La firma electrónica: ventajas para las empresas

Soluciones
08 abril 2019

El término «firma electrónica» no hace referencia a la práctica que consiste en incluir los datos de contacto al pie de un correo electrónico ni, tampoco, al hecho de incorporar a un documento una firma manuscrita que previamente hemos digitalizado.

La firma electrónica es un proceso cuyas funciones básicas son: garantizar la fecha de la firma, asegurar que el documento firmado no ha sufrido alteración o manipulación e identificar al firmante de forma inequívoca. Se trata de una solución que va ganando terreno a medida que avanza el proceso de transformación digital. Facilita la vida del cliente haciendo que pueda firmar su contrato desde casa, además de ahorrar tiempo y dinero y disfrutar de un mejor seguimiento. Además, al contrario de lo que piensa mucha gente, la firma electrónica es completamente segura.

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Mayor seguridad

En contra de lo que la mayoría de la gente piensa, la firma electrónica ofrece una mayor seguridad en comparación con una firma manuscrita. La firma electrónica se basa en una huella digital asociada al documento original. El documento y la huella se encapsulan en un documento firmado. Esta huella digital garantiza que, en caso de que el documento sea alterado, dichas modificaciones puedan ser detectadas fácilmente. Cada firma está protegida por un sello que no puede alterarse. Se trata, concretamente, de un sello cualificado de tiempo electrónico que vincula la fecha y la hora con los datos del documento. Además, es posible consultar un historial de modificaciones del documento con información recogida desde el momento en que se realizó la primera firma.

Puede hacerse un seguimiento de los documentos

Es importante considerar el factor económico cuando tratamos sobre la firma electrónica ya que se reducen en gran medida los costes derivados de la impresión, archivo y envío de documentos. Se trata de un elemento clave en el proceso de digitalización de los procesos y, además, ofrece una mejor trazabilidad de los mismos y limita los errores humanos permitiendo, de esta forma, tener un mejor control de los riesgos financieros asociados.

Seguimiento en tiempo real y mejora significativa de los plazos

La firma electrónica es una solución que facilita el seguimiento de los documentos en tiempo real a través de un panel de control. Además, el software nos da la opción de enviar una notificación a modo de recordatorio a aquellos firmantes que se hayan olvidado de firmar el documento. De este modo, el emisor del documento ahorra un valioso tiempo que, en el caso de la firma manuscrita, puede ser de varias semanas pues es necesario enviar la documentación, esperar a que la firmen y la envíen de nuevo de vuelta.

En la actual era digital, este tipo de solución constituye un elemento esencial que debemos implantar cuanto antes. Esto, por supuesto, conlleva conseguir cambiar las costumbres arraigadas en muchas personas a la hora de dar su aprobación a documentos. Sin embargo, los comentarios que hemos recibido de los consumidores han sido tremendamente positivos. Al agilizar el proceso de suscripción, con la firma electrónica ahorras tiempo y el contrato entra en vigencia de inmediato. De hecho, ya no es necesario acudir a una agencia para obtener un contrato, leerlo, luego ir a una oficina de correos para devolverlo firmado y esperar a que llegue. Ahora es posible hacerlo desde casa utilizando nuestro ordenador.

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