2
décembre
2019

Digitalisation des RH : passez à la signature électronique pour vos contrats de travail !

maxime Delorme
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Avis d’expert

La transformation digitale des ressources humaines ouvre la voie à la gestion électronique de l’ensemble des documents RH. Leur numérisation s’impose d’ailleurs chaque jour davantage, un cadre légal propice aidant. Avec l’entrée en vigueur le 1er janvier 2017 de la loi Travail, les employeurs peuvent en effet décider d’utiliser des bulletins de paie dématérialisés pour leurs collaborateurs. Les contrats de travail sont également directement concernés par la dématérialisation, à travers la signature électronique. Cette dernière peut d’ailleurs venir enrichir les fonctionnalités d’un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) automatisant de nombreux processus RH. En tant que Prestataire de Service de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, nos services de confiance respectent la réglementation en vigueur, notamment notre signature électronique. Alors quelle réalité se dessine derrière la digitalisation du secteur RH et quel rôle joue la signature électronique dans ce cadre ? Nous vous apportons dans cet article des éléments de réponse…

Vous êtes un chef d’entreprise ou un DRH et souhaitez offrir à vos collaborateurs des services RH modernes, simples d’utilisation, ou encore des processus de contractualisation sécurisés et rapides ? Ne cherchez plus… la dématérialisation est LA solution d’avenir (et même du présent). Elle permet au secteur des ressources humaines d’envisager sous un jour nouveau son organisation avec, à la clé, une amélioration globale des processus métier, dont les collaborateurs sont les principaux bénéficiaires.

La signature électronique sécurise le processus de contractualisation

La signature électronique est l’élément clé du processus de contractualisation entre une entreprise et un salarié. Qu’il s’agisse d’un contrat signé par l’employeur ou le collaborateur, elle permet de prouver :

  • L’intégrité du document signé, garantie pour l’entreprise comme pour le salarié que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié ;
  • L’identification du signataire, c’est-à-dire la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Grâce à ces deux garanties offertes par notre solution de signature électronique, un contrat de travail numérique a la même valeur légale que son ancêtre papier aux yeux de la loi.

Signature électronique et contrat de travail… comment ça marche ?

Lorsqu’un contrat de travail est envoyé à un futur salarié, ce dernier est invité par email à le signer. Il reçoit ensuite par SMS un code grâce auquel il peut s’authentifier et signer le contrat. Une fois signé, le document est alors envoyé à l’employeur et au salarié. D’autre part, la signature électronique s’intègre très facilement par API à votre SIRH et permet ainsi d’automatiser la gestion des notes de frais et des bulletins de paie. Une fois signés, les documents peuvent automatiquement être centralisés au sein d’un logiciel RH.

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La signature électronique simplifie la vie des collaborateurs

La signature électronique des documents administratifs RH améliore considérablement l’expérience utilisateur des salariés, tout en leur garantissant la sécurité et la conformité réglementaire des documents contractuels.

Les salariés peuvent ainsi signer et gérer facilement différents types de documents :

  • Promesses d’embauche : le processus de recrutement est accéléré car le futur salarié signe en ligne sans se déplacer ;
  • Contrats de travail : là encore, le futur salarié peut signer à distance en un seul clic ;
  • Bulletins de paie ;
  • Notes de frais ;
  • Entretiens professionnels, pour disposer d’une traçabilité dans les échanges ;
  • Avenants.

Si la signature électronique simplifie le quotidien des collaborateurs, elle permet également de dématérialiser l’ensemble des processus de contractualisation. Ses bénéfices pour les équipes RH sont nombreux :

  • Amélioration de la gestion des contrats en réduisant notamment les échanges de documents par courrier ou mail ;
  • Limitation des risques de perte de documents puisque tout est stocké en ligne ;
  • Facilitation de la gestion documentaire.

La signature électronique passe les tests de recrutement

La signature électronique, intégrée à un processus global de digitalisation d’entreprise, permet à un employeur de réduire les risques juridiques lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur en anticipant son arrivée : mise en œuvre rapide des démarches administratives prioritaires pour achever le processus d’embauche. Ainsi, la signature électronique contribue à réduire drastiquement le taux de désistement des candidats.

Par ailleurs, intégrée à une stratégie de marque employeur, elle donne à une entreprise une image de marque moderne. Elle optimise également l’expérience des candidats dans leurs processus de recrutement en leur permettant de signer rapidement et facilement à distance leur contrat de travail, sans avoir à se déplacer.

La signature électronique est également une source d’économie considérable pour les entreprises qui réduisent grâce à elle leurs frais de papier, d’impression, d’affranchissement et d’archivage.

Si la signature électronique doit désormais se déployer plus largement chez les employeurs français et les organisations publiques, de grandes entreprises et agences d’intérim commencent néanmoins à l’adopter. Choix judicieux puisqu’elle garantit la sécurité des contrats, est simple d’utilisation et rapide à mettre en œuvre, tant pour l’employeur que pour le nouveau collaborateur.

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