Roederer

Con la firma electrónica hemos ganado entre 15 y 20 minutos en la tramitación de los expedientes

Hamza El Yaagoubi
Director de marketing, Roederer

ROEDERER: Corredor de seguros

Firma electrónica de contratos: Groupe Roederer elige firmar con Universign

Con el objetivo de agilizar los procesos a sus clientes en los sitios web con información sobre sus productos, Roederer, corredor de seguros, ha elegido la solución en modo SaaS de Universign para llevar a cabo la firma del proceso de contratación. El resultado es un ahorro en los tiempos de tramitación de los expedientes.

«En lo que respecta a la firma electrónica y, en general, en todo lo relacionado con procesos empresariales, es importante que el deseo de cambio proceda tanto de la dirección como de los trabajadores de una empresa». Hamza El Yaagoubi, Director de Marketing en Roederer, ha dirigido también la transformación digital de este corredor de seguros que, por tamaño, ocupa el puesto quince dentro del territorio francés y el primer puesto en la región de Gran Este.

Algo que estaban esperando tanto los comerciales como los administrativos

Aunque el tema de la digitalización no es algo nuevo, la legislación no había otorgado, hasta el pasado marzo, validez legal a las facturas escaneadas. Al estar obligadas a conservar la documentación física, las empresas no encontraban ninguna razón para invertir en digitalización. El artículo A 102 B2 del Libro de Procedimientos Fiscales francés ha eliminado, precisamente, este último obstáculo reglamentario.

En este decreto se establecen las normas que hay que cumplir en el proceso de digitalización de las facturas, incluidos los informes de gastos, y estipula concretamente la necesidad de la firma electrónica.

Una asociación estratégica con Universign

Y sabe muy bien de lo que habla porque su experiencia en TI le ha llevado a trabajar en los primeros tiempos del e-business, algo que consiguió hacerle desarrollar un interés genuino en la digitalización y autenticación de identidades. «En Roederer, hubo dos grupos concretos que jugaron un papel esencial», recuerda. Por una parte, estaban los comerciales que siempre quieren que el proceso que tienen que recorrer los prospectos y posibles futuros clientes sea lo más sencillo e integrado posible. Por otra parte, estaban los administrativos que empleaban muchísimo tiempo en transcribir los archivos rellenados manualmente por los clientes haciendo frente al riesgo de que se produjeran errores humanos en el proceso».

La introducción de la firma electrónica en el proceso de suscripción estuvo dirigida principalmente al público en general aunque tan sólo representa un 5 % del volumen de negocios. El Grupo Roederer y sus 220 empleados representan a más de 20 compañías de seguros, mutuas e instituciones de previsión, y trabajan principalmente con clientes corporativos a través de sus socios. «Sin embargo, era muy importante demostrarles, apoyándonos en el éxito de este proceso de digitalización total de las suscripciones, el alcance de nuestra transformación digital en curso». Para ello, el proceso en línea pasa por varias etapas: presupuesto, elección de las fórmulas de seguro, suscripción y finalmente firma del contrato y, también, de los documentos asociados (formulario de adhesión, hoja informativa, etc.) en formato PDF. Si el cliente necesita información adicional, puede hablar con un asesor por teléfono.

Universign: una solución sencilla, flexible y, sobre todo, con garantía jurídica

La firma electrónica debe poder permitir identificar de manera fiable al firmante y garantizar la integridad del documento firmado para poder tener realmente validez legal. No se trata, únicamente, de una cuestión técnica. Se trata, concretamente, de un proceso de naturaleza legal que, al mismo tiempo, no debe entorpecer la experiencia del usuario. Younited Credit quería poner a disposición de sus clientes una solución de firma electrónica con garantía jurídica y que, al mismo tiempo, fuera sencilla de usar. Para ello, ha decidido trabajar con Universign. De conformidad con el reglamento europeo eIDAS, la solución de Universign aporta una respuesta a los requisitos de identificación del firmante y se basa en el uso de un sello cualificado de tiempo electrónico en base a una fuente de información temporal vinculada al Tiempo Universal Coordinado (UTC) que vincule la fecha y la hora con los datos. Universign aporta todas las garantías necesarias en lo que respecta a la seguridad y el control de riesgos tanto para Lucca, como para sus clientes y firmantes.

