Lorsqu’on évoque l’horodatage il faut traduire : enregistrement de la date et de l’heure d’un document afin de prouver son existence et son intégrité depuis une date certaine. Ce dernier joue un rôle clé dans la traçabilité des échanges et peut également être utilisé comme preuve devant les tribunaux en cas de litiges. En tant que Prestataire de Service de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, notre horodatage qualifié permet de sceller et de dater tout type de document électronique (mail, facture, contrat, avenant…) de manière probante. Alors l’horodatage, concrètement c’est quoi ? Dans quels cas peut-il être utilisé par une entreprise ? Nous vous proposons des éléments de réponse…

Horodatage électronique et garanties légales

Notre horodatage qualifié apporte une date et une heure de référence universelle (UTC) à vos documents utilisés dans le cadre d’échanges électroniques. Nous vous conseillons fortement de l’associer à vos signatures électroniques. Il garantit en effet :

• L’existence d’un document à une date donnée ;
• L’intégrité d’un document (la garantie que son contenu n’a pas été modifié au bit près depuis cette date).

Les grandes lignes de l’horodatage électronique

Évoquons les choses simplement… horodater un document revient à émettre un sceau électronique (jeton d’horodatage). Celui-ci est délivré par un PSCo horodateur qui respecte les protocoles juridiques et normes techniques en vigueur pour sceller les données électroniques. Chaque document électronique dispose ainsi d’une empreinte unique liée à son horodatage. Notre horodatage est systématiquement intégré à nos solutions de signature électronique et de cachet électronique.

L’horodatage, votre allié dans différents contextes

L’intérêt pour une entreprise d’utiliser un horodatage qualifié est tout d’abord de bénéficier d’une présomption d’intégrité du document, de la date et de l’heure qu’il indique, comme dispose l’article 41 du règlement eIDAS.

Au sein d’une entreprise, il peut être utilisé de bien des manières, notamment pour :

• Respecter les délais légaux ;
• Tracer vos échanges électroniques (ex : historique de mails) ;
• Dater les créations intellectuelles de vos collaborateurs ;
• Dater vos conditions générales de vente pour la vente en ligne ;
• Dater les différentes opérations permettant la numérisation des factures papiers1;
• Garantir l’intégrité dans le cadre d’un processus de copie fiable2;
• Prouver l’heure de réception d’un document électronique ;
• Sceller des logs3 informatiques à des fins probatoires ;
• Clôturer des enchères électroniques ;
• Séquencer des transactions sur une plate-forme d’échanges électroniques.

Entrepreneurs, si vous utilisez la signature électronique au sein de votre entreprise, il est essentiel de l’associer à un horodatage qualifié.

Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage dévoile aujourd’hui les contours de sa collaboration avec leboncoin premier site de vente entre particuliers en France, permettant d’industrialiser la signature de tous les documents contractuels utilisés par les clients professionnels.

Fondé en 2006, leboncoin rassemble chaque mois plus de 29 millions d’utilisateurs, qu’ils soient particuliers ou professionnels, réunis par le caractère universel de la plateforme qui propose par moins de 55 millions d’annonces en permanence, réparties dans près de 75 catégories, leur permettant de trouver tout ce qu’il leur faut pour se loger, s’équiper, partir en vacances, se véhiculer ou trouver un
travail…

leboncoin accompagne plus de 500 000 entreprises évoluant dans de nombreux domaines comme l’immobilier, l’automobile, la location de vacances, mais aussi la vente de matériel agricole ou du BTP. Ces entreprises se tournent vers le site à des fins commerciales, mais aussi communiquer via la régie “leboncoin publicité” ou encore recruter leurs collaborateurs puisque leboncoin est aujourd’hui un acteur clé de l’emploi. Le site utilise avec succès depuis 2016 la signature électronique d’Universign dans les parcours de vente aux professionnels.

La signature électronique automatise les processus de contractualisation

Aujourd’hui, tous les produits vendus via leboncoin aux professionnels, TPE ou PME, tous secteurs confondus, transitent par le CRM, engendrant des volumes gigantesques de devis et autres mandats SEPA. Ces derniers devaient auparavant être saisis et envoyés manuellement. C’est pourquoi le groupe a choisi d’intégrer la solution de signature électronique d’Universign.

En effet, celle-ci permet de fluidifier les parcours de vente et automatise l’ensemble du processus. Ainsi, dès qu’une vente se concrétise, grâce à l’intégration par API de la signature électronique Universign au sein du CRM, un lien unique est généré automatiquement et transmis par email au signataire afin qu’il puisse signer électroniquement son devis, contrat de vente, ou prélèvement SEPA. Une fois le document signé, les systèmes d’information leboncoin sont avertis, ce qui déclenche la livraison du produit et l’envoi du document signé électroniquement au client. La solution d’Universign fiabilise ainsi les ventes et leboncoin propose à ses clients professionnels des délais de contractualisation optimisés.

