Digitalización en Recursos Humanos: ¡pásese a la firma electrónica para sus contratos laborales!

La transformación digital de los recursos humanos abre una vía para la gestión electrónica del conjunto de sus documentos de RR. HH. La digitalización de estos documentos se impone cada día con mayor fuerza, gracias a un marco jurídico propicio. Con la entrada en vigor el 1 de enero de 2017 de la ley laboral, los contratantes pueden optar por utilizar un sistema de nóminas digitalizadas para sus colaboradores. Asimismo, los contratos de empleo se ven directamente afectados por la digitalización a través de la firma electrónica. Esta última puede, ademas, mejorar las funcionalidades de los Sistemas de Información de Recursos Humanos (SIRH), automatizando numerosos procesos de RR. HH. Como prestador cualificado de servicios de confianza (PSCo) según el reglamento europeo eIDAS, nuestros servicios de confianza cumplen con la normativa vigente, concretamente, nuestra firma electrónica. Entonces, ¿qué hay detrás de la digitalización del sector de los recursos humanos y qué labor desempeña la firma electrónica en este contexto? Le proporcionamos las respuestas en este artículo.

¿Es usted un empresario o un director de RR. HH. y desea ofrecerles a sus colaboradores unos servicios de RR. HH. modernos y de fácil utilización o, incluso, unos procesos de contratación seguros y rápidos? ¡No busque más! La digitalización es LA solución del futuro (e incluso, del presente). La digitalización proporciona una nueva perspectiva al sector de los recursos humanos en materia de organización, gracias a la mejora global de los procesos, siendo los colaboradores los principales beneficiados.

La firma electrónica protege los procesos de contratación

La firma electrónica es el elemento clave del proceso de contratación entre una empresa y un trabajador. Ya se trate de la firma de un contrato por parte de un contratante o de un colaborador, la firma electrónica permite certificar:

• La integridad del documento firmado, lo que le garantiza tanto a la empresa como al empleado que el contenido de un contrato no ha sido modificado;
• La identidad del firmante, es decir, la certeza de que la persona que firma es exactamente quien dice ser.

Gracias a estas dos garantías que ofrece nuestro servicio de firma electrónica, los contratos laborales digitales tienen la misma validez jurídica ante la ley que sus antiguas versiones en papel. 

• Consulte nuestro artículo sobre las ventajas de la firma electrónica.

Firma electrónica y contratos laborales… ¿cómo funciona?

Cuando se envía un contrato laboral a un futuro empleado, este último recibirá una invitación por email para firmarlo. A continuación, recibirá un código por SMS que le permitirá autentificarse y firmar el contrato. Una vez firmado, el documento será enviado tanto al contratante como al empleado. Por otra parte, la firma electrónica se integra muy fácilmente en el SIRH a través de la API, permitiendo así automatizar la gestión de las notas de gastos y de las nóminas. Una vez firmados, los documentos pueden centralizarse de forma automática en un programa de software de recursos humanos.

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La firma electrónica le hace la vida más fácil a sus colaboradores
La firma electrónica de los documentos administrativos de RR. HH. mejora de forma significativa la experiencia de usuario de los empleados, al mismo tiempo que garantiza la seguridad y la conformidad reglamentaria de los documentos contractuales. 

De este modo, los empleados pueden firmar y gestionar fácilmente distintos tipos de documentos:

• Ofertas de empleo: el proceso de contratación se acelera, ya que el futuro empleado puede firmar los documentos en línea y sin tener que desplazarse;
• Contratos laborales: el futuro empleado también puede firmar estos documentos a distancia y en un solo clic;
• Notas de gastos;
• Entrevistas profesionales: para disponer de una mayor trazabililidad en los intercambios;
• Enmiendas.

La firma electrónica simplifica la vida cotidiana de los colaboradores, pero, además, permite digitalizar el conjunto de los procesos de contratación. Tiene numerosas ventajas para los equipos de RR. HH.:

• Mejora la gestión de los contratos, reduciendo, principalmente, el intercambio de documentos por correo postal o por email;
• Limita el riesgo de pérdida de documentos, ya que todo queda almacenado en línea;
• Facilita la gestión documental. 

La firma electrónica pasa las pruebas de selección

La firma electrónica se integra en un proceso global de digitalización empresarial y permite que el empresario pueda minimizar los riesgos jurídicos asociados a la adhesión de un nuevo colaborador anticipándose a su llegada, gracias a la rápida puesta en marcha de los trámites administrativos prioritarios necesarios para finalizar el proceso de contratación. Así, la firma electrónica contribuye a reducir drásticamente las tasas de abandono de los candidatos.

Además, ya que se integra en la estrategia de marca del empleador, le aporta a la empresa una imagen de marca moderna. Asimismo, optimiza la experiencia de los candidatos en sus procesos de selección, ya que les permite firmar de forma rápida, fácil y a distancia sus contratos laborales sin tener que desplazarse.

La firma electrónica es, además, una fuente de ahorro considerable para las empresas, quienes pueden reducir así sus costes de papel, de impresión, de envío y de archivo.

Aunque la firma electrónica debe ahora expandirse a los empleadores franceses y a los organismos públicos, hay grandes empresas y agencias de colocación temporal que ya han comenzado a adoptarla. Se trata de una sensata elección, ya que garantiza la seguridad de los contratos, es de fácil uso y se implanta rápidamente, tanto para el contratista como para el nuevo colaborador.

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