LUCCA: Soluciones RRHH

Actividad

  • Desarrollador de software de RRHH

Aplicación

  • Digitalización con valor probatorio de los informes de gastos

Retos

  • Integración de las soluciones de Universign en Cleemy
  • Revolucionar al departamento de contabilidad

Solución

  • Sello electrónico

Ventajas

  • Ahorro de tiempo y dinero para los usuarios finales de Cleemy
  • Captura de documentos justificativos en tan solo unos minutos
  • Conservación de los documentos con valor probatorio

Lucca lanza el informe de gastos sin comprobante gracias a Universign

Lucca es un desarrollador de software en modo SaaS que permite automatizar los procesos administrativos y de recursos humanos. Cuenta con más de 1.500 clientes y 217.000 usuarios finales, lo que ha convertido a Lucca en el líder de su sector. Con la implantación de la solución de firma electrónica de Universign, sus clientes y usuarios cuentan con la posibilidad de digitalizar sus informes de gastos.

Gracias a esta nueva funcionalidad, Lucca ha anunciado un cambio de paradigma:

  • Los trabajadores que tengan que declarar sus gastos podrán tirar los tickets de restaurante o de otros servicios como el taxi una vez que les hayan sacado una foto desde su smartphone.
  • Los contables ya no tendrán que tratar ni archivar montañas de facturas.

Tickets caducados, perdidos, ilegibles, empleados enfadados y contables sobrepasados por su trabajo… ¿Acaso existe alguna tarea menos agradecida que el control y gestión de informes de gastos?

Con motivo del lanzamiento de la funcionalidad «digitalización con valor probatorio» de Cleemy, la solución de gestión de informes de gastos de Lucca, la empresa recordó la modificación normativa que va a poner patas arriba a más de un departamento contable.

Por fin la digitalización se contempla en las normativas

Aunque el tema de la digitalización no es algo nuevo, la legislación no había otorgado, hasta el pasado marzo, validez legal a las facturas escaneadas. Al estar obligadas a conservar la documentación física, las empresas no encontraban ninguna razón para invertir en digitalización. El artículo A 102 B2 del Libro de Procedimientos Fiscales francés ha eliminado, precisamente, este último obstáculo reglamentario.

En este decreto se establecen las normas que hay que cumplir en el proceso de digitalización de las facturas, incluidos los informes de gastos, y estipula concretamente la necesidad de la firma electrónica.

Una asociación estratégica con Universign

Para poder ofrecer este servicio, Lucca ha firmado un acuerdo de asociación con Universign, Prestador Cualificado de Servicios de Confianza que cumple con los requisitos establecidos en el eIDAS y empresa francesa especializada en firma electrónica, sello de tiempo y sello de servidor.

En concreto, los clientes de Lucca son empresas que solicitan la captura de los documentos y el archivo de los mismos en cumplimiento con la legislación aplicable. Gracias a los servicios de sello de servidor y de sello de tiempo cualificados, Universign aporta validez legal a los documentos de cara a Hacienda o a la Seguridad Social. Para ello, pone en la documentación un sello digital en nombre de Lucca.

«Estamos encantados y nos sentimos muy orgullosos de caminar junto a Lucca en el desarrollo de su actividad de digitalización de informes de gastos. Sin duda, la evolución de la normativa ha permitido a las empresas archivar los documentos justificativos de forma digital. Solo tienen que respetar el reglamento eIDAS. Como Tercero de Confianza cualificado a nivel europeo, Universign da una respuesta satisfactoria a una necesidad real y contribuye a mejorar la gestión administrativa y la productividad de las empresas».

Christian Dayaux | Director Comercial, Universign

Universign: una solución sencilla, flexible y, sobre todo, con garantía jurídica

La firma electrónica debe poder permitir identificar de manera fiable al firmante y garantizar la integridad del documento firmado para poder tener realmente validez legal. No se trata, únicamente, de una cuestión técnica. Se trata, concretamente, de un proceso de naturaleza legal que, al mismo tiempo, no debe entorpecer la experiencia del usuario. Younited Credit quería poner a disposición de sus clientes una solución de firma electrónica con garantía jurídica y que, al mismo tiempo, fuera sencilla de usar. Para ello, ha decidido trabajar con Universign. De conformidad con el reglamento europeo eIDAS, la solución de Universign aporta una respuesta a los requisitos de identificación del firmante y se basa en el uso de un sello cualificado de tiempo electrónico en base a una fuente de información temporal vinculada al Tiempo Universal Coordinado (UTC) que vincule la fecha y la hora con los datos. Universign aporta todas las garantías necesarias en lo que respecta a la seguridad y el control de riesgos tanto para Lucca, como para sus clientes y firmantes.

¿Cómo hay que digitalizar los documentos justificativos?

El texto de ley estipula que cuando una empresa desea digitalizar sus documentos justificativos, o contratar a un tercero para que se encargue de esta tarea, debe:

  • “Llevar a cabo la digitalización conforme a unas condiciones que garanticen una reproducción «idéntica» (fotografía o escáner) y, que, al mismo tiempo, permitan identificar al autor y el canal utilizado de manera que sea posible determinar la autenticidad del elemento.
  • Guardarlos en formato PDF para garantizar su legibilidad e interoperabilidad a lo largo del tiempo.
  • Colocar un sello de servidor, es decir, una firma electrónica (colocada por una persona jurídica sin intervención humana) en el documento, con el fin de fecharlo y garantizar su integridad.
  • Archivar ese documento PDF en condiciones que garanticen la durabilidad y el acceso al mismo durante 10 años, es decir, el período legal de conservación de las facturas en Francia.

En términos prácticos, esto significa tener múltiples servidores, copias de seguridad, acceso controlado a los ordenadores, auditorías y procedimientos documentados, etc. La mayoría de las empresas no cuentan con todos estos medios.

En caso de inspección por parte de la autoridad competente, la empresa tan solo tendrá que presentar al inspector los archivos digitales almacenados en Cleemy. Tienen exactamente la misma validez legal que los originales.

Prueba Universign