La signature électronique digitalise le monde de l’immobilier

250 OPHLM, 3 400 franchisés, 12 000 syndicats de copropriétés, 12 000 notaires… l’univers de l’immobilier fourmille d’acteurs très variés. Leur point commun ? Ils sont tous impactés par la dématérialisation des processus, véritable tendance de fond d’un secteur en proie à la paperasse. La signature électronique prend ici tout son sens et se révèle très efficace. Les professionnels l’ont d’ailleurs bien compris. Elle apporte en effet les garanties nécessaires sur les plans de la conformité réglementaire et de la sécurité des transactions numériques. Dans le cadre de leur transformation digitale, de plus en plus de foncières proposent par exemple à leurs clients de signer électroniquement leurs baux, réduisant par la même fortement le temps de traitement des dossiers. Alors quelles sont les tendances de la digitalisation dans le secteur et quels sont ses impacts ? Tour d’horizon des opportunités liées à la signature électronique dans l’immobilier…

La transformation digitale dans le secteur de l’immobilier s’est accélérée en 2018 avec la loi Elan qui instaurait un bail numérique. Depuis, lors de la signature d’un bail, le garant se portant caution n’a plus besoin de mentions manuscrites et peut utiliser une solution de signature électronique conforme au règlement européen eIDAS. En tant que Prestataire de Service de Confiance qualifié selon ce même règlement, nos services de confiance respectent la réglementation en vigueur.

La signature électronique sécurise les transactions immobilières

La signature électronique permet aux professionnels de l’immobilier, réseaux d’agences et de mandataires, de signer divers documents (mandats de vente et de location, bons de visite, états des lieux, compromis de vente, offres d’achat…) en agence ou à distance, dans le cadre de transactions immobilières diverses : achat, vente et location.

Vous travaillez dans l’immobilier ? Sachez que la signature électronique vous permet deprouver :

•  L’intégrité du document signé, garantie pour une agence, un acquéreur ou un vendeur que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié ;
•  L’identification du signataire, ou la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

→ Retrouvez notre article consacré aux atouts de la signature électronique

La signature électronique fluidifie les processus métier de l’immobilier…

• Simplicité : il n’est plus nécessaire de parapher chaque page des baux et compromis car la signature électronique apporte des garanties sur la totalité du document. 
• Réduction des délais : la signature électronique permet de vous affranchir de la distance géographique dans les procédures de contractualisation. 
• Economie : diminution de vos frais d’impression, d’archivage et d’entreposage. A titre d’exemple, un simple bail locatif peut facilement dépasser les 50 pages. 
• Gain d’efficacité : vous accédez à tous vos documents et ceux signés par vos clients en un seul clic depuis votre mobile.

… et renforce les fondations du secteur

Réseaux d’agences et de mandataires Le « business model » des mandataires est désormais conditionné à la dématérialisation des processus de vente et de location. S’agissant de transactions à fort enjeux, il est nécessaire de proposer des prestations dématérialisées de qualité, associant un haut niveau de sécurité et une expérience utilisateur optimale.DigitRE

Avec plus de 20 000 transactions par an (soit plus de 100 000 documents signés par an), DigitRE Group (Capifrance, Optimhome et Refleximmo) se positionne dans le top 5 des réseaux de mandataires immobiliers. Le Groupe est majoritairement constitué de réseaux de conseillers immobiliers indépendants.

Notre signature électronique contribue à :

• Simplifier les processus et à améliorer la qualité de suivi, en diminuant les erreurs humaines liées au traitement manuel des documents ;
• Diminuer les délais de traitement associés à l’envoi et à la réception par courrier des différents documents à signer ;
• Réduire les coûts liés aux achats de fournitures et aux envois postaux.

Leboncoin est le 1er site web français d’annonces commerciales gratuites. Le pure player souhaitait signer des contrats en ligne avec ses clients BtoB pour la publication d’annonces. C’est chose faite avec notre signature électronique : plus de 2 500 contrats en ligne sont signés chaque mois. En plus des gains de productivité associés à la réduction des délais de transaction, Leboncoin a amélioré le taux de conversion de ses télévendeurs.Habiteo

Habiteo propose aux promoteurs immobiliers un outil de visualisation 3D et une boite à outil d’aide à la commercialisation de logements neufs. Depuis un site web dédié, les clients peuvent visiter des appartements qui n’existent pas encore et en configurer l’aménagement. Grâce à notre signature électronique, les potentiels acquéreurs réservent immédiatement le bien en ligne en signant électroniquement un contrat de pré-réservation, dans le cadre de vente en état de futur achèvement (VEFA).OPHLM et bailleurs sociaux  

Différentes lois ont favorisé la dématérialisation par le développement de l’envoi électronique de documents et par l’usage de la signature électronique dans les relations bailleurs/locataires. Objectif : permettre aux bailleurs (particuliers ou professionnels), de gérer leur parc locatif avec des solutions numériques, dont la signature électronique, pour des états des lieux, contrats de location et baux signés en agence ou en ligne.Eure habitat 

Eure habitat souhaitait proposer à ses clients la dématérialisation des processus de signature des contrats de location et de vente, afin de simplifier les démarches administratives. Dans ce cadre, notre service de confiance permet à la société de réduire ses coûts et le temps de signature à quelques minutes (contre plusieurs jours auparavant).Immobilier 3F

Premier bailleur social français, Immobilier 3F est une filiale d’Action Logement Immobilier. Composée de 14 entreprises sociales pour l’habitat, elle gère plus de 250 000 logements sociaux, foyers d’hébergement et commerces. Le bailleur souhaitait mettre en place la signature électronique pour les baux et les états des lieux. Notre collaboration a ainsi permis de signer ces documents directement via notre plateforme en ligne, sans rupture dans le parcours de contractualisation.Syndic de copropriété

La digitalisation des processus permet aux copropriétés, quelle que soit leur taille et leur mode de gestion, de dématérialiser l’envoi des convocations et des procès-verbaux d’assemblées générales. Ce procédé sécurisé réduit les coûts d’envoi postaux.Organisation syndicale

En France les professionnels de l’immobilier sont représentés par le SNPI, premier syndicat français de l’immobilier avec 8 300 entreprises.SNPI (Syndicat National des Professionnels Immobiliers)

Le SNPI souhaitait proposer à ses adhérents la dématérialisation des processus de signature de différents documents (contrats de location, compromis, mandats, états des lieux…), afin de simplifier les démarches administratives en fluidifiant le processus de signature et de gagner du temps. Le syndicat désirait par ailleurs réduire les coûts liés à la signature d’un contrat. Notre solution de signature électronique permet d’atteindre ces objectifs, tout en offrant une expérience utilisateur fluide.

→ 2 000 documents signés par an, soit 7 000 signatures.