Activité

  • Transactions immobilières

Application

  • Dématérialisation des mandats, avenants et bons de visite

Challenges

  • Ne plus supporter les contraintes financières et délai associés au traitement manuel
  • Répondre aux exigences de sécurité, d’intégrité et d’identification

Solution

  • Signature électronique

Bénéfices

  • Réduction des coûts administratifs
  • Suppression des coûts liés au stockage
  • Signature des documents en quelques minutes
  • Image d’entreprise éco-responsable

  “Chaque jour, nos plus de 3 600 conseillers immobiliers signent de nombreux documents tels que des mandats, bons de visite, offres d’achat, etc… A l’ère du digital il était très important voire vital de nous libérer de ces contraintes et de simplifier nos processus de signature.

Mickael Chrupek | Directeur Digital, DIGIT RE

Digit RE Group simplifie ses processus et gagne en efficacité grâce à la signature électronique Universign

Leader français dans le secteur des transactions immobilières, Digit RE Group a choisi Universign pour dématérialiser, en toute sécurité, l’étape clé de la signature. Cette transformation a permis au groupe de gagner en productivité et d’ouvrir de nouvelles perspectives de développement.

La signature électronique : une réponse adaptée à l’organisation de Digit RE Group

Avec plus de 20 000 transactions annuelles, Digit RE Group est l’un des 5 premiers acteurs du marché de l’immobilier en France. Né en 2016 de la réunion de 9 marques du Groupe Artémis (Capifrance, Optimhome, Refleximmo, Drimki, Immobilier 9 et Coworkimmo) Digit RE Group revendique une forte empreinte digitale qui se traduit jusque dans son nom !

L’entreprise a créé un modèle économique basé sur plus de 3 600 conseillers indépendants avec lesquels les échanges sont dématérialisés. Néanmoins, avant l’adoption d’Universign, Digit RE Group devait éditer les documents nécessitant une signature et ainsi supporter les contraintes financières et délais associés à ce traitement manuel (vérification des documents, envois postaux, multi-signatures…).

En mai 2017, Digit RE Group fait confiance à Universign pour dématérialiser la signature des mandats, avenants et bons de visites de ses filiales Capifrance, Optimhome et Refleximmo. Digit RE Group est ainsi devenu l’un des premiers réseaux français à adopter la signature électronique.

Universign : la signature électronique en toute conformité et simplicité

La signature électronique est essentielle dans les processus de contractualisation. Au regard de l’engagement que représente la signature d’un mandat de vente, Digit RE Group devait pouvoir compter sur un partenaire offrant toutes les garanties en matière de sécurité, d’intégrité du document et d’identification des signataires. Universign, expert français de la signature électronique et Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement eIDAS, répond à toutes ces exigences.

Selon Digit RE Group, la signature électronique Universign s’adapte parfaitement aux usages des conseillers :

  • La signature électronique à distance est particulièrement adaptée lorsque le conseiller et le mandant ne sont pas proche géographiquement. Elle permet également de simplifier les processus dans les cas de signataires multiples qui ne sont pas tous présents au même endroit au même moment. Chacun reçoit, par email, une invitation pour accéder au document, le consulter et le signer.
  • La signature électronique en face à face : elle permet de signer directement lors d’un RDV ou en agence, sans avoir à recueillir de signatures à postériori. Que le support soit un PC, un mobile ou une tablette, elle offre une expérience digitale tout en conservant les codes de la signature manuscrite.

Facilement intégrée à l’environnement technique de Digit RE Group via une API, le dispositif permet d’automatiser la remontée d’informations en réduisant ainsi les possibilités d’erreurs humaines. Elle offre aussi un gain de temps conséquent et des économies substantielles en comparaison à un traitement manuel.

« Nous souhaitions une solution qui s’intègre simplement et rapidement à nos outils. La signature électronique Universign a été implémentée en quelques jours. C’est un élément facilitateur qui nous fait gagner en réactivité et améliore nos taux de transformation tout en apportant des garanties juridiques fortes. » conclut Mickael Chrupek.

Une adoption rapide et des résultats probants

La signature électronique facilite la vie des conseillers de Digit RE Group. Simple, efficace et rapide, elle leur permet d’être plus productif tout en améliorant la qualité des dossiers. Ils peuvent se concentrer sur leur travail de vente et réduire le temps consacré aux tâches administratives.

Si en mai 2017, 5% des mandats et avenants étaient signés électroniquement, c’est plus de 35% qui le sont aujourd’hui. Et 100 % des conseillers qui ont testé le dispositif l’ont d’ailleurs adopté !

A l’échelle du groupe, Digit RE Group constate également une nette amélioration de :

  1. La traçabilité avec la possibilité de savoir en temps réel où en est la signature d’un document et en cas de multi-signature, quels signataires font défaut.
  2. La rapidité grâce à l’élimination des traitements manuels et des délais postaux.
  3. La fiabilité liée au traitement automatisé des données dans les outils métiers qui réduit considérablement le risque d’erreurs humaines.

Ces optimisations permettent ainsi à Digit RE Group de supprimer les coûts relatifs à l’édition des documents (délais de traitement, impression, coûts des envois…) et d’améliorer la relation avec ses conseillers et ses clients grâce à une plus grande réactivité.

« Nous observons une adoption croissante de la signature électronique par nos conseillers. C’est en effet une solution qui répond à leur façon de travailler : sans l’infrastructure d’une agence et souvent en déplacement. Au-delà de ces avantages, Universign repose sur un modèle de facturation à la consommation qui nous permet de maîtriser nos coûts. », conclut Mickael Chrupek.

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