Signature électronique : quels avantages pour les entreprises ?

Ce que l’on appelle une signature électronique n’est pas l’apposition de coordonnées à la fin d’un email ni une signature manuscrite que l’on aurait numérisée. La signature électronique est un procédé permettant de garantir la date de signature, que le contenu du document signé n’a pas été modifié et de s’assurer que c’est le bon interlocuteur qui est à l’origine de la signature. Cette solution se développe à mesure que la dématérialisation prend de l’ampleur. Elle simplifie la vie du client qui peut désormais signer son contrat depuis chez lui et lui offre un gain de temps et d’argent, ainsi qu’un meilleur suivi. De plus, contrairement à certaines idées reçues, la signature électronique est complètement sécurisée.

Une sécurité renforcée

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, une signature électronique offre plus de sécurité qu’une signature manuscrite. Les composantes d’une signature électronique comprennent une empreinte numérique du document original. Elles restent intégrées en permanence dans le document et toute modification peut être facilement détectée. Chaque signature est en effet protégée par un cachet d’inviolabilité, matérialisé par un horodatage qualifié scellant le document et appliquant une date universelle. Les documents signés présentent également un historique des modifications apportées depuis la première signature.

Une traçabilité des documents

La signature électronique revêt également une dimension économique dans la mesure où elle réduit considérablement les coûts liés à l’impression, l’archivage et l’acheminement des documents. Étape clé de la dématérialisation des procédures, elle offre aussi une meilleure traçabilité des documents et limite les erreurs humaines au profit d’une plus grande maitrise des risques financiers associés.

Un suivi en temps réel et une nette amélioration des délais

La solution de signature électronique facilite le suivi des documents en temps réel grâce à un tableau de bord. En plus, le logiciel est capable d’adresser une notification de rappel aux signataires qui auraient oublié de signer. L’émetteur du document gagne ainsi un temps précieux là où, dans le cadre d’une signature manuscrite, le délai entre l’envoi d’un document et son retour peut se compter en plusieurs semaines !

A l’heure de la transformation digitale, la signature électronique démontre qu’elle est plus que jamais d’actualité. Si elle bouscule les habitudes séculaires d’approbation de documents, les retours d’expérience des consommateurs sont très positifs. En fluidifiant le processus de souscription, elle permet un gain de temps et une prise d’effet immédiate du contrat. En effet, il n’est désormais plus nécessaire de se rendre dans une agence pour récupérer un contrat, l’étudier, puis aller dans un bureau de poste pour le retourner signé… et attendre qu’il arrive à destination. Tout peut se faire depuis chez soi, derrière un écran.