Les trois piliers de la signature électronique en 2022

Par Julien Stern, Président d’Universign

La signature électronique représente une opportunité d’accompagner durablement la croissance des entreprises. Le point sur trois grandes tendances de ce domaine.

La signature électronique va assurément avoir une place centrale dans les projets de digitalisation des entreprises et des organisations grâce, notamment, à sa capacité à sécuriser les transactions ou à répondre aux nouvelles exigences en matière d’organisation de travail hybride (sur site ou à distance) pour les entreprises et leurs salariés. Elle représente par ailleurs une opportunité d’accompagner durablement la croissance des entreprises. Le point sur ces grandes tendances.

Une diversification des usages

Dans le cadre de la pandémie liée au Covid-19, de nombreux gouvernements ont étendu les usages de la signature électronique à des secteurs qui exigeaient auparavant une signature manuscrite. Documents hypothécaires, actes notariés, testaments, procurations… de récentes évolutions législatives au niveau mondial témoignent de la volonté des gouvernements de faciliter l’activité des entreprises grâce à la possibilité de signer électroniquement de nouveaux types de documents.

En Europe, une mise à jour du règlement européen eIDAS est en cours d’élaboration et la prochaine étape est prévue pour septembre. Celle-ci intégrera un nouvel article définissant les exigences nécessaires pour disposer d’un service qualifié de gestion des dispositifs de signature électronique à distance. Il permettra de préciser les aspects techniques et juridiques qui constituaient jusqu’alors des freins au développement de la signature qualifiée à distance sans support physique. La signature électronique qualifiée à distance sera totalement dématérialisée, en mode full SaaS, à la différence de l’actuelle signature qualifiée qui nécessite l’utilisation d’un support physique. La signature électronique qualifiée combinera un usage libre, ultra sécurisé, alliant facilité de déploiement, simplicité d’utilisation et garanties juridiques et techniques. Les citoyens européens pourront ainsi bénéficier d’un haut niveau de sécurité de signature électronique pour de très nombreux documents.

Plus largement sur le plan international, en 2021, l’État de Victoria en Australie a modifié sa loi « Electronic Transactions (Victoria) Act 2000 » pour autoriser les signatures électroniques et la présence de témoins à distance pour les documents de planification successorale. Toujours en 2021, le HM Land Registry du Royaume-Uni a autorisé la signature et l’enregistrement électronique des actes notariés de transfert de propriété permettant de transférer des terres. Ainsi, les parties prenantes peuvent signer électroniquement sans avoir à se déplacer. Aux États-Unis enfin, la Réserve fédérale américaine, la Securities and Exchange Commission (SEC) et l’Internal Revenue Service (IRS) ont publié des directives relatives aux signatures électroniques permettant à un grand nombre de formulaires et de documents d’être signés électroniquement.

Un rempart contre l’usurpation d’identité et la fraude documentaire

Si certains processus de contractualisation (actes notariés) nécessitaient dans un passé encore récent une présence physique, la crise sanitaire, les règles de distanciation sociale et l’explosion du travail hybride ont permis de rendre plus largement possible la contractualisation à distance grâce à la signature électronique. Dans ces conditions, la question de la protection des entreprises et des individus contre les fraudes est centrale, les risques d’usurpation d’identité et de fraude documentaire étant bien réels. Qu’il s’agisse de fraude au fournisseur, au faux président ou autres usurpations d’identité telles que banques, avocats ou commissaires au compte, la lutte à la fraude documentaire demeure un enjeu important. Les organisations poursuivront dans ce contexte leur transformation numérique en renforçant leurs processus à distance avec des contrôles d’authentification et de vérification d’identité plus solides.  

La signature électronique, de par sa capacité à garantir l’identification du signataire et l’intégrité du document signé, répond aux exigences croissantes de cybersécurité des organisations et participe à la protection contre la fraude. L’authentification du signataire par SMS lors de la signature électronique d’un contrat limite les risques d’usurpation d’identité. Par ailleurs, l’identification forte permise grâce au contrôle de la pièce d’identité du signataire lors d’un face à face et la création d’un certificat qualifié attestant de son identité participent elles aussi à la limitation du risque d’usurpation d’identité.

Au-delà de la signature électronique, les services de confiance, plus largement, ont eux aussi un rôle clé à jouer dans cette lutte. Ainsi, apposer un cachet électronique sur les documents officiels d’une entreprise (factures, rapports financiers, documents de propriété intellectuelle…) renforce leur valeur juridique et prévient tout risque de contestation sur l’intégrité ou l’origine d’un document. Dédié aux personnes morales, il s’agit d’une version numérique du tampon d’entreprise qui scelle les documents en son nom. L’horodatage qualifié est quant à lui essentiel au processus de copie fiable. Il apporte en effet une date et une heure de référence universelle (UTC) aux documents utilisés dans le cadre d’échanges électroniques et permet de disposer d’une présomption d’intégrité des copies numériques, entrainant ainsi un renversement de la charge de la preuve.

Faciliter le travail hybride

La crise sanitaire du Covid-19 a très nettement mis en évidence l’attrait des salariés envers de nouveaux modes de travail, notamment le travail à distance. Ces derniers souhaitent conserver cette flexibilité dans leur quotidien, s’agissant parfois même d’une condition importante dans le cas d’une prise de fonction au sein d’une entreprise. Certaines d’entre elles ayant tenté de revenir à une organisation similaire à celle de « l’avant Covid » ont ainsi constaté ces derniers mois une vague de départs.

Qu’on se le dise, la flexibilité n’est plus une option pour les salariés mais un impératif. D’autant plus qu’une tendance avérée aux Etats-Unis s’invite progressivement en France, où les travailleurs indépendants sont de plus en plus nombreux. L’étude d’Edelman Intelligence/Upwork prévoit notamment que d’ici à 2027, plus de la moitié des travailleurs américains le seront.

Autrement dit, pour mener à bien ses missions, l’entreprise ne pourra plus compter sur ses seules forces, mais devra s’appuyer sur un réseau de travailleurs externes. Conséquence pour son système d’information : la signature électronique accompagne ce changement de paradigme grâce à sa capacité à pouvoir être utilisée à distance simplement, rapidement et dans les meilleures conditions de sécurité pour un grand nombre de documents professionnels.

La signature électronique participe ainsi à l’émergence de solutions de vérification d’identité à distance toujours plus innovantes et en phase avec l’évolution des besoins et des usages des utilisateurs.

La sécurité, la simplicité d’intégration et l’expérience utilisateur restent plus que jamais de mise pour faire avancer le paysage de la confiance numérique.