La signature électronique bénéficie à tous les secteurs d’activité

Au début de la collaboration, leboncoin ne proposait la signature électronique qu’aux offres immobilières et RH. Cependant, fort de sa simplicité d’utilisation et du succès remporté, celle-ci a été étendue à l’ensemble du catalogue professionnel. En effet, la solution d’Universign a permis d’industrialiser la signature de tous les documents contractuels partagés entre leboncoin et ses clients professionnels. La signature électronique génère un gain de temps considérable, ce qui permet aux équipes commerciales impliquées de se dégager davantage de temps pour leur prospection. De plus, l’automatisation des saisies et transferts limitent grandement le risque d’erreur.

Aujourd’hui, leboncoin envisage de renforcer sa collaboration avec Universign et réfléchit à proposer à ses clients un service de signature simultanée, qui permettrait de signer plusieurs documents à la fois.

Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage annonce son partenariat avec Edusign, solution de gestion des documents de formation en mode SaaS. Grâce à l’intégration de l’horodatage qualifié d’Universign, Edusign propose la première solution de gestion automatisée et centralisée de l’ensemble des documents dédiée au secteur de la formation et de l’éducation.

Créée en mars 2020 par deux étudiants, Edusign digitalise et automatise la gestion des documents de formation quel que soit le type de parcours ou d’établissement. En distanciel, présentiel ou en mode hybride, les apprenants peuvent signer sur leur terminal personnel les feuilles de présence, conventions de formation, ou encore règlements intérieurs. Tous les documents sont ainsi gérés et centralisés au sein d’un espace unique.

Se concentrer sur l’expérience pédagogique

Pendant leurs études, Dylan Teixeira et Elliot Boucher, co-fondateurs d’Edusign, perdent parfois des feuilles de présence pendant leurs cours. Ils décident alors de trouver une alternative digitale au papier et développent ainsi une solution à la fois utile aux apprenants, aux formateurs et à l’administration.

Selon eux, de trop nombreux échanges de mails altèrent la qualité de l’information. Par ailleurs la recherche de documents est très chronophage et le recensement des prises de décision empêche les parties prenantes de se concentrer sur l’essentiel. A cela s’ajoute la problématique de sécurité et de confidentialité liée au partage de données et de documents entre les équipes.

Pour remédier à ces contraintes d’organisation et de sécurité, Edusign avait initialement développé une solution pensée pour fonctionner lors des formations en présentiel uniquement. Toutefois, suite à son lancement au tout début de la crise sanitaire, en mars 2020, la jeune pousse a dû travailler dans l’urgence pour proposer, dans ce nouveau contexte, des solutions de signature sécurisées pour la formation en ligne. Deux ans après, les signatures par email et par scan de QR code sont les plus utilisées grâce notamment à leur facilité d’utilisation.

L’horodatage qualifié Universign consolide la signature électronique Edusign

L’horodatage qualifié Universign permet à Edusign de faire signer tous les documents liés à la gestion administrative des formations en apportant les garanties juridiques nécessaires sur la date et l’heure de signature des documents, ainsi que sur l’intégrité des documents, soit que ceux-ci n’ont pas été modifiés dans le temps.

L’intégration via API du service d’horodatage qualifié Universign a été ultra rapide puisqu’elle n’a nécessité qu’une trentaine de minutes seulement.

Edusign sécurise ainsi les fonctionnalités de sa solution et permet à ses 600 000 utilisateurs de bénéficier d’une solution de signature électronique à valeur juridique et conforme au règlement européen eIDAS.

Le bénéfice client pour Edusign est immédiat et des grandes écoles telles que l’ISTEC ou encore l’EM Lyon gagnent environ 1h30 quotidiennement dans la réalisation de leurs tâches de gestion administrative.

Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage annonce son partenariat avec Govrn, éditeur de logiciel dédié au vertical des conseils d’administration et board directors.

Govrn est un éditeur de logiciel dédié au vertical des conseils d’administrations et board directors. Govrn offre un produit qui permet de gérer de manière simple et intelligente non seulement toute l’administration d’un CA mais offre également la capacité de rester connecté au contexte marché de l’entreprise à tout moment à travers son service “Analyst-as-a-Service”

Grâce à l’intégration de la signature électronique Universign via API, l’entreprise belge propose désormais une application complète permettant une gestion centralisée et intelligente des Conseils d’Administration.

Imaginée dès 2018 par une équipe d’entrepreneurs issus de différents secteurs et participants eux-mêmes à des Conseils d’Administration, Govrn, a été officiellement créée en 2020. Sa plateforme SaaS vient en aide aux administrateurs d’entreprises afin de faciliter de manière simple et intelligente l’organisation des réunions et la gestion documentaires des comités en fluidifiant les échanges, qu’ils concernent l’entreprise ou le marché.

Simplifier la gestion des Conseils d’Administration en permettant aux administrateurs de rester connectés à une source unique d’informations fiables

Lorsque Xavier Pansaers, co-fondateur et CEO de Govrn, et Jean-Louis Van Houwe, co-fondateur de Govrn, commencent à travailler ensemble et à rejoindre différents Conseils d’Administration, ils identifient de nombreuses contraintes récurrentes liées à ce type de réunion. C’est pourquoi ils envisagent une plateforme qui permettrait à toutes les entreprises de repenser et de dynamiser les Conseils d’Administration.

