Cas client

CERFRANCE Alliance Centre - Expertise Comptable

Activité

  • Expertise comptable

Application

  • Signature de plaquettes de résultats annuels au sein d’un intranet

Challenges

  • Mettre à la disposition des versions numériques des déclarations annuelles tout en leur conférant un caractère juridique
  • Permettre à une trentaine d’experts comptables de signer électroniquement
  • Innover en étant une des premières entreprises d’expertise comptable à offrir une livraison dématérialisée des documents comptables

Solution

  • Applet de signature CUTE

Bénéfices

  • Enrichissement de l’offre de service de CERFRANCE Alliance Centre
  • Simplification du workflow de production des documents comptables
  • Diminution des impressions
  • Cohérence totale entre la version papier et la version numérique des documents signés
  • Renforcement de l’image de CERFRANCE Alliance Centre en matière de capacité à innover

Bertrand Blond« Grâce à ce projet, nous disposons désormais en sortie de notre chaîne de production, de documents numériques officiels se substituant à leurs équivalents papiers tout en ayant une véritable valeur juridique et une présomption d’authenticité irréfutable. Nous pouvons les diffuser rapidement, les stocker, indexer, les archiver, les imprimer…« 

Bertrand Blond | DSI de CERFRANCE Alliance Centre

Les experts-comptables de CERFRANCE Alliance Centre signent électroniquement leurs déclarations de résultats annuels

CERFRANCE Alliance Centre est l’une des 73 entités du réseau national d’experts-comptables CERFRANCE, réparties sur 28 agences dans 5 départements (Essonne, Eure-et-Loir, Loiret, Cher et Nièvre). Au total, CERFRANCE Alliance Centre compte 600 salariés qui gèrent chaque année la comptabilité d’environ 11 600 clients.

L’une des missions de l’entreprise est, en particulier, de mettre à la disposition de ses clients un certain nombre d’outils informatiques comptables, de les maintenir, et de les enrichir. Dans ce cadre, la DSI de CERFRANCE Alliance a achevé sous la direction de Bertrand Blond, un projet de dématérialisation de bout en bout de la chaîne de production des plaquettes de remise de résultats annuels. Émis par l’ensemble des agences du réseau d’expertise comptable, ces documents sont traditionnellement remis une fois par an à chaque client sous la forme d’une plaquette papier : ils présentent officiellement les résultats annuels de l’entreprise cliente et nécessitent d’être signés manuellement par les experts-comptables. Avant que le projet de dématérialisation appelé « CER Sign » ne soit lancé, le processus de livraison de ces documents était composé de plusieurs étapes :

  1. Finalisation du document par le comptable
  2. Impression
  3. Vérification par l’expert-comptable
  4. Signature manuscrite par l’expert-comptable
  5. Livraison papier : remise du document signé au client (envoi postal ou déplacement physique d’un comptable).

De la signature manuscrite à la signature électronique

pourquoi-nous-choisirDe plus en plus de clients souhaitaient obtenir une version numérique de ces documents, pour par exemple les envoyer par courrier électronique à leurs banquiers. « En démarrant ce projet, notre objectif était d’enrichir notre offre en livrant systématiquement à nos clients des versions numériques de ces documents en sus de la version papier. Compte-tenu de leur caractère officiel, nous ne pouvions pas nous contenter d’envoyer de simples PDF par e-mail », explique Bertrand Blond, Directeur des Systèmes d’Information et des Solutions Informatiques Clients de CERFRANCE Alliance Centre.

Pour atteindre cet objectif, le projet CER Sign s’est donc articulé autour d’une décision claire : substituer complètement l’étape de signature manuscrite par les experts-comptables par une étape de signature électronique au sein d’un workflow de production. Avec à la clé un bénéfice important : remettre aux clients de l’entreprise des plaquettes de résultats dotées d’une signature électronique attestant ainsi de l’engagement des experts-comptables quant à la véracité des chiffres présentés.

La DSI de CERFRANCE Alliance Centre était donc à la recherche d’un logiciel de signature pouvant s’intégrer aisément au sein du Worflow de publication documentaire. Le choix s’est rapidement porté sur le module CUTE et notamment sa variante Web CUTE Applet de Cryptolog. CUTE est un logiciel permettant une intégration simple des fonctionnalités de signature électronique au sein d’une application métier ou d’un site Web. Il permet de générer tous les formats de signature électroniques, des plus simples aux plus avancés, à partir de n’importe quel certificat. Sur ce point, les experts-comptables ont exploité leurs clés de signature SIGNEXPERT délivrées par l’Autorité de Certification de l’Ordre des Experts Comptable qui sont des certificats matériels sous forme de clés USB cryptographiques CLASSE 3+ nominatives délivrés en face à face.

