Avec son nouveau module de signature électronique, Open Bee offre une solution de dématérialisation complète à toutes les entreprises.

En partenariat avec Universign, Open Bee lance ce mois-ci son nouveau module de signature électronique. Couplé au coffre-fort numérique déjà présent dans la plateforme Open Bee DXP, l’éditeur propose une digitalisation complète et en toute sécurité des processus métiers que vient finaliser la signature électronique.

Depuis la réglementation européenne eIDAS* de 2016, la signature électronique s’est complètement démocratisée dans les entreprises, quels que soient leur taille et secteur d’activité. Ses usages multiples répondent efficacement aux nouvelles habitudes de travail, plus agiles.

“Aujourd’hui, les entreprises sont digitalisées à 90%, mais n’ont pas toujours inclus dans la numérisation de leurs process cette phase de signature. La prise de conscience s’est amplifiée avec la période inédite et les mesures sanitaires associées que nous venons de vivre. Qu’il s’agisse de TPE, PME ou de grands groupes, la signature électronique s’impose désormais comme un outil essentiel au bon fonctionnement des structures et se généralise”, affirme Yoann Lecointe, Chef de projet chez Open Bee.

Offrir plus de souplesse et de réactivité aux entreprises

Chaque année, les sociétés et organisations ont une multitude de documents à signer dans leur sphère professionnelle, qu’ils s’agissent de leurs collaborateurs, partenaires ou clients. Que ce soit dans le cadre de contrats d’embauche, de conditions générales de vente ou de factures, chaque service est directement concerné.

“Prenons l’exemple d’un processus de recrutement ; des systèmes de workflows et de formulaires électroniques permettent d’ores et déjà de dématérialiser l’ensemble du circuit de validation et d’intégration du nouveau collaborateur. L’ajout de la signature électronique vient compléter ces démarches automatisées, permettant de finaliser une embauche à distance en total respect avec la législation, tout en donnant une image innovante de l’entreprise ”, illustre Vincent Brevet, Chef de projet chez Open Bee.

Quand la signature est intégralement réalisée en ligne, elle apporte une plus grande rapidité de traitement et une meilleure fluidité dans les échanges.

“ La signature électronique s’impose comme une solution transversale qui touche tous les  acteurs  de l’entreprise, y compris dans les TPE. Concrètement, elle apporte une plus grande souplesse dans l’organisation du travail, une bien meilleure traçabilité des documents signés et génère un gain de temps considérable. Économiquement, elle présente un réel avantage : au-delà du gain de productivité, les économies liées à la réduction des coûts, comme l’impression, les envois postaux ou l’archivage ne sont pas négligeables ”, analyse Pierre d’Estais, Alliance Manager chez Universign.

Une sécurité maximale grâce à la complémentarité essentielle du coffre-fort numérique et de la signature électronique

L’intérêt de la signature électronique est également de simplifier les procédures tout en garantissant la valeur juridique et probante des documents.

Pour cela, elle se doit d’assurer trois éléments : la journalisation des détails de la signature, les procédures et politiques utilisées par le prestataire de service et l’historique du document démontrant sa non-altération, son antériorité et la traçabilité des actions. La signature électronique paraît ainsi complètement indissociable du coffre-fort électronique pour répondre à ces exigences légales.

“En couplant ce module de signature électronique à notre coffre-fort numérique certifié NF, nous pouvons conserver tous les éléments de preuves associés et maîtriser l’histoire du document. Les deux modules sont entièrement complémentaires et assurent la conformité au cadre légal en respectant à la fois la confidentialité, le classement et la sécurité des documents conservés” , explique Antonin Caillon, Chef de projet chez Open Bee.

Afin de répondre aux attentes clients, deux niveaux de signatures électroniques sont proposés. Un premier niveau permet d’authentifier le signataire via un code SMS reçu sur son mobile et nécessaire à la signature du document. Un deuxième niveau requiert en plus la création d’un certificat émis au nom du signataire dont le justificatif d’identité qui aura été contrôlée.

Un partenariat avec Universign, gage de sécurité technique et juridique

Pour mener à bien ce développement, Open Bee a choisi de s’appuyer sur un acteur reconnu et qualifié selon le règlement européen eIDAS* : Universign, qui intervient en tant que Prestataire de Services de Confiance. Capitalisant sur leur expérience de pure player de la signature électronique, Open Bee a fait le choix d’intégrer complètement ce nouveau module à sa plateforme de gestion électronique documentaire. Le module sera disponible via les partenaires distributeurs Konica Minolta et Orange.

“Nous nous appuyons sur un acteur qualifié et reconnu dont la solution est sécurisée sur le plan technique et juridique. Ainsi, le module de signature électronique vient compléter notre plateforme pour proposer une solution de dématérialisation de A à Z “, conclut Yoann Lecointe, Chef de projet chez Open Bee.

*e-IDAS : Electronic Identification and Services (réglementation européenne relative à la signature électronique entrée en vigueur le 1er juillet 2016)