Ils constatent par exemple que trop d’échanges de mails altèrent la qualité de l’information, ou encore que le temps passé à rechercher des documents ou à recenser les prises de décision empêchent de se concentrer sur l’essentiel de leur mission, soit la définition de la stratégie future et de son mode d’organisation. A cela s’ajoute un problème de sécurité et de confidentialité émanant du partage de données et de documents entre les équipes.

Dans ce contexte, Govrn propose une plateforme unique permettant d’optimiser la gestion des Conseils d’Administration. En s’y connectant, les administrateurs ont accès à un fil d’actualité leur permettant de se tenir informés des évolutions du marché. Ils disposent également d’outils collaboratifs (visioconférence, agendas partagés) améliorant l’efficacité et la qualité des échanges. De manière sécurisée, ils disposent également de l’ensemble des documents légaux, confidentiels ou administratifs inhérents à la vie des Conseils d’Administration.

Un service renforcé par la signature électronique Universign

La plateforme Govrn a été pensée pour assurer une continuité entre les boards administratifs et fluidifier l‘ensemble des processus dans les meilleures conditions de sécurité. Qu’il s’agisse de procès-verbaux, de résumés de décision, de lettres d’intentions, des termes et conditions d’un contrat ou encore de la délégation d’un vote via la signature d’un mandat, régulièrement ce sont plus de 50 documents qui sont signés par chaque membre du board.

Grâce à l’intégration de la signature électronique Universign au sein de ses workflows, la plateforme Govrn offre à l’utilisateur final, qu’il soit Directeur Général, Directeur Financier, Président ou Administrateur, un outil fiable et sécurisé pour approuver et signer en quelques clics seulement tout type de document.

Govrn enrichit ainsi sa plateforme en proposant un service de confiance conforme au règlement européen eIDAS qui permet de garantir la valeur juridique des documents signés. Grâce à ce partenariat avec Universign, Govrn devient le premier logiciel de board management intégrant une solution de signature électronique au sein même de son application.

Par Julien Stern, Président d’Universign

La signature électronique représente une opportunité d’accompagner durablement la croissance des entreprises. Le point sur trois grandes tendances de ce domaine.

La signature électronique va assurément avoir une place centrale dans les projets de digitalisation des entreprises et des organisations grâce, notamment, à sa capacité à sécuriser les transactions ou à répondre aux nouvelles exigences en matière d’organisation de travail hybride (sur site ou à distance) pour les entreprises et leurs salariés. Elle représente par ailleurs une opportunité d’accompagner durablement la croissance des entreprises. Le point sur ces grandes tendances.

Une diversification des usages

Dans le cadre de la pandémie liée au Covid-19, de nombreux gouvernements ont étendu les usages de la signature électronique à des secteurs qui exigeaient auparavant une signature manuscrite. Documents hypothécaires, actes notariés, testaments, procurations… de récentes évolutions législatives au niveau mondial témoignent de la volonté des gouvernements de faciliter l’activité des entreprises grâce à la possibilité de signer électroniquement de nouveaux types de documents.

En Europe, une mise à jour du règlement européen eIDAS est en cours d’élaboration et la prochaine étape est prévue pour septembre. Celle-ci intégrera un nouvel article définissant les exigences nécessaires pour disposer d’un service qualifié de gestion des dispositifs de signature électronique à distance. Il permettra de préciser les aspects techniques et juridiques qui constituaient jusqu’alors des freins au développement de la signature qualifiée à distance sans support physique. La signature électronique qualifiée à distance sera totalement dématérialisée, en mode full SaaS, à la différence de l’actuelle signature qualifiée qui nécessite l’utilisation d’un support physique. La signature électronique qualifiée combinera un usage libre, ultra sécurisé, alliant facilité de déploiement, simplicité d’utilisation et garanties juridiques et techniques. Les citoyens européens pourront ainsi bénéficier d’un haut niveau de sécurité de signature électronique pour de très nombreux documents.

Plus largement sur le plan international, en 2021, l’État de Victoria en Australie a modifié sa loi « Electronic Transactions (Victoria) Act 2000 » pour autoriser les signatures électroniques et la présence de témoins à distance pour les documents de planification successorale. Toujours en 2021, le HM Land Registry du Royaume-Uni a autorisé la signature et l’enregistrement électronique des actes notariés de transfert de propriété permettant de transférer des terres. Ainsi, les parties prenantes peuvent signer électroniquement sans avoir à se déplacer. Aux États-Unis enfin, la Réserve fédérale américaine, la Securities and Exchange Commission (SEC) et l’Internal Revenue Service (IRS) ont publié des directives relatives aux signatures électroniques permettant à un grand nombre de formulaires et de documents d’être signés électroniquement.

