Comment faire une signature électronique ?

De plus en plus d’entreprises appartenant à des secteurs d’activité toujours plus variés se décident à dématérialiser leurs documents administratifs. En effet, faire une signature électronique a juridiquement la même valeur que la signature manuscrite. Elle permet en outre d’améliorer et d’accélérer considérablement l’ensemble de vos processus. 


Quelles sont les règles à suivre ?

Pour signer électroniquement un document, différents critères doivent être réunis :

·       L’identité du signataire doit être authentifiée par un certificat électronique

·       L’intégrité du document doit être assurée : son contenu ne doit pas pouvoir être modifié.

·       Le fait de signer le document est une action irrévocable et incontestable

·       Le processus doit être sécurisé et certifié conforme

·       La conservation des documents signés doit s’étendre sur une période de 10 ans, au sein d’un coffre-fort électronique


Vous pouvez faire une signature électronique avec les documents suivants :

·       Factures

·       Contrats de partenariat commerciaux (clients et fournisseurs)

·       Emails et courriers

·       Processus de ressources humaines

Ces documents peuvent avoir différents formats, comme le PDF, le Word, le XML ou encore les formats image. Par ailleurs, faire une signature électronique est soumis au règlement eIDAS qui établit des normes de confiance entre les pouvoirs publics, les entreprises et les particuliers. 

Quels sont les enjeux pour les professionnels ?

La digitalisation est une réalité qui gagne l’intégralité de l’économie française. Il n’existe pas une seule entreprise ni un seul indépendant qui ne puisse y échapper. Dans ce contexte, faire une signature électronique s’inscrit dans un processus désormais connu.

Il s’agit d’une opportunité permettant d’améliorer l’ensemble des processus de l’entreprise et de les accélérer. Les collaborateurs gagnent du temps sur les déplacements, et il n’est plus nécessaire de procéder à un archivage contraignant. Mais la liste des avantages ne s’arrête pas là :

·       Les délais de traitement des documents et des procédures sont considérablement réduits. En effet, il n’est plus nécessaire de convenir de dates de rendez-vous : les signatures sont immédiates.

·       L’archivage est beaucoup plus facile, les économies de papier ont un impact positif sur l’empreinte environnementale de l’entreprise

·       La conservation des documents est à la fois mieux sécurisée et plus pérenne.

·       Les économies sont importantes : papier, impression, encre, espace de stockage…

·       Les fichiers sont sécurisés, pour une confiance numérique améliorée.

·       Les documents sont mieux traçables et le risque d’erreur humaine est considérablement limité.

·       Grâce au temps gagné, la productivité des collaborateurs est accrue. Ils ont l’opportunité de se consacrer à leur cœur de métier.

·       Grâce à une uniformisation des réglementations internationales, notamment en Europe, les échanges au-delà des frontières de l’Hexagone sont fluidifiés. De ce fait, l’exportation des entreprises est facilitée.

En d’autres termes, faire une signature électronique est un véritable facteur de compétitivité pour les entreprises, et ce, quelle que soit leur taille.

Comment faire une signature électronique ?

Universign propose un service adapté à l’ensemble de vos besoins. Pour le signataire, les étapes à suivre afin de signer électroniquement ses documents sont les suivantes :

1.     Réception d’un e-mail

2.     Lecture du fichier

3.     Découverte de la page de signature unique et temporaire en cliquant sur le lien contenu dans le mail

4.     Envoi d’un code de validation

5.     Mise en œuvre de la signature électronique

Pour faire une signature électronique, il importe d’obtenir un certificat délivré par un tiers de confiance. Ce certificat garantit l’identité du signataire. Après avoir choisi le bon format et le type de signature, vous pouvez envoyer le fichier au signataire et le recevoir signé une fois l’opération effectuée. Vous devrez ensuite procéder à son archivage dans un coffre-fort électronique durant 10 ans.

Vous l’aurez compris, le processus est simple et rapide. Grâce à Universign, vous avez la possibilité de prendre le tournant de la transition digitale dans les meilleures conditions et d’améliorer l’ensemble de vos processus.

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