La note de frais dématérialisée va vous simplifier la vie !

Salariés, chefs d’entreprise… vous en avez rêvé et c’est possible depuis peu : vous pouvez jeter vos justificatifs de notes de frais. Attention toutefois à la réalité ! Avant d’atterrir à la poubelle, certaines conditions doivent être respectées. Plus simple, plus efficace, mais aussi plus rapide, la gestion dématérialisée des notes de frais va changer la vie des quelques 2,5 millions de salariés français qui en font régulièrement. En tant que Prestaire de Service de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, nos services de confiance (signature électronique, cachet électronique et horodatage), s’inscrivent pleinement dans le processus de dématérialisation des notes de frais. Découvrez dans cet article les atouts du procédé, son cadre légal et les enjeux inhérents…

Quelques chiffres évocateurs pour commencer : d’après le baromètre sur la dématérialisation des notes de frais publié par SAP Concur1, 63 % des entreprises françaises adhèrent déjà à la démarche. Par ailleurs, 80 % des dirigeants interrogés estiment que la dématérialisation offre un gain de temps aux gestionnaires et permet un remboursement plus rapide aux salariés.

Comment numériser vos notes de frais ?

Le procédé est très simple. Il s’agit d’un flux entre le salarié saisissant sa note de frais, le manager qui la valide en ligne et le service administratif qui rembourse enfin le salarié. Concrètement, le collaborateur photographie à distance son justificatif grâce à son application de gestion de notes de frais et l’intègre ensuite dans une ligne de dépense dédiée. Sa demande est alors traitée et le remboursement déclenché.

 Les atouts des notes de frais digitales…

• Accessibilité à distance ;
• Traitement accélérée ;
• Remboursement plus rapide ;
• Réduction des fraudes et des erreurs, qui, selon certaines études, coûtent environ 700 euros par an et par salarié;
• Productivité accrue des salariés.

… et les points d’attention

• Utiliser un système de numérisation qualifié répondant aux exigences de l’administration fiscale ;
• Assurer la mise en place d’une conduite du changement ;
• Sécuriser et archiver les données numériques pendant 10 ans2.

Dématérialisation des notes de frais : que dit la loi ?

C’est un arrêté du 23 mai 2019 qui a définitivement ouvert la voie à la numérisation totale des notes de frais. Il fixe les conditions de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, en application de l’article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale. Il autorise les salariés à jeter les originaux des justificatifs de leurs notes de frais, à condition de les avoir numérisés auparavant.

Si l’arrêté fait passer la gestion des notes de frais dans une nouvelle ère, il n’est toutefois pas rétroactif. Il est ainsi nécessaire de conserver les justificatifs antérieurs au 1er juillet 2019. En cas de contrôle, toutes les dépenses effectuées avant cette date doivent encore pouvoir être justifiées par des factures papier.

• L’administration fiscale peut néanmoins toujours vous demander l’exemplaire papier des notes de frais si jamais les exigences de numérisation en la matière ne sont pas respectées.

Numériser oui, mais sous certaines conditions

Le processus de dématérialisation des notes de frais doit respecter les exigences de l’Urssaf et de l’administration fiscale. Il est en effet indispensable d’être capable de prouver que les justificatifs ont bien été numérisés dans des conditions garantissant leur fiabilité par rapport à la version papier3.

Dans le détail :

-Les justificatifs doivent être numérisés de manière nette, sans recadrage, filtre, ou modification des couleurs. Aucune retouche d’image n’est autorisée.

-Les justificatifs doivent être conservés sous format PDF, sans compression des images.

-Une signature électronique ou un cachet électronique doivent être apposés sur le document, qui doit également être horodaté. Dans les deux cas, un certificat électronique permettant d’identifier la personne physique ou morale est nécessaire.

• Consultez nos articles dédiés à l’horodatage et à la signature électronique

-Une autorité de certification habilitée (telle que nous) à délivrer des certificats électroniques doit être désignée pour apposer une signature ou un cachet électronique.

-L’archivage des justificatifs de notes de frais : les conditions de stockage doivent prévenir les fichiers de toute perte ou dégradation durant la durée légale de conservation.

A vos côtés dans la dématérialisation de vos notes de frais

Mooncard,  Lucca, E2time, Traveldoo, Onexpense et Notys sont des éditeurs proposant notamment comme service la dématérialisation du traitement des notes de frais. Objectif : permettre à leurs clients de se séparer des justificatifs papiers. Ces éditeurs utilisent notre cachet électronique pour l’apposer sur les notes de frais de leurs clients. De son côté, Spendesk est une plateforme qui permet à des salariés de soumettre leurs demandes de dépenses professionnelles.

Concrètement, dès qu’un reçu est téléchargé sur la plateforme suite à un paiement effectué avec une carte Spendesk, l’éditeur atteste de la réception de la pièce jointe en la cachetant pour en faire une copie numérique fiable à valeur légale. Les documents numérisés, accessibles à tout moment, sont datés, cachetés et conservés par Spendesk pendant 10 ans.

Dans ce nouveau contexte, les justificatifs papier auront définitivement disparu d’ici quelques années. N’attendez plus et dématérialisez dès à présent vos notes de frais !

…1 Société américaine SaaS de services de gestion des voyages et des dépenses aux entreprises.2 Article L123-22 du code de commerce : les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. Article L102 B du livre des procédures fiscales : les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.3 Article A.102 B-2 du livret des procédures fiscales.