Un rempart contre l’usurpation d’identité et la fraude documentaire

Si certains processus de contractualisation (actes notariés) nécessitaient dans un passé encore récent une présence physique, la crise sanitaire, les règles de distanciation sociale et l’explosion du travail hybride ont permis de rendre plus largement possible la contractualisation à distance grâce à la signature électronique. Dans ces conditions, la question de la protection des entreprises et des individus contre les fraudes est centrale, les risques d’usurpation d’identité et de fraude documentaire étant bien réels. Qu’il s’agisse de fraude au fournisseur, au faux président ou autres usurpations d’identité telles que banques, avocats ou commissaires au compte, la lutte à la fraude documentaire demeure un enjeu important. Les organisations poursuivront dans ce contexte leur transformation numérique en renforçant leurs processus à distance avec des contrôles d’authentification et de vérification d’identité plus solides.  

La signature électronique, de par sa capacité à garantir l’identification du signataire et l’intégrité du document signé, répond aux exigences croissantes de cybersécurité des organisations et participe à la protection contre la fraude. L’authentification du signataire par SMS lors de la signature électronique d’un contrat limite les risques d’usurpation d’identité. Par ailleurs, l’identification forte permise grâce au contrôle de la pièce d’identité du signataire lors d’un face à face et la création d’un certificat qualifié attestant de son identité participent elles aussi à la limitation du risque d’usurpation d’identité.

Au-delà de la signature électronique, les services de confiance, plus largement, ont eux aussi un rôle clé à jouer dans cette lutte. Ainsi, apposer un cachet électronique sur les documents officiels d’une entreprise (factures, rapports financiers, documents de propriété intellectuelle…) renforce leur valeur juridique et prévient tout risque de contestation sur l’intégrité ou l’origine d’un document. Dédié aux personnes morales, il s’agit d’une version numérique du tampon d’entreprise qui scelle les documents en son nom. L’horodatage qualifié est quant à lui essentiel au processus de copie fiable. Il apporte en effet une date et une heure de référence universelle (UTC) aux documents utilisés dans le cadre d’échanges électroniques et permet de disposer d’une présomption d’intégrité des copies numériques, entrainant ainsi un renversement de la charge de la preuve.

Faciliter le travail hybride

La crise sanitaire du Covid-19 a très nettement mis en évidence l’attrait des salariés envers de nouveaux modes de travail, notamment le travail à distance. Ces derniers souhaitent conserver cette flexibilité dans leur quotidien, s’agissant parfois même d’une condition importante dans le cas d’une prise de fonction au sein d’une entreprise. Certaines d’entre elles ayant tenté de revenir à une organisation similaire à celle de « l’avant Covid » ont ainsi constaté ces derniers mois une vague de départs.

Qu’on se le dise, la flexibilité n’est plus une option pour les salariés mais un impératif. D’autant plus qu’une tendance avérée aux Etats-Unis s’invite progressivement en France, où les travailleurs indépendants sont de plus en plus nombreux. L’étude d’Edelman Intelligence/Upwork prévoit notamment que d’ici à 2027, plus de la moitié des travailleurs américains le seront.

Autrement dit, pour mener à bien ses missions, l’entreprise ne pourra plus compter sur ses seules forces, mais devra s’appuyer sur un réseau de travailleurs externes. Conséquence pour son système d’information : la signature électronique accompagne ce changement de paradigme grâce à sa capacité à pouvoir être utilisée à distance simplement, rapidement et dans les meilleures conditions de sécurité pour un grand nombre de documents professionnels.

La signature électronique participe ainsi à l’émergence de solutions de vérification d’identité à distance toujours plus innovantes et en phase avec l’évolution des besoins et des usages des utilisateurs.

La sécurité, la simplicité d’intégration et l’expérience utilisateur restent plus que jamais de mise pour faire avancer le paysage de la confiance numérique.  

Si vous n’avez jamais signé électroniquement un document, que vous ne savez pas exactement ce qu’est la signature électronique, ni comment elle fonctionne, ou encore si vous pensez que la signature électronique c’est scanner votre propre signature… alors cet article est fait pour vous. Pratique et concret, il a pour but de vous présenter les contours de la signature électronique qui, sachez-le, est d’ores et déjà largement utilisée par de très nombreuses entreprises et s’impose comme une solution d’avenir incontournable. En tant que Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, nos services de confiance, dont la signature électronique, vous garantissent des transactions numériques conformes, sécurisées et équitables. Nous espérons à travers cet article vous éclairer et pourquoi pas même vous convertir !

Sachez tout d’abord qu’en tant qu’acteur historique sur le marché des services de confiance, nous vous garantissons qu’une signature électronique n’a jamais consisté et ne consistera jamais à scanner votre propre signature ! Plus sérieusement, le procédé de signature électronique est étroitement encadré par un cadre légal ayant pour but de protéger l’ensemble des partis, particuliers ou entreprises.

Quels types de documents puis-je signer électroniquement ?

La signature électronique s’applique à tous les documents que vous pouvez signer à la main. A titre d’exemple :

• Contrats de location, de vente ou de travail ;
• Devis ;
• Bons de livraison…

Point important : le format PDF est le seul standard reconnu en Europe et exploitable par tous qui inclut les éléments de signature directement dans le fichier lui-même et non dans un fichier de signature séparé.

Comment fonctionne le procédé de signature électronique ?

Concrètement, lorsque vous signez électroniquement un document, vous recevez un lien par e-mail ou en cliquant sur un hyperlien permettant d’accéder à la page de signature sur laquelle vous pourrez visualiser le ou les documents concernés.