Un proceso estudiado en detalle

Durante los primeros meses del proyecto, centramos todos nuestros esfuerzos en la búsqueda de respuestas técnicas a los retos asociados a la firma electrónica. «No tardamos en darnos cuenta de que este no era el enfoque correcto porque lo que estábamos haciendo era adaptar nuestras prácticas a la herramienta pasando por alto las preguntas correctas». Preguntas que tenían que ver con el ritmo, los plazos e, incluso, con la presentación correcta que debíamos darles a los documentos PDF donde se coloca la firma. El contexto normativo es particularmente complejo, sobre todo cuando lo que estamos solicitando al cliente es un compromiso mediante la firma de una autorización de adeudo directo SEPA.

Un proyecto que requiere un estudio detallado del recorrido del cliente

En este preciso momento es cuando el Grupo Roederer decide recurrir a Universign, empresa que ofrece una solución remota en moda SaaS y que, según Hamza El Yaagoubi, ha desarrollado un servicio de asesoramiento y apoyo a sus clientes con el objetivo de ofrecer la mejor experiencia posible… A sus propios clientes. «Este punto fue decisivo y nos permitió analizar la situación inicial mediante un estudio detallado del recorrido y una búsqueda activa del dispositivo receptor adecuado, de manera que pudiéramos organizar los diferentes pasos de la suscripción en línea tomando decisiones clave respecto del diseño y presentación de los documentos que requieren una firma y sobre cuál era el momento más oportuno para solicitarla».

Integración completada en tan solo diez días

Entre los aspectos positivos, cabe destacar la opción de integrar la API en la herramienta de desarrollo. Gracias a esto, la integración técnica se ha desarrollado de forma muy rápida, comenta el director de marketing. La etapa de configuración solo duró unos diez días y, a continuación, se reiteró el procedimiento de organización del recorrido del cliente y de adaptación de las interfaces.

La solución que implementamos fue la adecuada, en gran medida porque los niveles de certificación (ver cuadro, NdR) propuestos por Universign se adaptaron a las necesidades del Grupo Roederer. «En este caso, hemos optado por el primer nivel, que no requiere la presentación del documento de identidad. El sistema redirige al usuario desde nuestro sitio hasta la página de firma, controlada por la empresa de software, desde donde se obtiene el consentimiento y se envía el SMS de confirmación con la clave de un solo uso necesaria para completar la suscripción».

Todo es conforme con la normativa legal

Si alguien tiene alguna duda sobre la idoneidad de esta rápida decisión respecto de los niveles de seguridad, Hamza El Yaahoubi, explica su elección en dos pasos. «Le dedicamos tiempo a consultar con abogados y, por supuesto, con Universign». El director de marketing hace hincapié en la evolución de los usos por parte del público en general y, también, por parte de las empresas, que no hacen más que demostrar que la transición al uso de la firma electrónica es algo natural. «Tras haberlo estudiado detalladamente, consideramos que el nivel de seguridad propuesto nos aportaba la mejor fluidez a la experiencia del cliente». Además, la solución técnica que hemos elegido nos permite conservar los contratos firmados con valor probatorio.

El modelo de negocio de Universign se basa, por un lado, en una suscripción y, por otro, en pagos en función del uso real. El Grupo Roederer no ha perdido la capacidad de seguir expandiendo la oferta de suscripción en línea en función de las experiencias de los clientes y de los resultados registrados. «La situación actual no tiene ni punto de comparación con la anterior. Ahora mismo, estamos ahorrando entre 15 y 20 minutos en los plazos de tramitación de los expedientes». ¡Vamos a seguir trabajando en la dirección correcta! Una vez finalizado el proyecto que ha conseguido implantar la suscripción digital en línea de tres sitios web dirigidos al público general (Mutuelle2Santé y Les frontaliers), el siguiente reto está dirigido a los emprendedores y a los directores de PYMES a través de la oferta de TNS-Assur.

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