GEM, Grenoble École de Management

Activité

  • École Supérieure de Commerce & Management

Application

  • Dématérialisation du parcours d’admission
  • Signature des documents d’inscription

Challenges

  • Achever entièrement la dématérialisation des documents du dossier d’admission
  • Simplifier les démarches de gestion administrative lors des phases d’admission des étudiants
  • Proposer aux étudiants une solution à la fois simple, efficace et sécurisée pour compléter et finaliser l’étape d’admission

Solution

  • Signature
  • Cachet électronique

Bénéfices

  • Gains de temps et de productivité conséquents
  • Simplification des étapes d’admission pour l’étudiant
  • Ouverture vers d’autres utilisation en interne de nos services

« En plus de nous faire gagner en efficacité, la signature électronique s’inscrit complètement dans la philosophie enseignée aux étudiants, à savoir, former les managers de demain à l’impact écologique de l’entreprise sur l’environnement. C’est en ce sens que la signature électronique intervient, puisque abrogeant complètement l’utilisation du papier pour réaliser les signatures des courriers d’admissions. »

Philippe BARROY | DSI, Grenoble École de Management 

La dématérialisation du parcours d'admission grâce à Universign

C’est de la volonté de simplifier ses processus métiers que Grenoble École de Management (GEM), a choisi de digitaliser son parcours d’admission. Aujourd’hui composée de 5 entités, avec pour chacune d’elles des processus administratifs d’admission différents. Il devenait impératif pour GEM de les harmoniser et de les simplifier.

Plusieurs fois par an sont envoyés des courriers d’admission pour les élèves ayant réussi le concours d’entrée à l’école. En plus d’être un procédé onéreux (impression du courrier, mise sous pli, affranchissement…) il est également chronophage humainement. Il était donc important de trouver une solution simple et efficace pour permettre aux étudiants et aux directeurs d’écoles de signer les documents.

Fort de ce constat, la signature électronique s’est imposée comme étant l’élément essentiel pour gagner en efficacité dans un parcours d’admission digitalisé.

Universign, le choix de GEM

GEM a choisi la solution de signature électronique Universign qui est simple, sécurisée et qui répond aux exigences réglementaires européennes eIDAS. Cette dernière s’intègre via une API (Application Programming Interface) directement dans l’environnement technique et technologique de GEM

Grâce à un système de workflow, le service d’admission peut automatiser le parcours des étudiants et gérer les étapes de signature de la direction avant de transmettre les formulaires d’admission aux étudiants.
En parallèle, GEM a fait le choix d’utiliser la solution de cachet électronique Universign afin de dématérialiser le tampon de l’école, en apposant un équivalent dématerialisé sur les documents.

En pratique, l’étudiant recoit un email d’invitation à signer le courrier d’admission, il n’a besoin que de quelques minutes pour le signer. Ainsi, après avoir l’avoir lu et donné son consentement en cochant les cases prévues à cet effet, l’étudiant reçoit un code confidentiel à 4 chiffres par SMS qu’il complète pour finaliser le processus de signature électronique. Cette étape de contrôle par code OTP (One-Time-Password) envoyé par SMS sur le téléphone portable du signataire garantit son authentification.

Une fois signés, les documents sont alors immédiatement renvoyés au service d’admission, ainsi que par email à l’étudiant.

La signature électronique, un pari gagnant

La solution de signature électronique Universign a su apporter de nombreux bénéfices à GEM dans le cadre de son utilisation.

La signature électronique signe la fin de l’envoi papier et de toutes les actions chronophages liées à ce mode d’envoi. L’envoi du courrier d’admission se fait directement via l’application métier de l’école. Ainsi, il ne suffit alors que de quelques minutes, lorsque le courrier est envoyé, pour que l’étudiant le signe.

Les coûts liés au traitement des dossiers sont également réduits. Le service d’admission, mais aussi les étudiants, s’affranchissent de l’impression des documents, des frais de port et du temps consacré à ces tâches.
Enfin, la solution de signature électronique Universign est conforme à la réglementation européenne eIDAS et apporte toutes les garanties nécessaires en termes de sécurité et de maîtrise des risques pour les étudiants signataires et GEM. Le service de signature électronique délivré par Universign, Tiers de Confiance qualifié eIDAS, constitue un gage de confiance, de sécurité et de qualité pour GEM.

L’utilisation de la signature électronique ouvre également des reflexions de généralisation à d’autres services comme par exemple les feuilles d’émargement, les contrats de stage et d’alternance ou encore les demandes de formation en interne.

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