Ensuite, le recueil de votre consentement (dit « consentement éclairé ») est l’étape par laquelle le PSCo s’assure que vous avez bien pris connaissance du contenu du document à signer. Le recueil est réalisé et formalisé sous la forme d’une case à cocher. Vous devrez ensuite vous authentifier à l’aide d’un code envoyé par SMS. Ces étapes sont essentielles car, sans elles, l’authentification n’est pas possible.

A l’issu de la procédure de signature électronique et une fois que l’ensemble des partis a signé, vous recevrez alors vos documents par e-mail ou sur un espace client.

De quel matériel ai-je besoin pour signer électroniquement ?

Pour signer électroniquement vous devez utiliser un ordinateur, un smartphone ou une tablette… une simple connexion Internet est nécessaire. Aucun logiciel, lecteur de carte, ou clé USB n’est nécessaire. L’opération est donc 100% en ligne.

Quelles garanties m’apportent la signature électronique ?

La signature électronique possède la même valeur légale que la manuscrite et vous permet deprouver :

•  L’intégrité du document signé, autrement dit la garantie que son contenu n’a pas été modifié ;
• L’identification du signataire, ou la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Comment choisir ma solution de signature électronique ?

Avant de signer un document électroniquement, assurez-vous que le PSCo propose des services conformes au règlement européen eIDAS et que cette solution intègre un horodatage qualifié (lien vers article horodatage).

Il est enfin nécessaire que la solution proposée soit ergonomique, facile d’utilisation et performante (disponibilité et fiabilité).

Passez à l’action…

Bertrand Sciard est nommé nouveau président du conseil du groupe. L’alliance de Signaturit, Ivnosys et Universign vise à créer un éditeur de logiciel SaaS européen de premier plan en matière de signature électronique, de gestion des transactions numériques et de services de confiance.

Paris, France – 8 Novembre 2021 — PSG, premier fonds européen «growth tech» spécialisé dans le développement de partenariats d’entreprises éditrices de logiciels et de services numériques, annonce aujourd’hui sa prise de participation majoritaire au sein d’Universign, leader dans le domaine des services de confiance et de la signature électronique. Universign rejoint ainsi Signaturit et Ivnosys afin d’offrir en Europe l’offre la plus complète en matière de gestion des transactions numériques et de services de confiance.

Basée en France et fondée en 2001, Universign, éditeur de logiciel SaaS de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage, est devenue l’un des principaux leaders sur le marché des services de confiance et compte aujourd’hui plus de 9 000 clients. Universign a établi des relations pérennes avec de grandes entreprises et adresse également le segment des PME. Figurant parmi les précurseurs du secteur et Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, Universign propose des services avec un très haut niveau de conformité et de sécurité. Développés sur une plateforme technologique moderne et évolutive, les services d’Universign sont accessibles depuis son portail web ou via API. Les activités d’Universign resteront dirigées par son Président et Fondateur, Julien Stern, qui rejoindra l’équipe de direction du Groupe en tant que PDG France, tout en devenant par ailleurs actionnaire de l’ensemble.

Julien Stern, Président et Fondateur d’Universign, déclare : « De notre point de vue, nous avons bâti notre activité sur deux principes fondamentaux : la simplicité et la conformité. Cette opération vient concrétiser notre vision, le travail de notre équipe et notre engagement à fournir des solutions dans lesquelles nos clients peuvent avoir confiance. Nous avons hâte de travailler avec nos nouveaux collègues de Signaturit et d’Ivnosys, et sommes convaincus que notre offre globale de services associée à notre présence Européenne nous permettra d’accélérer notre croissance et d’optimiser le service auprès de nos clients. »

Sergio Ruiz et Jaime Castello, Co-Présidents Directeurs Généraux de Signaturit et Ivnosys, ajoutent : « Nous sommes ravis d’accueillir Universign au sein du groupe formé par Signaturit et Ivnosys et sommes convaincus que nous allons créer avec eux le leader européen de la signature électronique. Julien et son équipe talentueuse ont mis au point une solution logicielle de premier plan qui correspond à notre mission de fournir les solutions les plus sécurisées du marché. Ensemble, nous allons non seulement pouvoir offrir une très large gamme de solutions, mais également continuer à innover et développer notre offre de services. »

Dans le cadre de ce rapprochement, la société a nommé Bertrand Sciard au poste de nouveau Président du Conseil d’Administration.

Bertrand Sciard, nouveau Président du Conseil d’Administration du groupe commente : « Je suis honoré de prendre cette fonction en cette période si particulière pour l’entreprise. Les 18 derniers mois ont révélé un besoin accru de solutions numériques intégralement conformes au règlement européen eIDAS. Nous nous réjouissons de l’arrivée d’Universign aux côtés de Signaturit et d’Ivnosys, qui va ainsi créer un ensemble plus fort que la somme des trois structures indépendantes, et je suis impatient d’accompagner le nouveau groupe dans les opportunités de croissance qui l’attendent. »

Ce rapprochement fait suite à la récente acquisition de Signaturit et d’Ivnosys par le fonds PSG Equity en avril 2021. L’association de ces plateformes vise à fournir en Europe une gamme complète de services de confiance et de gestion des transactions numériques destinée aux grandes entreprises et aux PME. A travers des solutions dédiées et des services accessibles depuis des applications web et via API, les activités combinées du groupe touchent à présent près de 236 000 clients en Europe.

