Comment moderniser les processus internes avec la signature électronique ?

L’optimisation et la modernisation de l’expérience client est l’une des priorités des responsables de la transformation digitale.

Mais il existe également un autre aspect à ne pas négliger : optimiser l’expérience des clients internes et des interlocuteurs externes, à commencer par les collaborateurs et les fournisseurs.

Alors que de nombreux outils sont sûrement déjà utilisés au sein de votre entreprise par différents départements pour dématérialiser vos processus, la signature électronique est souvent la dernière brique à être dématérialisée.

Pourtant, elle est essentielle pour simplifier et moderniser tous les processus internes de votre entreprise.

Nous vous expliquons pourquoi et comment au travers de cet article.

Pourquoi dématérialiser l’étape de signature dans vos process internes ?

La modernisation des processus est essentielle pour s’adapter et améliorer la collaboration au sein de l’entreprise cliente, et avec les partenaires et fournisseurs.

S’ajoute à cela l’adaptation aux nouveaux modes de travail, un élément clé pour augmenter la productivité des collaborateurs.

La dématérialisation apporte ainsi de nombreux avantages :

• Améliorer la productivité des équipes
• Consacrer plus de temps aux tâches prioritaires
• Fluidifier et accélérer les processus
• Sécuriser les transactions
• S’assurer de la bonne conservation des documents dans le temps
• Réduire les coûts

Mais sans signature électronique en bout de chaine, votre transformation digitale se retrouve congestionnée, et vous êtes obligé de passer par une étape papier.

Concrètement, la signature électronique vous permet d’automatiser vos processus de gestion de bout en bout.

En vous affranchissant des lenteurs inhérentes au format papier, vous réduisez les délais de contractualisation. Vos interlocuteurs internes et externes peuvent signer rapidement et vous récupérer instantanément les documents signés.

Quels sont les services qui peuvent bénéficier de la signature électronique ?

Le service juridique

La signature électronique est une opportunité de performance pour les services juridiques des entreprises.

Utilisée pour différents types de documents tels que les contrats commerciaux, les ressources humaines, la vie sociale des entreprises, les fusions et acquisitions, elle fluidifie l’ensemble des processus de signature.

Il devient notamment possible de signer des pactes d’actionnaires, ou encore des baux commerciaux et des Procès-Verbaux d’Assemblée Générale.

La finance

La signature électronique garantit la sécurité des transactions financières et leur authenticité grâce à des techniques de cryptographie.

Pour les DAF, acheteurs, comptables ou aux contrôleurs de gestion, ce processus dématérialisé offre aussi le suivi et la traçabilité des transactions financières, par le stockage des informations sur la date, l’heure et le lieu de la signature électronique.

La dématérialisation vous apporte un gain de productivité, une optimisation des délais de paiement et l’amélioration de la relation fournisseurs.

Les ressources humaines

Les ressources humaines doivent générer de nombreux documents à signer, à commencer par les contrats de travail pour accélérer les recrutements, tout comme les avenants, les fiches de paie, etc.  

Avec la signature électronique, les RH peuvent faire signer leur document rapidement, sans devoir convoquer les collaborateurs, ni les imprimer et envoyer individuellement par courrier papier.

Et cela, avec le même degré de valeur juridique.

Comment choisir la bonne solution de signature électronique pour dématérialiser vos processus internes ?

Le premier critère à considérer est de choisir une solution qui s’intègre parfaitement à vos parcours et à vos outils métiers.

L’objectif est précisément de simplifier les processus de vos collaborateurs, et non de les alourdir avec une n-ième solution complexe et difficile à utiliser.

Soyez vigilent sur ce point et optez par conséquent pour une solution :

• Simple à intégrer dans vos logiciels métiers déjà en place (SIRH, ERP, CRM, etc.) ou déjà utilisés par les différents départements de votre entreprise.
• Adaptée à tous les besoins et qui propose des workflows de signatures flexibles et dynamiques.
• Une solution intuitive pour vos équipes, avec un portail web simple à prendre en main afin de limiter les erreurs et simplifier la formation.
• Intuitive et simple d’utilisation pour les signataires.
• Garantissant l’intégrité et la pérennité de vos documents électroniques.

Signaturit : la solution de signature électronique simple à intégrer et ultra intuitive

Signaturit vous offre une solution de signature électronique extrêmement intuitive, et facile à intégrer dans vos processus et outils métiers :

• Choisissez le niveau de signature adapté à votre cas
  Signature simple (avec ou sans SMS), signature avancée (avec contrôle de la carte d’identité ou biométrique), et enfin signature qualifiée, le plus haut niveau de protection juridique.
  
  
• Profitez de tous les modes de signature possible
  En ligne, à distance, ou en face-à-face.
  
  
• Créez des workflows ultra flexibles et dynamiques
  Ordonnez les participants et signataires comme bon vous semble. En cas d’absence d’un signataire, désignez une autre personne sans annuler les signatures déjà collectées. Définissez le niveau de signature de chaque participant. Assignez des validateurs, des personnes qui donneront leur accord avant que les signataires puissent procéder à la signature.
  
  
• Un outil intuitif
  Notre interface est simple à prendre en main, et rapide à utiliser. Toutes les étapes ont été pensées et optimisées pour que l’expérience soit fluide et naturelle, tant pour l’émetteur du document que les signataires.
  
  
• Version web ou intégration API
  Que vous l’utilisiez en version web ou intégrée par API, vous bénéficier de toutes les fonctionnalités de notre solution. C’est la solution qui s’adapte à vos processus, et non l’inverse.
  
  
• Un accompagnement et une documentation de qualité
  Vous avez accès à toute notre documentation technique, en plus de bénéficier d’un support qualitatif et réactif pour vous accompagner dans toutes les étapes d’intégration de la signature électronique.

Vous souhaitez mettre en place la signature électronique et dématérialiser vos process de bout en bout ? Nous sommes là pour vous accompagner. Contactez-nous pour discuter de votre projet.