Comment utiliser le cachet électronique au sein de l’entreprise ?

Solutions
22 septembre 2020

cachet electronique entreprise

Les Directions Générales le savent bien, le cachet électronique leur est indispensable pour contracter au nom de leur entreprise et sécuriser leurs documents dans bien des contextes d’utilisation : factures, rapports financiers, devis, notes de frais, documents de propriété intellectuelle… Rappelons que c’est grâce au règlement européen eIDAS que les entreprises et entités publiques peuvent utiliser un cachet électronique pour sceller en leur nom des documents, garantissant ainsi leur origine et intégrité. Nous allons vous expliquer concrètement comment notre cachet électronique s’adapte aux différents usages au sein des grandes fonctions de l’entreprise, quel que soit le secteur d’activité, avec à la clé davantage de simplicité, de rapidité et de sécurité !

Dans un précédent blog post consacré à notre cachet électronique (n’hésitez pas à y jeter un œil) nous évoquions les aspects techniques et réglementaires de ce service de confiance. Aujourd’hui nous nous intéressons donc à ses usages et comme vous allez le constater, ils sont nombreux.

Simplifier la gestion des ressources humaines

Le cachet électronique facilite grandement la vie des équipes RH. Il est notamment utilisé pour sceller des chartes de bonne conduite, document de plus en plus répandu au sein des entreprises, ou encore pour cacheter les bulletins de paie des salariés.

Il est également possible grâce à lui de gérer efficacement les notes de frais et permettre aux salariés des entreprises de se séparer de leurs justificatifs papiers. MooncardLuccaAnytime, E2timeTraveldoo et Notys sont des éditeurs proposant notamment comme service la dématérialisation du traitement des notes de frais. Leurs clients peuvent ainsi se séparer des justificatifs papiers en apposant leur cachet électronique sur les notes de frais de leurs clients. De son côté, Spendesk est une plateforme qui permet à des salariés de soumettre leurs demandes de dépenses professionnelles. Concrètement, dès qu’un reçu est téléchargé sur la plateforme suite à un paiement effectué avec une carte Spendesk, l’éditeur atteste de la réception de la pièce jointe en la cachetant.

Sécuriser les documents financiers de votre entreprise

Directeurs administratif et financier (DAF), comptables, contrôleurs de gestion… comme vous le savez, une entreprise qui décide de dématérialiser ses factures digitalise, de fait, tout un processus métier. A la clé : suppression des frais d’impression et postaux, accélération des processus de paiement et optimisation de l’archivage. Nous vous accompagnons concrètement avec notre service de cachet électronique dans le processus de digitalisation de vos factures émises et dans le scellement de vos documents financiers : rapports financier ou d’audit, publication des comptes… La plateforme jesignexpert.com utilise ainsi notre solution de cachet électronique pour permettre à ses utilisateurs experts comptables, de certifier l’intégrité et l’origine des documents de leurs clients : liasses fiscales, plaquettes financières.

Optimiser la gestion des fournisseurs et des achats

Dans un contexte de dématérialisation des processus achats, le cachet électronique permet d’optimiser la gestion de l’écosystème fournisseurs et notamment la gestion des contrats fournisseurs, des factures entrantes, ou encore l’approbation des audits réalisés chez les fournisseurs.

Axiscope est un éditeur français de logiciels qui propose à ses clients un dispositif digital sécurisé garantissant l’authenticité des transactions et des documents partagés dans le cadre de la gestion des fournisseurs et des achats : accords de confidentialité, conformité des fournisseurs, rapports d’audits, appels d’offres fournisseurs et contrats associés. Pour garantir l’origine des documents échangés avec les fournisseurs (cahiers des charges des nouveaux produits notamment), l’éditeur utilise notre solution de cachet pour en garantir l’intégrité et préserver la propriété intellectuelle des acteurs.

Dans le cas de la dématérialisation de factures entrantes encore au format papier, l’éditeur Akao Life utilise lui aussi notre service de cachet électronique afin de sceller ses documents et assurer leur intégrité depuis une date donnée. Toujours dans la chaîne de dématérialisation, mais cette fois-ci du côté des factures sortantes, le cachet permet également d’assurer qu’une facture est bien un document original, ainsi que son intégrité. Elo digital et Docuware, fournisseurs de logiciels de gestion documentaire, utilisent notre cachet électronique pour proposer à leurs clients de répondre à ces deux cas d’usages. Des grands comptes comme Total et Kailix scellent quant à eux l’ensemble de leurs factures sortantes avec notre solution.

Fiabiliser les processus de contractualisation des équipes juridiques

Notre cachet permet aux directions juridiques de certifier que les contrats et leurs contenus émanent bien de leur entreprise afin de le faire signer ensuite à une personne donnée : candidat, salarié, client ou fournisseur. Legisway et Gino Legal Tech utilisent ainsi notre cachet électronique pour sceller leurs contrats avant signature et assurer là encore l’intégrité du document et l’origine de l’émetteur.

Protéger l’innovation et la propriété intellectuelle

Dans ce contexte d’utilisation, le cachet électronique permet de préserver la propriété intellectuelle, notamment dans le cadre de projets de co-création en protégeant les différents acteurs. Il permet ainsi aux entreprises de sécuriser leurs actifs financiers et intellectuels ainsi que leurs procédés de fabrication respectifs. Garantissant l’origine et l’intégrité de documents sensibles (brevets, dépôts de brevets, documents de conformité ou techniques dans le cadre de cycles de production industriel), le cachet constitue un élément de preuve permettant de vérifier à tout moment que les documents sont bien issus de l’entreprise depuis une date certaine.

Maîtriser les communications et les risques de fraude documentaire

La réputation d’une entreprise est un sujet sensible compte-tenu de son impact fort sur le business. Dans ce cadre, le cachet électronique protège efficacement un document pour assurer qu’il ne puisse, lors de sa publication, être modifié à des fins diffamatoires. Le document original cacheté, tel un communiqué de presse, permet en outre à l’entreprise de disposer d’un référentiel certifié.

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