaire en amont de la signature des contrats.

Pour Pauline Gibelin, Directrice de Jerésiliemoncontrat.com : « La RIA a provoqué incontestablement un intérêt accru pour notre solution et nous a permis de mener à bien des projets avec des partenaires existants et nouveaux. La mise en application depuis le 1^er décembre 2020 est prometteuse. Pour satisfaire nos utilisateurs, à une époque et dans un contexte qui se prêtent à la dématérialisation, nous devons sans cesse innover et nous adapter dans nos propositions. Notre modèle Jerésiliemoncontrat.com repose depuis ses débuts sur l’utilisation des envois électroniques. Intégrer une solution de signature électronique dans notre parcours utilisateur apparaissait donc comme une évidence et nous permet aujourd’hui de proposer une solution complète, de la génération du courrier à sa réception par son destinataire. En sus de l’aspect économique, cette solution est simple pour son utilisateur, et lui apporte toute la flexibilité dont il a besoin sans pour autant négliger sa sécurité. En effet, dans le cadre des envois de lettres de résiliation, seule une transmission par voie électronique confère à la signature électronique son plein effet juridique. »

La signature électronique présente de nombreux avantages, parmi lesquels confort et simplicité d’utilisation. En ce sens, elle constitue une véritable opportunité pour les complémentaires santé de proposer un service innovant, permettant de séduire de nouveaux clients toujours plus exigeants et connectés. Par ailleurs, compte-tenu du contexte sanitaire actuel, la signature électronique permet d’apporter une réponse concrète et efficace à la digitalisation globale du secteur et aux besoins des assurés de contractualiser de manière sécurisée en tous lieux.

Pour aller plus loin : découvrez notre article sur les usages de la signature électronique dans le secteur de l’assurance.