¿Cómo podemos definir la estrategia de firma digital de contratos más adecuada en función del contexto?

La firma electrónica va ganando terreno a medida que avanza el proceso de transformación digital. Por una buena razón, permite reducir en gran medida el riesgo de fraude y simplificar los procesos de negocios.

Hoy en día podemos encontrar cada vez más métodos de identificación y de autenticación, pero la firma electrónica sigue siendo la única solución contemplada en el reglamento europeo eIDAS que nos permite proteger la firma de un acto jurídico. No, todas las firmas electrónicas no son iguales. Para que sean conformes con el mencionado reglamento europeo y puedan aportar todas las garantías necesarias, es necesario que hayan sido emitidas por un prestador de servicios de confianza, entidades que, conforme al reglamento, son capaces de cumplir con dos requisitos: garantizar la integridad del documento y la identificación del firmante.

Existen varios procedimientos de firma diferentes para satisfacer los diversos niveles de identificación, que pueden ser más o menos elevados, asociados a la firma de un documento. Es el emisor del documento el que tiene que decidir a este respecto, tras estudiar el contexto en el que se produce la firma y prever los riesgos jurídicos y financieros que conllevan los documentos. Por eso, en función de los usos y procesos empresariales de nuestros clientes, podremos optar entre varios tipos de firmas :

Para las operaciones de suscripción en línea y de aceptación de condiciones generales en los sitios de comercio electrónico: la firma electrónica simple

• Es la más aconsejable para aquellas transacciones que no presentan un riesgo jurídico ni financiero elevado.
• Funciona en base a un procedimiento de autenticación de doble factor y utiliza el correo electrónico y el número de teléfono del firmante. En concreto, el firmante recibe mediante correo electrónico (primer factor de autenticación) un enlace con el que puede acceder al documento que tiene que firmar. Tras haber leído el documento y haber dado su consentimiento, se le pide que introduzca su número de teléfono móvil (segundo factor de identificación).
• Se le envía un SMS con un código de un solo uso (llamado OTP – One-Time-Password) que debe introducir para poder completar la firma.
• Esta transacción se basa en un sello cualificado de tiempo electrónico en base a una fuente de información temporal vinculada al Tiempo Universal Coordinado (UTC) que vincule la fecha y la hora con los datos para que pueda, de este modo, garantizar la integridad del documento.

Para los contratos de crédito en línea y los contratos de seguro: la firma electrónica avanzada

• Nos ofrece una garantía de identificación más sólida y apropiada para transacciones que conllevan una mayor responsabilidad jurídica.
• Con ella podemos identificar de forma clara al firmante gracias a la generación de un certificado de identidad emitido a nombre del firmante.
• Es decir, con anterioridad a la firma del contrato, el firmante debe aportar un justificante de identidad verificado por el prestador de servicios de confianza.
• Una vez que haya conseguido el certificado digital de identidad podrá firmar documentos en línea durante 5 años. Transcurrido ese plazo, deberá solicitar la emisión de un nuevo certificado.

Para los contratos de seguros de ahorro y planes de previsión, órdenes de pago o compromisos de venta inmobiliaria: la firma electrónica avanzada avalada por un certificado reconocido

• Esta es la solución más recomendable para aquellas transacciones que conllevan un alto grado de responsabilidad jurídica.
• Permite una identificación integral del firmante gracias a la expedición de un certificado reconocido que debe solicitarse a una Autoridad Certificadora Cualificada (OED, por sus siglas en inglés). Una Autoridad Certificadora Cualificada es una entidad de confianza, acreditada por un prestador de servicios de confianza para realizar un control físico de la identidad del firmante mediante su carné de identidad.
• Este tipo de firma nos permite garantizar totalmente la identificación del firmante y es la opción más apropiada cuando tenemos que procesar actos jurídicos susceptibles de usurpación de identidad o repudio de firma.

Las empresas que han decidido transformar sus procesos empresariales para adaptarse a la nueva era digital necesitan poder contar con un servicio de firma electrónica que sea eficaz y seguro. La experiencia del usuario y, también, el cumplimiento normativo de la firma junto con una adecuada consideración de los riesgos empresariales son las claves del éxito en este tipo de proyectos. Para que las empresas puedan beneficiarse en la mayor medida posible de la mejora de la rentabilidad y la consecuente reducción de costes que esta solución aporta, es necesario que tengan en cuenta todos los aspectos que acabamos de comentar.