La signature électronique d'un PDF, comment ça marche ?

Il est désormais possible de signer un PDF à l’aide d’une signature électronique, qui se présente désormais comme un outil incontournable. Ses avantages sont en effet nombreux : gain de temps pour les collaborateurs et les signataires d’un document, préservation de l’environnement… Mais comment fonctionne la signature électronique d’un PDF, quelle est sa valeur juridique et quels sont ses atouts ?

Comment fonctionne la signature électronique d'un PDF ?

Pour signer un PDF électroniquement, trois éléments sont indispensables : un outil de signature électronique pour le PDF, le document lui-même, et bien sûr le signataire. L’outil se compose d’un certificat électronique permettant d’identifier le signataire.

En principe, un device (desktop, smartphone, tablette…) permet au signataire de parapher le document. L’outil prend alors le relais en créant une empreinte constituée de plusieurs caractères, uniques et spécifiques au document. Le cryptage de l’empreinte est effectué grâce à la clé privée du certificat numérique.

Une clé publique entre alors dans le processus, permettant l’envoi au destinataire et le déchiffrage de l’empreinte. Pour le destinataire, signer un PDF électroniquement permet de vérifier que le document est conforme et inaltéré.

Quelle est sa valeur juridique ?

La signature électronique d’un PDF a strictement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, et ce, quel que soit l’Etat membre de l’Union européenne. La norme eIDAS énonce les règles techniques donnant sa valeur juridique à cette technologie.

Les logiciels et devices permettant d’y recourir doivent, dans l’idéal, être fournis par des tiers de confiance conformes aux règles définies par la norme européenne eIDAS.

Par ailleurs, signer un PDF de manière électronique garantit le même niveau de sécurité qu’une signature manuscrite. Cette technologie a d’ailleurs été conçue afin d’améliorer la sécurité des procédures digitales, notamment en scellant les fichiers signés afin d’assurer leur intégrité. En effet, lorsqu’ils sont signés, il est possible de détecter la moindre correction, retouche ou modification. De ce fait, aucune altération ne peut passer inaperçue, offrant une sécurité optimale.

En d’autres termes, signer électroniquement un document PDF garantit, de fait, le consentement du signataire. Il s’agit là d’un véritable atout dans le monde professionnel, notamment lors de la signature de contrats entre une entreprise et ses clients.

Signer un PDF électroniquement : quels avantages ?

Les avantages de la signature électronique pour un PDF sont nombreux :

  • – Cette technologie est plus respectueuse de l’environnement. En effet, la numérisation des documents participe à la réduction de l’usage de papier. L’encre et les cartouches d’imprimantes sont également moins utiles, ce qui, outre le fait de diminuer les coûts, réduit l’impact environnemental d’une entreprise.
  • – Les délais de paiement sont raccourcis
  • – La mobilité des collaborateurs est accrue
  • – Les coûts sont réduits
  • – L’export, plus particulièrement en Europe, est simplifié car les transactions et les échanges avec des interlocuteurs étrangers sont normalisés. Le dialogue est facilité, plus simple, plus rapide : quelques clics suffisent pour signer électroniquement un PDF.
  • – Comme sa valeur juridique est la même que pour les formats manuscrits ,elle peut être apposée sur tous les types de documents. Cela concerne les virements bancaires, les déclarations d’impôt, les emails, les signatures de contrats ou de bons de commande, ou encore les réponses à des appels d’offres. Les usages sont donc multiples.- 

A propos de l'offre Universign

Universign est un tiers de confiance répondant pleinement aux exigences de la réglementation européenne eIDAS. En intégrant nos services sur votre site web, vous procédez à une dématérialisation complète de vos processus de vente, de souscription ou d’abonnement à distance.

Dans une ère où tous les secteurs de l’économie se digitalisent chaque jour davantage, les services de confiance Universign, dont la signature électronique, vous permettent d’aborder votre transition numérique dans les meilleures conditions.

Nous vous offrons également la possibilité de signer un PDF en présentiel à l’aide d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette. En dévoilant à vos clients votre orientation digitale, vous présentez une image de marque à la fois écoresponsable et dynamique.

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