A propos de Providence Strategic Growth Capital Partners L.L.C. (PSG).

PSG est une société d’investissement en « growth equity » qui s’associe à des entreprises éditrices de logiciels et de services numériques pour les aider à mener à bien leur croissance transformationnelle, à tirer parti des opportunités stratégiques et à constituer des équipes solides. Ayant soutenu plus de 80 entreprises et facilité plus de 325 acquisitions complémentaires, PSG apporte une vaste expérience en matière d’investissement, une expertise approfondie dans le domaine des logiciels et des technologies et un engagement ferme à collaborer avec les équipes de direction. Fondée en 2014, PSG opère à partir de bureaux situés à Boston, Kansas City et Londres. Pour en savoir plus sur PSG, rendez-vous sur www.psgequity.com.

A propos d’Universign

Universign, pure-player des Services de Confiance, est l’éditeur d’une plateforme SaaS de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage. En tant que Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, Universign sécurise et facilite les transactions numériques conformément aux règlementations. Gage de sécurité dans les transactions numériques, les Services de Confiance Universign offrent la meilleure expérience utilisateur en respectant deux principes d’usage : simplicité et conformité.

Fondée en 2001, Universign compte plus de 9 000 clients et réalise chaque année plus de 24 millions de signatures. Pour plus d’informations sur Universign, rendez-vous sur www.universign.com/

A propos de Signaturit

Signaturit est un fournisseur de services de confiance qualifié qui propose des solutions innovantes basées sur le cloud dans le domaine des signatures électroniques (eSignatures), de la livraison recommandée certifiée (eDelivery) et de l’identification électronique (eID) pour numériser les transactions entre les entreprises et les particuliers, en toute sécurité et dans le respect de la loi. Fondée en 2013, la société sert plus de 5 000 clients dans plus de 40 pays et a réalisé plus de 38 millions de signatures sur sa plateforme. Les services de confiance de Signaturit cherchent à optimiser le processus de signature en permettant aux clients de réduire leur consommation de papier, d’améliorer leurs processus de facturation et d’embauche et de fournir à leurs équipes un outil qui les aide à rationaliser leurs tâches administratives liées à la signature de documents. Pour plus d’informations sur Signaturit, rendez-vous sur www.signaturit.com/fr/

A propos d’Ivnosys

Ivnosys, fondée en 2013 à Valence, développe des solutions et des services sur mesure qui permettent la numérisation des processus dans les entreprises et les PME. La gamme de produits d’Ivnosys comprend une plateforme leader du marché pour la gestion centralisée des identités numériques (certificats), des signatures électroniques et des notifications. Comptant environ 225 000 clients, Ivnosys fournit ses solutions à la fois sur le cloud et on-premise, en cherchant à offrir de solides garanties juridiques en tant que Prestataire de Services de Confiance Qualifié. Pour plus d’informations sur Ivnosys, rendez-vous sur www.ivnosys.com 

Par Julien Stern, Président d’Universign

La digitalisation des parcours de contractualisation est une réalité. Les entreprises des secteurs de l’immobilier, de l’assurance, des services ou encore de l’industrie, ont ainsi identifié les points clés de cette étape pour construire une stratégie globale de contractualisation.

Il s’agit d’évaluer les risques financiers et juridiques liés aux enjeux métier, les contraintes réglementaires, les probabilités de contestation et éventuels risques systémiques ou encore de préjudice en termes d’image. Dans ce cadre, les services de confiance sont essentiels pour garantir la sécurité, notamment juridique, des processus de contractualisation des différents services de l’entreprise (devis et bons de commandes pour les équipes commerciales, contrats de travail pour les RH, factures pour les services achats…).

Face à la généralisation des usages numériques et du travail hybride, les services de confiance sécurisent les transactions

Après 18 mois de télétravail imposé, aucun ralentissement de la productivité n’a été constaté. Pour ne pas perdre en compétitivité, anticiper les besoins de leurs clients et répondre aux nouvelles aspirations de leurs collaborateurs, les entreprises ont adapté leurs stratégies numériques, notamment celle de contractualisation. En 2020, la situation sanitaire a ainsi incité plus d’un quart[1] des entreprises à adopter une solution de signature électronique principalement pour des contrats de vente (49%) et RH (41%).

L’explosion des usages numériques et la démocratisation du travail à distance poussent ainsi les entreprises à étendre leur stratégie de contractualisation à tous les domaines. Cependant, elles doivent aussi veiller à renforcer la sécurité des transactions numériques et davantage protéger les parties prenantes (entreprises, employés, clients, fournisseurs).

Outre le fait d’optimiser les coûts et les délais inhérents aux processus métier, les services de confiance améliorent l’expérience utilisateur et aident en particulier les entreprises à se prémunir des risques d’usurpation d’identité et de fraude documentaire. Ainsi, la signature électronique, au cœur des services de confiance, doit à minima permettre d’authentifier des signataires ou de les identifier via un certificat numérique émis suite au contrôle de leur identité.

