La signature électronique
pour les services achat
et finance
La dématérialisation des processus de gestion permet aux entreprises d’améliorer la gestion interne des documents : bons de commande, contrats, bons de livraison, factures clients ou fournisseurs. La signature et le cachet électroniques sont essentiels pour garantir la traçabilité et la sécurité des transactions. Gains de productivité, optimisation des délais de paiement et amélioration de la relation fournisseurs sont au rendez-vous ! Nos services de confiance permettent aux DAF, acheteurs, comptables ou aux contrôleurs de gestion d’accroître leurs performances.
Parmi nos clients et partenaires
Les bénéfices clés de la signature électronique pour votre direction financière et votre service achat
Sécurisez vos processus de contractualisation
La signature électronique est l’élément clé du processus de contractualisation entre une entreprise, ses clients et fournisseurs. Quel que soit le type de document signé, vous garantissez aussi bien son intégrité, assurance que le contenu n’a pas été modifié, que l‘identification du signataire.
Fiabiliser les documents de votre entrepriseNotre cachet électronique apporte la preuve que les données d’un document (facture, rapport financier ou d’audit, charte fournisseur…) n’ont pas été modifiées dans le temps, tout en renforçant sa valeur juridique pour éviter toute contestation sur son intégrité et origine. C’est ainsi un moyen efficace pour lutter contre la fraude documentaire.
Accélérez vos processus de gestion
La signature électronique vous permet d’automatiser vos processus de gestion. En vous affranchissant des distances géographiques, vous réduisez les délais de contractualisation par rapport à la signature manuscrite lors d’un rendez-vous. Vous accélérez également vos processus de paiement, fluidifiez les échanges et assurez une meilleure sécurité et traçabilité de vos transactions.
Réduisez les coûtsLa signature électronique diminue nettement vos frais d’impression, postaux, d’archivage et d’entreposage. Elle réduit également très nettement les délais de traitement. Il s’agit là d’un avantage majeur qui s’inscrit en outre dans la durée.
La signature électronique Universign assure
la conformité de vos processus de gestion
Signez vos devis ou bons de commandeNotre signature intégrée via API à votre logiciel métier ou accessible depuis notre portail web vous permet de signer rapidement et de manière sécurisée devis et bons de commandes.
Optimisez la gestion des fournisseurs et des achats Notre signature électronique vous permet de fiabiliser vos processus achats et de maîtriser davantage les risques liés aux fournisseurs. Vous signez les réponses aux appels d’offres lors de mises en concurrences de vos fournisseurs. Vous obtenez leur consentement sur des documents critiques tels qu’un accord de confidentialité, une charte éthique ou un code de bonne conduite. Enfin, l’approbation des audits réalisés chez les fournisseurs est formalisée et les dates tracées.
Garantissez la conformité juridique de vos factures Pour émettre une facture électronique conforme (authenticité, intégrité et lisibilité du document), vous pouvez utiliser le cachet électronique indispensable aux personnes morales.
Par ailleurs, pour dématérialiser vos factures fournisseurs papiers, la loi française – notamment l’article 289 VII 2° du Code général des impôts – vous oblige néanmoins à conserver une copie numérisée, cachetée et horodatée.
Rappelons que :
- Notre cachet électronique garantit l’identification d’un émetteur avec un certificat de personne morale. Autrement dit, il garantit l’origine du document ;
- Notre horodatage qualifié (inclus au cachet) garantit quant à lui l’existence d’un document à une date et à une heure référence universelle (UTC) et que celui-ci n’a pas été modifié depuis cette date.
En tant que Prestataire de Services de Confiance nous vous accompagnons avec notre cachet électronique pour les factures émises au format PDF. Nos services de cachet électronique et d’horodatage confèrent par ailleurs à vos factures une valeur légale.
Dématérialisez vos factures papiers et simplifiez vos processus de gestion
Enfin, que vous soyez DAF, acheteur ou contrôleur de gestion, nos services peuvent être utilisés de différentes manières :
- Notre cachet électronique peut être intégré via API à un logiciel métier de gestion (ERP) pour gérer les factures émises ou reçues.
- Notre signature peut être intégrée à un site web de vente en ligne et utilisée pour les CGV et accords de confidentialité.
- Notre horodatage est accessible depuis notre portail web ou intégré via API à un logiciel métier de gestion (ERP).
Nos clients et partenaires témoignent
Grâce à Universign, nous avons gagné notre pari : 100% des conventions financières ont été signées électroniquement, soit plus de 4500 dossiers signés de façon totalement dématérialisée. Le dossier étudiant est désormais entièrement digitalisé