Actividad

  • Transacciones inmobiliarias

Aplicación

  • Digitalización de mandatos, compromisos y hojas de visita

Retos

  • Se acabó el tener que hacer frente a los gastos financieros y los plazos derivados de una tramitación manual
  • Cumple con las exigencias de seguridad, integridad e identificación

Solución

  • Firma electrónica

Ventajas

  • Reducción de los costes administrativos
  • Eliminación de los gastos de archivo
  • Firma de documentos en tan solo unos minutos
  • Mejora la imagen corporativa eco-responsable

 «Todos los días, unos 3.600 agentes inmobiliarios firman numerosos documentos como órdenes de compra, hojas de visita, ofertas de compra, etc. En la era digital, es muy importante, por no decir esencial, poder superar estas barreras y simplificar los procesos de firma.»

Mickael Chrupek | Director Digital de Digit RE Group

Digit RE Group ha simplificado sus procesos y ha incrementado su eficacia gracias a la firma electrónica de Universign

Digit RE Group, una de las empresas más importantes del sector inmobiliario en Francia, ha elegido a Universign para digitalizar esta etapa clave de la formalización de contratos optando por una firma segura. Gracias a esta transformación, el Grupo ha aumentado su productividad y ha acelerado su crecimiento.

La firma electrónica: una respuesta adaptada a la organización de Digit Re Group

Digit Re Group contabiliza más de 20 000 transacciones anuales lo que le convierte en uno de lo 5 actores principales del mercado inmobiliario en Francia. Creado en 2016 como fruto de la fusión de 9 marcas inmobiliarias del Grupo Artémis (Capifrance, Optimhome, Refleximmo, Drimki, Immobilier 9, Coworkimmo y Dili), Digit RE Group hace gala de un espíritu marcadamente digital tal y como lo expresa en su propio nombre.

Esta empresa ha creado un modelo económico basado en sus más de 3.600 agentes independientes con los que mantiene una relación totalmente digital. Antes de empezar a trabajar con Universign, Digit RE Group tenía que editar cada uno de los documentos que iban a ser firmados y eso suponía tener que hacer frente a costes financieros y a plazos largos derivados de ese tratamiento manual (verificación de documentos, envíos postales, multifirmas…).

En mayo de 2017, Digit RE Group decidió confiar en Universign para digitalizar la firma de mandatos, compromisos y hojas de visita en sus filiales Capifrance, Optimhome y Refleximmo. Al dar este paso, Digit RE Group se ha convertido en una de las primeras redes francesas en adoptar la firma electrónica.

La firma electrónica de Universign: sencillez y garantía de conformidad jurídica

La firma electrónica se ha convertido en un elemento esencial en los procesos de formalización de contratos. Considerando la responsabilidad jurídica que se deriva de una orden de venta, Digit RE Group necesitaba un socio que pueda ofrecerle todas las garantías existentes en materia de seguridad, integridad del documento e identificación de los firmantes. Universign, empresa francesa especializada en firma electrónica y prestador cualificado de servicios de confianza conforme al reglamento eIDAS, cumple todos esos requisitos.

Digit RE Group nos ha confirmado que la firma electrónica de Universign se ha adaptado a la perfección a los usos previstos por los agentes:

  • Funciona particularmente bien a distancia en aquellos casos en los que el agente y el mandato no se encuentran en puntos geográficos cercanos. Además, permite simplificar los procesos cuando existen varios firmantes que no se encuentran en la misma ubicación en el mismo momento. Cada uno de ellos recibe mediante correo electrónico una invitación para acceder al documento, consultarlo y firmarlo.
  • También en las reuniones presenciales, la firma electrónica nos permite formalizar operaciones directamente sin tener que solicitar firmas en un momento posterior. Para ello, podemos utilizar desde un PC, un teléfono móvil o una tablet y nos aporta una experiencia digital sin renunciar a los códigos de la firma manuscrita.

Nuestro dispositivo se integra fácilmente en el entorno técnico de Digit RE Group mediante una API, lo que permite automatizar la presentación de la documentación y reduce al mismo tiempo las probabilidades de que se produzca un error humano. Además, con ella, ganamos mucho tiempo y ahorramos dinero si la comparamos con el tradicional tratamiento manual.

«Estábamos buscando una solución que se integrara de forma sencilla y rápida con nuestras herramientas. Hemos implantado la firma electrónica de Universign en tan solo unos minutos. Se trata de un elemento facilitador que nos ha hecho mejorar nuestra capacidad de respuesta y nuestra tasa de conversión sirviendo, al mismo tiempo, de garantía jurídica», concluye Mickael Chrupek.

Periodo de adopción corto y resultados demostrables

La firma electrónica ha facilitado mucho la vida de los agentes de Digit RE Group. Sencilla, eficaz y rápida. Gracias a ella, mejoramos nuestra productividad y mejoramos la calidad de la documentación. Los agentes pueden concentrarse en su trabajo de venta y reducen el tiempo que antes tenían que emplear en tareas administrativas.

En mayo de 2017, solo un 5 % de los ordenes de compra y compromisos se firmaban utilizando la firma electrónica. Actualmente, en ciertas filiales, son más del 35 %. Un 100 % de los agentes que han utilizado la firma electrónica han decidido implantarla para siempre.

A nivel del Grupo, Digit RE Group ha constatado así mismo una mejora clara en:

  1. La trazabilidad, lo que le aporta la posibilidad de saber en tiempo real donde se encuentra la firma de un documento y, en el caso de una multifirma, qué firmantes faltan por firmar.
  2. La rapidez gracias a la eliminación de los tratamientos manuales y a la eliminación de los plazos asociados a los envíos postales.
  3. La fiabilidad que aporta un tratamiento automatizado de los datos en las herramientas empresariales, lo que ha reducido considerablemente el riesgo de que se produzcan errores humanos.

Gracias a todas estas mejoras, Digit RE Group ha podido eliminar los costes derivados del tratamiento de la documentación física (tramitación, impresión, costes de envío, etc.) y mejorar la relación con sus agentes y clientes porque ha aumentado su capacidad de respuesta.

«Hemos detectado que nuestros agentes adoptan cada vez más el uso de la firma electrónica. Es normal, se trata de una solución que aporta una respuesta a su forma de trabajar: no tienen la infraestructura de una agencia y sus desplazamientos son muy corrientes. Junto con todas estas ventajas, Universign ofrece un modelo de facturación según el consumo real lo que nos permite controlar nuestros costes», concluye Mickael Chrupek.

Prueba Universign