La firma electrónica para principiantes (pero no únicamente): ¿cómo funciona?

Soluciones
28 noviembre 2019

Si nunca antes ha firmado un documento de forma electrónica, si no sabe exactamente en qué consiste la firma electrónica ni conoce su funcionamiento o, incluso, si piensa que la firma electrónica consiste en escanear su propia firma… este artículo está hecho para usted. De forma práctica y concreta, este artículo pretende presentarle los principales aspectos de la firma electrónica, un elemento ampliamente utilizado por numerosas empresas que se impone como una solución indispensable en el futuro. Como prestador cualificado de servicios de confianza (PSCo) según el reglamento europeo eIDAS, nuestros servicios de confianza, entre los que se encuentra la firma electrónica, garantizan que sus transacciones digitales serán validas, seguras y justas. ¡Esperamos que a través de este artículo podamos aclarar sus dudas y, por qué no, convencerle!

En primer lugar, y como actor histórico del sector de los servicios de confianza, le garantizamos que la firma electrónica no consiste, ni consistirá jamás, en escanear su propia firma. El procedimiento de firma electrónica es más serio y está estrechamente enmarcado por un marco jurídico que protege a todas las partes, ya sean particulares o empresas. 

¿Qué tipos de documentos puedo firmar electrónicamente?

La firma electrónica puede emplearse en cualquier documento que pueda ser firmado a mano. Por ejemplo:

  • Contratos de arrendamiento, de compraventa o de empleo;
  • Presupuestos;
  • Albaranes…

Un punto importante es que elformato PDF es el único estándar reconocido en Europa que puede utilizar todo el mundo y que incluye elementos de firma directamente en el propio archivo, y no en un fichero de firma por separado.

¿Cómo funciona el procedimiento de firma electrónica?

Concretamente, cuando usted firme un documento de forma electrónica, recibirá un enlace por email o, al hacer clic en un hipervínculo, accederá a la página de firma en la que podrá visualizar el documento o los documentos en cuestión.

Posteriormente, se recoge su consentimiento (también llamado «consentimiento informado»). Esta es la etapa en la que el PSCo se asegura de que usted está al tanto del contenido del documento que va a firmar. La recogida del consentimiento se realiza y se formaliza mediante una casilla que se debe marcar. Posteriormente, usted deberá autentificarse por medio de un código enviado por SMS. Estas etapas son esenciales, ya que sin ellas no es posible realizar la autentificación.

Al final del procedimiento de firma electrónica, y tras la firma de todas las partes, usted recibirá todos los documentos firmados por email o a través de un área de cliente.

¿Qué material necesito para firmar de manera electrónica?

Para realizar una firma electrónica se necesita un ordenador, un smartphone o una tableta y una simple conexión a Internet. No es necesario utilizar ningún software, lector de tarjetas o llave USB. La operación se realiza, por tanto, 100% en línea.

¿Qué garantías me ofrece la firma electrónica?

La firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma manuscrita y le permite demostrar:

  • La integridad del documento firmado, es decir, la garantía de que su contenido no ha sido modificado;
  • La identidad del firmante, es decir, la certeza de que la persona que firma es exactamente quien dice ser.

¿Cómo debo escoger mi solución de firma electrónica?

Antes de firmar un documento electrónicamente, asegúrese de que los servicios ofrecidos por el PSCo cumplen con el reglamento europeo eIDAS y que la solución de firma electrónica incluye un sello de tiempo cualificado (enlace al artículo de sello de tiempo).

Por último, la solución propuesta debe ser ergonómica, de fácil uso y con un buen rendimiento (disponibilidad y fiabilidad).

Pase a la acción… ¡póngase en contacto con nosotros!

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