14
octobre
2019

Entrepreneurs, découvrez pourquoi vous devriez adopter la signature électronique

maxime Delorme
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Avis d’expert

Le développement des différentes technologies de communication ouvre plus que jamais la voie à la digitalisation intégrale des entreprises. A l’ère du « tout numérique », il est devenu commun de signer en quelques clics différents types de contrats, ou tout autre type de document lié à l’activité d’une entreprise. Commun… mais pas encore la norme. Encadrée par le règlement européen eIDAS, la signature électronique offre aujourd’hui un haut niveau de sécurité et possède la même valeur légale que la signature manuscrite. Pour ceux qui en douteraient encore, sachez donc que la signature électronique va se révéler incontournable dans un avenir pas si lointain. Une nouvelle donne synonyme d’opportunités, ouvrant de nouvelles perspectives aux utilisateurs en termes de business et de processus métier. Pratique et concret, cet article a pour ambition de vous éclairer, vous chefs d’entreprise, sur les principaux attraits de la signature électronique pour votre société. Ne tardez plus et découvrez-les dès à présent…

La signature électronique, un gage de sécurité

Comme nous venons de l’évoquer, la signature électronique est très étroitement encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016. Celle-ci avait pour but d’harmoniser les différentes législations des Etats membres en la matière, d’assurer une relation de confiance entre les signataires et de renforcer le cadre juridique en créant le statut de Prestataire de Services de Confiance (PSCo), offrant des services reconnus dans toute la zone euro. Résultat : la signature électronique garantit aussi bien l’intégrité du document signé (vous avez la certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu), que l’identification des signataires. Vous n’avez donc rien à craindre ! À partir du moment ou un document porte votre signature, personne ne peut le modifier ou usurper votre identité.

En tant que Prestataire de Service de Confiance qualifié selon le règlement eIDAS, nos services de confiance vous garantissent des transactions numériques équitables, conformes et sécurisées.

Cap sur l’organisation agile

Une entreprise qui se conjugue au numérique (est-il possible d’envisager un business autrement ?) a bien compris l’intérêt d’adopter la signature électronique pour la fluidité des échanges qu’elle apporte. Elle permet en effet de signer ou de faire signer nombre de documents en face-à-face ou à distance, sur ordinateur, smartphone ou tablette… oubliez les déplacements chronophages ! La simplification des processus, le temps ainsi gagné et la suppression des joies de la paperasse et de l’archivage permettent à vos collaborateurs de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée, contribuant ainsi au développement de votre entreprise.

Des exemples ? Imaginez l’un de vos collaborateurs, dans l’urgence, obtenant facilement de son manager en déplacement la signature dématérialisée d’un document PDF, tel un contrat de partenariat, sans avoir à lancer un avis de recherche. Ou encore votre responsable RH faisant signer un contrat de travail à distance, sans devoir l’imprimer ou l’envoyer par la poste, gagnant ainsi un temps précieux dans le processus de recrutement, tout en véhiculant une image de marque moderne. Un dernier pour finir de vous convaincre : vous pouvez faire signer instantanément un contrat multipartite, en vidéoconférence par exemple, avec des partenaires présents dans plusieurs pays.

On ne peut pas évoquer l’agilité sans s’arrêter sur la notion de partage. Les documents signés de manière dématérialisée peuvent être stockés sur une plateforme métier et disponibles en ligne. Il vous est ainsi possible d’accéder à tout moment, en quelques clics et de manière nomade, à votre base de documents clients/fournisseurs.

Zoom sur les économies liées à la signature électronique

Qui dit signature manuscrite dit stylo, encre, papier, dossier, armoire, espace d’archivage… multipliez à l’échelle de votre entreprise de plusieurs dizaines/centaines de collaborateurs et la facture peut très vite monter pour atteindre des sommets. Grâce à la signature électronique, certaines tâches qui pouvaient prendre une journée ou plus ne prennent désormais que quelques heures. Un tel gain de productivité se traduit également en économie. La signature électronique ouvre ici encore la voie à des perspectives auxquelles il ne faut pas tourner le dos, car les économies liées sont bien concrètes. Si vous considérez enfin les frais d’impression, d’envoi et d’archivage, la messe est dite !

Stop sur la traçabilité

La signature électronique offre une bien meilleure traçabilité des documents (conservés numériquement, de manière sécurisée). La digitalisation et l’automatisation des processus permettent quant à elles de limiter les erreurs humaines (perte ou destruction), au profit d’une meilleure maîtrise des risques financiers liés.

Des relations clients/fournisseurs au top

Proposer à vos clients et fournisseurs de signer électroniquement des contrats, des factures ou des bons de commandes c’est leur permettre, à eux aussi, de gagner du temps, d’accéder à un outil simple d’utilisation et à un parcours de signature fluide, leur apportant une expérience utilisateur optimale. En d’autres termes, en innovant vous fidélisez vos clients.

La planète vous dit merci

La signature électronique c’est moins de papier et moins de papier c’est… moins d’arbres coupés. L’équation est logique. La signature électronique va-t-elle à elle seule sortir la planète de la crise environnementale dans laquelle elle est plongée ? Bien évidemment non. Toutefois, elle fait partie des petites solutions qui, ajoutées à d’autres, font de grandes différences à l’échelle mondiale. Elle participe ainsi à réduire l’empreinte environnementale des entreprises. Agir en faveur de l’environnement et des générations futures, c’est aussi se doter d’une image de marque positive et moderne.

Vous savez désormais ce qu’il vous reste à faire… contactez-nous !

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