L’authentification des signataires par SMS, première étape pour limiter les risques d’usurpation d’identité…

Le nombre de personnes concernées par ce délit ne cesse de croître. Bien qu’il n’existe pas de chiffre officiel, on estimait à près de 300 000 le nombre de victimes en France en 2019. D’après un rapport[2] consacré à la confiance dans l’économie numérique, la fraude sur internet du type « Account Take Over » (piratage de compte) a augmenté de 282% entre mars 2019 et mars 2020, et pesait, courant 2019, 16,9 milliards de dollars. Ce type d’attaque donne lieu, entre autres, à des campagnes de phishing interne ou de BEC (Business Email Compromise), mais aussi à des exfiltrations de certaines données ou encore à des fraudes financières.    

Dans ce contexte, systématiser l’authentification d’un signataire par SMS lors de la signature électronique d’un contrat limite les risques d’usurpation d’identité. Véritable clé de voûte juridique des processus de souscription en ligne ou de contractualisation à distance, la signature électronique délivrée par un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS repose sur deux piliers : la capacité à prouver l’identité du signataire et l’intégrité du document signé dans le temps. Ainsi, l’horodatage qualifié de la signature doit également être systématique pour dater de façon certaine la transaction et garantir que son contenu n’a pas été modifié depuis cette date.

D’autres procédés d’identification plus poussés pour des transactions plus engageantes existent. Il s’agit ainsi du contrôle de la pièce d’identité du signataire nécessaire à la création d’un certificat numérique pour les signatures avancées ou encore du contrôle de l’identité en face à face pour la création d’un certificat qualifié.

… et de fraudes documentaires

D’après le baromètre Euler Hermès DFGC 2020, les pertes liées à la fraude s’élèvent à 5% du chiffre d’affaires des entreprises concernées. Parmi les fraudes les plus répandues se trouvent celle au fournisseur avec 48% des sondés qui affirment en avoir été victimes au moins une fois, suivies ensuite de celle au faux président (38%) et les autres usurpations d’identité telles que banques, avocats, commissaires au compte (31%).

Apposer un cachet électronique sur les documents officiels d’une entreprise (factures, rapports financiers, documents de propriété intellectuelle…) renforce leur valeur juridique et prévient tout risque de contestation sur l’intégrité ou l’origine d’un document. Dédié aux personnes morales, il s’agit d’une version numérique du tampon d’entreprise qui scelle les documents en son nom.

Enfin, toujours dans une logique de lutte contre la fraude documentaire, l’horodatage qualifié est essentiel au processus de copie fiable. Il apporte en effet une date et une heure de référence universelle (UTC) aux documents utilisés dans le cadre d’échanges électroniques et permet de disposer d’une présomption d’intégrité des copies numériques, entrainant ainsi un renversement de la charge de la preuve.

Le Smart Contract, prochaine étape de la contractualisation en ligne

Le Smart Contract, ou contrat intelligent, est un programme informatique qui s’exécute automatiquement par un ordinateur en suivant les conditions définies dans une blockchain, une base de données distribuées permettant de stocker et d’échanger des informations de façon sécurisée.

Contrairement au contrat traditionnel qui va impliquer l’intervention de tiers, le Smart Contract s’exécute seul. Ainsi, seul le code informatique pourra déterminer son application totale ou partielle. La technologie blockchain sur laquelle repose le concept de Smart Contract pourrait être un outil efficace pour automatiser, dater et tracer les différents actes d’une transaction. Cependant, à ce stade, elle ne bénéficie pas d’un cadre légal défini et ne peut ainsi se substituer au rôle d’un Prestataire de Services de Confiance qui obéit aux obligations inhérentes au règlement eIDAS. Il en résulte que tout service qu’il fournit répond aux exigences de fiabilité, confiance et de sécurité qui peuvent être attendues par un client. Allier Smart Contract et services de confiance permettrait ainsi d’aller encore plus loin dans les stratégies de contractualisation. Outre la capacité des services de confiance à optimiser les processus, le rôle des PSCo est essentiel pour apporter les éléments de preuve sur l’identité d’un signataire, l’intégrité du contenu d’un contrat, ou encore les modalités de conservation des données.

La sécurisation des parcours de contractualisation des entreprises est un enjeu majeur. Elles doivent pouvoir compter sur un PSCo qualifié selon le règlement européen eIDAS, dont la conformité doit être le premier pilier stratégique et disposant d’une parfaite connaissance de ses responsabilités en matière de RGPD. Enfin, le principe de neutralité entre ses clients et leurs signataires doit être un élément clé de l’offre d’un PSCo.

[1] Etude Universign menée par YouGov auprès de 1018 actifs français en janvier 2021

[2] Rapport “Digital Trust & Safety Index: Account Takeover Fraud and the Growing Burden on Business” édité par Sift en octobre 2020

Paris, le 20 octobre 2021 – Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage, annonce aujourd’hui son partenariat avec SymaleaN, éditeur de solutions mobiles centralisées et automatisées de digitalisation des processus QHSE et RSE. Cette nouvelle collaboration permet à SymaleaN de proposer à ses clients une offre où la conformité et la valeur légale des documents sont renforcées.

