Horodatage électronique : entreprises, mettez vos pendules à l’heure !

Lorsqu’on évoque l’horodatage il faut traduire : enregistrement de la date et de l’heure d’un document afin de prouver son existence et son intégrité depuis une date certaine. Ce dernier joue un rôle clé dans la traçabilité des échanges et peut également être utilisé comme preuve devant les tribunaux en cas de litiges. En tant que Prestataire de Service de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS, notre horodatage qualifié permet de sceller et de dater tout type de document électronique (mail, facture, contrat, avenant…) de manière probante. Alors l’horodatage, concrètement c’est quoi ? Dans quels cas peut-il être utilisé par une entreprise ? Nous vous proposons des éléments de réponse…

Horodatage électronique et garanties légales

Notre horodatage qualifié apporte une date et une heure de référence universelle (UTC) à vos documents utilisés dans le cadre d’échanges électroniques. Nous vous conseillons fortement de l’associer à vos signatures électroniques. Il garantit en effet :

• L’existence d’un document à une date donnée ;
• L’intégrité d’un document (la garantie que son contenu n’a pas été modifié au bit près depuis cette date).

Les grandes lignes de l’horodatage électronique

Évoquons les choses simplement… horodater un document revient à émettre un sceau électronique (jeton d’horodatage). Celui-ci est délivré par un PSCo horodateur qui respecte les protocoles juridiques et normes techniques en vigueur pour sceller les données électroniques. Chaque document électronique dispose ainsi d’une empreinte unique liée à son horodatage. Notre horodatage est systématiquement intégré à nos solutions de signature électronique et de cachet électronique.

L’horodatage, votre allié dans différents contextes

L’intérêt pour une entreprise d’utiliser un horodatage qualifié est tout d’abord de bénéficier d’une présomption d’intégrité du document, de la date et de l’heure qu’il indique, comme dispose l’article 41 du règlement eIDAS.

Au sein d’une entreprise, il peut être utilisé de bien des manières, notamment pour :

• Respecter les délais légaux ;
• Tracer vos échanges électroniques (ex : historique de mails) ;
• Dater les créations intellectuelles de vos collaborateurs ;
• Dater vos conditions générales de vente pour la vente en ligne ;
• Dater les différentes opérations permettant la numérisation des factures papiers1;
• Garantir l’intégrité dans le cadre d’un processus de copie fiable2;
• Prouver l’heure de réception d’un document électronique ;
• Sceller des logs3 informatiques à des fins probatoires ;
• Clôturer des enchères électroniques ;
• Séquencer des transactions sur une plate-forme d’échanges électroniques.

Entrepreneurs, si vous utilisez la signature électronique au sein de votre entreprise, il est essentiel de l’associer à un horodatage qualifié.