Un workflow repensé pour une livraison expresse des documents annuels aux clients

À l’issue du projet, le processus d’édition et de livraison des résultats annuels a été complètement revu pour intégrer la signature électronique :

  1. Finalisation du dossier client par le comptable et génération électronique des documents
  2. Demande de visa électronique : le comptable fait au sein d’un workflow documentaire une demande de visa auprès de l’expert-comptable en charge du dossier client.
  3. Vérification : celui-ci se connecte alors à son interface Web dans laquelle il peut voir la liste des documents en attente de vérification et de signature. Il doit donc les visualiser unitairement et procéder à une étape de contrôle.
  4. Signature électronique : Si le document est conforme, l’expert-comptable utilise alors sa clé USB SIGNEXPERT attestant de son identité pour certifier électroniquement le document.
  5. Lors de cette étape, le module CUTE appose la signature électronique personnelle de l’expert mais également une signature manuscrite, image de la signature scannée de l’expert-comptable.
  6. Livraison électronique : une fois signé le document est directement et automatiquement mis à disposition du client au travers de l’extranet sécurisé de CERFRANCE Alliance Centre, auquel celui-ci peut se connecter via un identifiant et un mot de passe. Le client est automatiquement averti par un SMS de l’arrivée de ses documents annuels.
  7. Impression et livraison papier : le document signé électroniquement est également imprimé puis remis au client de la même manière que précédemment (envoi postal ou déplacement physique d’un comptable).
  8. Stockage : le document signé électroniquement est archivé et stocké au sein de la GED de CERFRANCE Alliance.

« Grâce à la réécriture de ce processus, nous pouvons assurer la livraison des comptes annuels de nos clients en 48h, ce qui leurs permets ainsi de pouvoir les envoyer facilement et rapidement de manière totalement sécurisée à leurs partenaires bancaires et/ou fournisseurs » précise Bertrand Blond, Directeur des Systèmes d’Information et des Solutions Informatiques Clients de CERFRANCE Alliance Centre.

En quelques jours les équipes de Cryptolog ont livré une interface Web de signature personnalisée aux couleurs de CERFRANCE Alliance exploitant le module CUTE.

Celle-ci présente à chaque expert-comptable la liste des documents en attente de signature ainsi que les différents certificats détectés sur la machine. La signature d’un document s’effectue en un clic. Le document signé est ensuite placé dans un répertoire de sortie où il devient accessible pour la suite du workflow.

Pour mener à bien ce projet et choisir le bon partenaire pour la signature électronique, Bertrand Blond n’a laissé aucune place au hasard : évaluation de la qualité technique des produits, audit du prestataire, étude de l’historique financier de la société, de son portefeuille client… « Mais parmi tous ces critères, la réactivité, la flexibilité et le sérieux dans les échanges téléphoniques ont été prédominants dans notre décision de choisir Cryptolog », analyse-t-il.

La possibilité d’insérer une image de signature manuscrite numérisée au sein des documents et la compatibilité avec les certificats électroniques SIGNEXPERT – afin de coller à l’existant et de conserver les habitudes, a également fortement pesé en faveur du produit CUTE.

Des bénéfices considérables à tous points de vue

Le système CER Sign est aujourd’hui en production et permet à l’ensemble des experts-comptables de CERFRANCE Alliance de signer les 11 600 plaquettes de résultats produites chaque année.

L’entreprise est très satisfaite de disposer d’une offre de service enrichie et permettant de sécuriser la livraison électronique des documents annuels à ses clients.

La signature numérique est venue se substituer intelligemment à la signature manuscrite sans toutefois l’évincer complètement : la signature de chaque expert-comptable est toujours visible au bas de chaque document, qu’il soit papier ou numérique. Surtout, « grâce à ce projet, nous disposons désormais en sortie de notre chaîne de production, de documents numériques officiels se substituant à leurs équivalents papiers tout en ayant une véritable valeur juridique et une présomption d’authenticité irréfutable. Nous pouvons les diffuser rapidement, les stocker, indexer, les archiver, les imprimer… », se félicite Bertrand Blond. Les plaquettes de résultats en version numérique sont effectivement remises beaucoup plus rapidement aux clients via l’extranet. La cohérence des informations entre la version papier et la version numérique est aujourd’hui totale.

CERFRANCE Alliance Centre étant un des premiers à dématérialiser la signature électronique de ses experts comptables en 2010, bénéficie vis-à-vis de sa clientèle d’une image considérablement renforcée du point de vue de sa capacité à innover et compte ainsi à terme livrer une version papier à seulement 70% de ses clients, contre 30% en full numérique.

« CERFRANCE déploie actuellement une signature électronique systématique de tous les livrables numériques mis à disposition des clients », conclut Bertrand BLOND.

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