Depuis 2013, SymaleaN accompagne les entreprises QHSE, des PME aux grands groupes, dans leur digitalisation et leur propose des solutions collaboratives et en temps réel afin d’améliorer la performance de leurs systèmes de management. Aujourd’hui, SymaleaN compte plus de 200 000 utilisateurs en France et à l’étranger et se positionne comme un des leaders de sa profession.

Une offre à la conformité renforcée et toujours plus proche de ses utilisateurs

SymaleaN est une solution applicative qui traite de sujets normatifs et légaux associés à la Qualité, à la Sécurité et à l’Environnement et au RSE. Certaines de ces opérations nécessitent une signature, ce qui, par le passé, obligeait l’utilisateur à imprimer le document, le faire signer puis le scanner pour le réintégrer dans le système, ralentissant ainsi les processus et compliquant son expérience utilisateur. Intégrer la solution de signature électronique Universign permet à SymaleaN de proposer une offre plus complète à ses clients, qui peuvent désormais échanger plus rapidement les documents nécessitant une signature.

En choisissant d’intégrer la signature électronique simple Universign, les clients de SymaleaN bénéficient de l’authentification SMS des signataires et d’un l’horodatage qualifié garantissant la date et l’heure de signature ainsi que l’intégrité du document dans le temps. Pour les transactions plus engageantes, SymaleaN a également intégré la signature avancée qui prévoit en plus un contrôle de la pièce d’identité du signataire. SymaleaN évite tout risque de litige lié à la signature et garantit à ses clients un niveau de sécurité élevé permettant d’assurer la valeur légale à toute documentation échangée.

Ce partenariat illustre également les priorités business de SymaleaN qui base sa stratégie produit sur l’interconnectivité de sa solution afin de fournir à ses clients un service global et unifié. Dans ce sens, l’entreprise développe l’ensemble de ses applications mode SaaS ou en mode On-Premise, pour qu’elles soient toutes collaboratives et en temps réel. En ajoutant le service de signature électronique Universign, l’expérience utilisateur devient encore plus fluide et simplifiée, toute la documentation à signer, ou déjà signée, est alors centralisée au sein d’un seul et même outil.

Paris, le 20 octobre 2021 – Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage, annonce aujourd’hui son partenariat avec Efficy, éditeur européen d’une plateforme complète de gestion de la relation client. Grâce à la signature électronique Universign, Efficy est désormais en mesure de proposer à ses clients une offre encore plus complète et compétitive, en parfaite conformité avec le règlement européen eIDAS.

Efficy propose une plateforme complète de gestion de la relation client (CRM). Ses solutions sont flexibles, ouvertes, collaboratives et disponibles en mode SaaS ou On-premise. La société est présente dans 15 pays et accompagne les entreprises en les aidant à transformer leurs données clients en connaissance client, tout en simplifiant le travail des collaborateurs. Efficy CRM compte plus de 330 000 utilisateurs quotidiens dans 13 500 entreprises dans le monde.

Ajouter de la valeur pour améliorer l’expérience utilisateur

Efficy a pour mission de proposer une gamme de solutions CRM complète permettant à chaque entreprise de trouver celle qui correspond le mieux à ses besoins. L’ergonomie de ses solutions est un élément essentiel, c’est pourquoi leur interface est simple et moderne afin de favoriser la productivité des utilisateurs en s’adaptant à leurs usages.

Efficy souhaitait apporter de la valeur ajoutée à son offre CRM en proposant une solution de signature électronique intégrée à son parcours utilisateur. La société s’est donc tournée vers Universign pour la mise en place de ce partenariat qui s’inscrit pleinement dans cet objectif. Grâce à la signature électronique Universign, Efficy simplifie son parcours utilisateur en permettant par exemple aux forces de vente de finaliser leur devis et de les envoyer à leurs clients pour signature directement depuis le CRM. Ce développement répond notamment à la demande des clients d’Efficy dans les secteurs de la banque, de l’assurance et des mutuelles. Ce partenariat prévoit également l’usage futur du cachet électronique et de l’horodatage Universign.

Simplifier la relation client tout en renforçant la sécurité et la conformité

En intégrant la signature électronique Universign à son offre CRM, Efficy apporte plus de puissance à ses solutions et bénéficie des avantages suivants :

• Une relation client simplifiée à la fois pour l’utilisateur du CRM et pour le client final. La signature électronique intégrée au parcours utilisateur est utilisée lors de l’envoi de devis et bons de commande, directement depuis le CRM. Les documents signés sont ensuite centralisés dans le CRM. Universign assure ensuite la conservation à valeur probante des documents signés ;
• Pas de coût supplémentaire pour les utilisateurs d’Efficy qui bénéficient d’un service de signature incluant les SMS d’authentification des signataires et un horodatage qualifié qui garantit la date et l’heure de signature, ainsi que l’intégrité du document ;
• Une solution intégrée, sécurisée et en parfaite conformité avec le règlement européen eIDAS.