LUCCA : Solutions RH

Activité

  • Éditeur de logiciel RH

Application

  • Dématérialisation à valeur probante des notes de frais

Challenges

  • Intégration des solutions Universign à Cleemy
  • Bouleverser le service comptable

Solution

  • Cachet électronique

Bénéfices

  • Gain de temps et économies pour les utilisateurs finaux de Cleemy
  • Capture des pièces justificatives en quelques minutes
  • Conservation à valeur probante des documents

Lucca lance la note de frais sans justificatif grâce à Universign

Lucca est un éditeur de logiciels SaaS permettant d’automatiser les processus administratifs et RH. Avec plus de 1 500 clients et 217 000 utilisateurs finaux, Lucca est leader sur son marché. Grâce à la solution de signature électronique Universign, ses clients et utilisateurs peuvent désormais dématérialiser leurs notes de frais.

Avec cette nouvelle fonctionnalité Lucca annonce un changement de paradigme :

  • Les déclarants pourront jeter leurs justificatifs de restaurant et autres notes de taxi, après les avoir photographiés sur leur smartphone.
  • Les comptables n’auront plus à manipuler ni à archiver des montagnes de facturettes.

Justificatifs périmés, perdus, illisibles, salariés irascibles et comptables excédés… connait-on des tâches plus ingrates que la saisie et la gestion des notes de frais ?

À l’occasion de la sortie de la fonctionnalité “dématérialisation à valeur probante” de Cleemy, sa solution de gestion de notes de frais, Lucca revient sur ce changement légal qui va bouleverser plus d’un service comptable.

La dématérialisation enfin admise par la réglementation

Si le sujet de la dématérialisation est loin d’être nouveau, le législateur n’avait, jusqu’en mars dernier, accordé aucune valeur légale au scan des factures. Contraintes de les conserver sous format papier, les entreprises ne voyaient donc aucune raison d’investir dans la dématérialisation. C’est justement ce dernier obstacle réglementaire que l’article A 102 B2 du Livre des Procédures Fiscales est venu lever.

Ce décret fixe les règles de la dématérialisation des factures dont les justificatifs de notes de frais et impose notamment l’apposition d’une signature électronique.

 Un partenariat stratégique avec Universign

Pour proposer ce service, Lucca a conclu un partenariat avec Universign, Prestataire de Service de Confiance qualifié eIDAS et pure-player français de la signature électronique, de l’horodatage et de cachet serveur.

Concrètement, l’entreprise cliente mandate Lucca pour capturer les justificatifs et les archiver conformément à la législation. Grâce à ses services de cachet serveur et d’horodatage qualifié, Universign les rend opposables à l’administration fiscale ou l’URSSAF en y apposant un sceau numérique au nom de Lucca.

« Nous sommes très heureux et très fiers d’accompagner Lucca dans son activité de dématérialisation des notes de frais. En effet, l’évolution de la réglementation permet désormais aux entreprises de conserver les justificatifs au format numérique à condition de respecter la règlementation eIDAS en la matière. En tant que Tiers de Confiance européen qualifié, Universign répond favorablement à ce besoin et contribue à améliorer la gestion administrative et la productivité des entreprises. »

Christian Dayaux | Directeur Commercial, Universign

Universign : une solution simple, ergonomique… mais surtout légale

La signature électronique doit permettre d’identifier de manière fiable le signataire et garantir l’intégrité du document signé pour avoir une vraie valeur juridique. Elle ne se limite pas à une question technique. Il s’agit bel et bien d’une opération à caractère légal qui ne doit pas se faire au détriment de l’expérience utilisateur. Pour mettre à disposition de ses clients une solution de signature électronique conciliant conformité juridique et simplicité d’utilisation, Lucca s’est appuyé sur Universign. Conforme à la règlementation européenne eIDAS, la solution d’Universign répond aux exigences relatives à l’identification du signataire et s’appuie sur un horodatage qualifié scellant le document et appliquant une date universelle. Universign apporte toutes les garanties nécessaires en termes de sécurité et de maîtrise des risques pour Lucca, comme pour ses clients et signataires.

Comment dématérialiser ses justificatifs ?

Le texte de loi stipule que l’entreprise qui souhaite dématérialiser ses justificatifs, ou mandate un tiers à cet effet, doit :

  • “Numériser dans des conditions garantissant une reproduction à l’identique” (photographier ou, scanner) mais aussi être en mesure d’identifier l’auteur et le canal utilisé pour prouver l’authenticité de la pièce.
  • Les enregistrer au format PDF, afin d’assurer la lisibilité l’interopérabilité dans le temps.
  • Apposer un cachet serveur, c’est-à-dire une signature électronique (apposée par une personne morale sans intervention humaine) sur le document, afin de le dater et de garantir son intégrité.
  • Archiver ce document PDF dans des conditions garantissant la pérennité et l’accès au document pendant 10 ans, soit la durée de conservation légale des factures en France.

Concrètement, cela veut dire disposer de serveurs multiples, de copies de sauvegarde, un accès contrôlé aux machines, des audits et procédures documentées… Ce qui est hors de portée de la majorité des entreprises.

En cas de contrôle par l’administration française (URSSAF ou Fisc), il suffira à l’entreprise de présenter au contrôleur les archives numériques stockées dans Cleemy. Elles ont rigoureusement la même valeur que les originaux.

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